Co jest ratunkiem dla branży podróży służbowych?
Transformacja cyfrowa. Pokusimy się nawet o stwierdzenie, że jest jedynym ratunkiem dla branży podróży służbowych.
Dlaczego?
Ponieważ pomaga optymalizować cały proces, od etapu planowania po rozliczenia i raporty. Tylko dzięki niej możliwe jest kontrolowanie procesów podróży w dzisiejszym dynamicznym świecie. Doświadczenie naszych klientów pokazuje, że przy mądrym użyciu tej technologii można organizować podróże służbowe o 90% szybciej i o 30% taniej.
Co to jest transformacja cyfrowa?
W przypadku organizacji takich jak firmy lub instytucje administracji rządowej, transformacja cyfrowa to rosnąca obecność technologii cyfrowych we wszystkich aspektach funkcjonowania danej instytucji.
Dobrym przykładem są urzędy, które zastąpiły długie kolejki wizytami online, a wypełnianie pisemnych formularzy zamieniły na podania elektroniczne. Obecnie informacje o obywatelach są przechowywane w komputerowych bazach danych, a nie w archiwach, jak miało to miejsce kiedyś.
Dla firm z branży turystycznej przykładem transformacji cyfrowej jest odejście od tradycyjnej odprawy przed lotem na rzecz odprawy online, albo rezerwacja miejsc noclegowych przez internet. W obecnej sytuacji takie rozwiązania to nie kwestia wygody, ale konieczności.
Firmy wysyłające pracowników w podróż służbową także powinny przejść transformację cyfrową.
Jak zredukować koszty podróży służbowych dzięki transformacji cyfrowej?
Organizowanie podróży służbowych za pomocą tradycyjnych metod pochłania ogromne zasoby w firmach. Swój czas pracy, który da się przeliczyć na pieniądze, muszą poświęcić travel menedżerowie, sami pracownicy wysyłani w podróż, a nierzadko również ich przełożony.
Ilu klientów mógłby pozyskać handlowiec, gdyby zamiast godzinami planować podróż, zrobił to w kilka minut? Jak często zdarza się, że pracownik wybiera zbyt drogie hotele, albo całkowicie nieekonomiczne połączenia?
Dzięki transformacji cyfrowej możliwe jest wdrożenie systemów, które podpowiedzą Ci najbardziej optymalne rozwiązania. Co więcej, o wysokości wydatków dowiesz się na etapie planowania podróży i będziesz mógł jednym kliknięciem zaakceptować, albo odrzucić plan podróży swojego pracownika.
Jak efektywnej organizować podróże służbowe?
Kluczem jest powiązanie systemów cyfrowych dostępnych w firmie z ofertą hoteli, linii lotniczych i innych przewoźników. Jest to możliwe tylko dzięki transformacji cyfrowej.
Dla firmy, bezpośrednim efektem przejścia transformacji cyfrowej będzie:
- Automatyzacja procesów, które wcześniej pochłaniały czas pracy.
- Trafne podejmowanie decyzji (w oparciu o kompletne i wygodnie przedstawione dane, a nie pod wpływem chwili).
- Szybszy proces decyzyjny.
- Przeniesienie polityki podróży ze zwykłego dokumentu na platformę cyfrową (przestrzegania tradycyjnie spisanych procedur trzeba pilnować, podczas gdy platforma cyfrowa automatycznie wszystko kontroluje).
W Hotailors bazujemy na rozwiązaniach wspieranych przez sztuczną inteligencję. Umożliwia to w łatwy i przejrzysty sposób organizowanie podróży służbowych. Pracownik zamiast wymieniać kilkanaście maili z osobą planującą podróże służbowe, dostaje wolność wyboru z bardzo szerokiej oferty — z automatycznym zaznaczeniem, które opcje mieszczą się w polityce podróży, ale też możliwością poproszenia o zastosowanie wyjątku.
Dzięki temu pracownik ma wygodę, a firma nie musi się martwić o to, że podróżny wybierze nieekonomiczne opcje podróży.
Jak zwiększyć bezpieczeństwo pracowników w podróży?
Obecna sytuacja epidemiologiczna zmienia się dynamicznie. Używając tradycyjnych metod o wiele trudniej być na bieżąco z zagrożeniami na całym świecie.
Możliwe, że tak jak nasi klienci, wysyłasz w podróż wielu pracowników jednocześnie. Jak w takiej sytuacji zapanować nad chaosem? Potencjalne zagrożenia to nagły wzrost zachorowań w miejscu docelowym, nowe obostrzenia sanitarne narzucane przez rządy, wymóg kwarantanny albo posiadania aktualnego wyniku testu na obecność SARS-CoV-2. Czasami mają miejsce także sytuacje niezwiązane z pandemią, jak np.: zamieszki, ataki terrorystyczne czy klęski żywiołowe.
W Hotailors zapewniamy naszym klientom dostęp do najświeższych i rzetelnych informacji w połączeniu z wiedzą, na jakim etapie podróży znajduje się pracownik. Dzieje się to dzięki technologii traveler tracking. Korzystając z niej natychmiast możesz się zorientować, gdzie jest twój pracownik. W tym przypadku wiedza drastycznie zwiększa bezpieczeństwo podróżnego, a także całej firmy — bo przecież podróżny, który ulegnie zakażeniu, po powrocie stanie się zagrożeniem dla kolegów w pracy.
Jak przeprowadzić transformację cyfrową w podróżach służbowych?
Korzyści z wdrożenia transformacji cyfrowej wydają się oczywiste: Dzięki niej można zapanować nad chaosem — ograniczyć stratę czasu i pieniędzy oraz zadbać o bezpieczeństwo pracowników.
Jednak nie wszyscy zdecydują się na postawienie tego kroku obawiając się, że proces zajmie zbyt dużo czasu. Ale przeprowadzenie transformacji cyfrowej nie musi trwać miesięcy ani tygodni — cała magia polega na tym, że można ją przeprowadzić nawet w dwa dni (overnight). Wystarczy skorzystać z wypróbowanych i gotowych rozwiązań.
Dzięki systemowi Hotailors jednocześnie możesz:
- zatwierdzać plany podróży swoich pracowników,
- wdrażać elastyczną politykę podróży,
- kontrolować wydatki,
- sprawdzać, gdzie aktualnie są podróżni i reagować w sytuacjach kryzysowych.
Twoi pracownicy to dla nas priorytet. W Hotailors dział obsługi klienta jest do dyspozycji 24/7. Zawsze chętnie służą pomocą.
Możesz skorzystać z systemów, które oferujemy naszym klientom i tym samym transformacja cyfrowa podróży służbowych w twojej firmie przebiegnie błyskawicznie — skorzystasz bowiem z gotowych rozwiązań.
Transformacja cyfrowa pozwala optymalizować koszty, a dzięki temu Twoja firma jest w stanie zyskać przewagę konkurencyjną. Możliwość zorganizowania większej liczby podróży za ten sam budżet to znaczna oszczędność, a także szansa na zwiększenie sprzedaży.
Pozdrawiamy,
Zespół Hotailors