Jak najłatwiej zorganizować podróż służbową?
Planowanie podróży potrafi być męczące. Jeśli jeździsz w delegacje, albo jesteś travel menedżerem, który musi zatwierdzać plany podróży, to wiesz co mamy na myśli.
Żeby zorganizować podróż służbową trzeba pogodzić ze sobą wiele czynników. Po pierwsze, podróżnik musi dotrzeć na czas do miejsca docelowego. Powinien być też w miarę wypoczęty, żeby wykonał swoje zadanie biznesowe. Ale to nie wszystko. Podróż, a także miejsca noclegowe należy wybierać mając na względzie finanse firmy. Trzeba też pamiętać o koronawirusie i sprawdzić, czy rząd państwa, do którego podróżujemy nie wprowadził nowych restrykcji sanitarnych albo konieczności odbycia kwarantanny. Na koniec podróż służbową należy rozliczyć.
Od tego wszystkiego może rozboleć głowa.
W wielu przypadkach travel menedżerowie muszą iść na kompromis. Często są zmuszeni poświęcić coś względem czegoś. Nie zawsze okazuje się to dobrym rozwiązaniem.
Gdyby tylko istniała ekonomiczna i prosta w użyciu technologia, która ułatwi cały proces…
Czy istnieje program do obsługi i rozliczania podróży służbowych?
Przykładem takiego programu jest technologia Hotailors. To prosty w obsłudze i niedrogi system wspierany przez sztuczną inteligencję, ale obsługiwany przez ekspertów.
Jest to rozwiązanie SaaS, które organizuje i optymalizuje podróże służbowe w firmie począwszy od etapu planowania, a na rozliczeniach skończywszy.
Zobacz na przykładzie rozwiązań Hotailors, jak sprawić, żeby organizacja podróży służbowej była łatwa, przyjemna i nie zajęła zbyt dużo czasu.
Czy da się wybrać loty i hotel w 5 minut?
Rozwiązanie, które stosujemy w Hotailors to oszczędność czasu dla pracownika wykonującego rezerwacje. Można zaplanować podróż w 3 krokach i da się to zrobić w 5 minut.
Całość procesu leży po stronie podróżnego, ale równocześnie mieści się w ustalonych ramach (parametry podróży, polityka podróży). Nie ma potrzeby wielokrotnego wymieniania się mailami z przełożonym i prowadzenia długotrwałego procesu akceptacji, ponieważ odbywa się to automatycznie.
Krok pierwszy to ustawienie preferencji. Osoba, która leci w delegację i musi zaplanować sobie podróż, określa odpowiadające jej dni i godziny lotów, a także zakres cenowy i standard dotyczący miejsca noclegowego. Można wybrać też obszar — w promieniu ilu kilometrów od miejsca wydarzenia lub spotkania biznesowego szukamy hotelu?
Następnie system wyszukuje połączenia lotnicze i jako krok drugi, podróżny wybiera interesujące go loty. W tym miejscu określa się, czy mają to być loty z przesiadką czy bezpośrednie. Również na tym etapie wyświetla się informacja, czy dany lot mieści się w polityce podróży obejmującej podróżnego.
I krok trzeci, czyli wybór hotelu. System wyszukuje pasujące do ustalonych wcześniej preferencji miejsca noclegowe. Domyślnie wyświetlane są tylko obiekty mieszczące się w polityce podróży — dzięki temu podróżny nie traci czasu na przeglądanie hoteli, których i tak nie może wybrać. W podjęciu decyzji ułatwiają mu wygodnie przedstawione informacje: zdjęcia hoteli, standard, cena, adres, odległość od centrum miasta.
Potem jest już tylko ekran podsumowania i możliwość wysłania tego planu podróży do zatwierdzenia. Szef lub travel menedżer od razu zobaczy plan i będzie mógł go zaakceptować, lub nie.
Cały proces jest intuicyjny i przebiega bardzo szybko, ponieważ wszystkie dane dotyczące lotów i możliwości rezerwacji są zebrane w jednym miejscu. Pracownik nie musi osobno wchodzić na stronę linii lotniczych i hoteli żeby dokonać rezerwacji. Dzięki automatyzacji i technologii system Hotailors jest szybszy nawet od profesjonalnego agenta biura podróży.
Jak zwiększyć wygodę podróżnego?
Wypoczęty pracownik lepiej zrealizuje cele biznesowe firmy. Dlatego oprócz zebrania danych w jednym miejscu i umożliwienia błyskawicznego organizowania podróży, zapewniliśmy naszym klientom wsparcie 24/7 — świadomość, że podróżny w każdej chwili może się skontaktować z kimś, kto doskonale rozumie jego sytuację, zmniejsza stres związany z podróżą i zapewnia komfort psychiczny.
Na jakiej zasadzie to działa? Współpracujemy z siecią ekspertów travelowych z całego świata. Nasi agenci pełnią dyżur całą dobę i przez cały tydzień po to, żeby pomóc podróżnym.
Dzięki wsparciu 24/7 możliwe są dwie rzeczy:
- Już na etapie planowania podróży można skorzystać z pomocy naszych ekspertów. Nasi klienci czasem konsultują z nimi wybór połączenia w przypadku podróży z przesiadkami. Niekiedy tą metodą rezerwują sobie niestandardowy transport lub usługi w miejscu docelowym (np. przepływ łódką).
- Gdyby stało się coś nieprzewidzianego (spóźniony samolot) nasi agenci odbiorą telefon i postarają się pomóc. Mogą np. znaleźć alternatywne połączenie, wskazać inny hotel itp.
W ten sposób rozwiązanie Hotailors jest kompletne. Tam, gdzie nie wystarczy zautomatyzowany i wspierany przez AI system, pomogą dostępni 24/7 eksperci.
Pracownik w podróży nigdy nie zostanie pozostawiony samemu sobie.
Jaka jest rola polityki podróży?
Wiele firm posiada tak zwane polityki podróży. Są to ramy, lub scenariusze na konkretne sytuacje. Może istnieć inna polityka podróży dla zwykłych pracowników, inna dla kontraktorów, a jeszcze inna dla zarządu.
Dzięki politykom podróży, osoba planująca wyjazd nie wyjdzie poza budżet i będzie wiedziała, jakiego typu loty i hotele może wybierać. Z perspektywy pracownika zwiększa to wygodę, a z perspektywy szefa lub travel menedżera pozwala kontrolować budżet.
Technologia Hotailors pozwala na integrację polityk podróży z danej firmy z naszym systemem. Polityki podróży można dynamicznie aktualizować, budżet jest pod kontrolą, a raporty dostępne od ręki (generowane automatycznie). Na wytchnienie może liczyć nawet dział księgowości, ponieważ zamiast osobno rozliczać loty, hotele, czy wynajem samochodu, dostają jedną fakturę zbiorczą od Hotailors.
Najłatwiej zorganizować podróż służbową korzystając z dobrze zaprojektowanych systemów komputerowych, które agregują wszystkie dane i procesy w jednym miejscu.
Jednym z takich systemów jest technologia Hotailors.
Zapraszamy do kontaktu!