Jak rozliczać podróże służbowe? – najczęstsze pułapki

Z pozoru rezerwowanie podróży służbowych na własną ręką wydaje się korzystne, bo nie trzeba opłacać usług firmy zewnętrznej. Ale może się okazać, że Twoja firma ostatecznie na tym straci.

• niedostateczny nadzór nad wydatkami pracowników
• brak wytycznych odnośnie parametrów podróży i brak ustalonego budżetu na podróże służbowe
• ryzyko zgubienia faktur (pracownik zapomni wziąć rachunek lub fakturę)

Czytaj dalej, a dowiesz się, jak sobie poradzić z tymi problemami.

Jak kontrolować wydatki pracownika w podróży?

Kiedy pracownik, który ma lecieć za granicę w celach biznesowych planuje swoją podróż samodzielnie, istnieje ryzyko, że dokona nieekonomicznych wyborów. Powodem może być jego niewiedza i pośpiech, albo mentalność ,,firma płaci, więc wybieram najdroższe”. Często pracownik planuje tylko lot i hotel, a wszystkie pozostałe wydatki są dla niego zaskoczeniem. Tak czy inaczej firma na tym traci.

Bezpośrednim rozwiązaniem tego problemu jest ustanowienie procedur akceptacji planów podróży. Pracownik zanim dokona rezerwacji musi poprosić o zgodę swojego przełożonego.

Oczywiście, że to zajmuje czas, ale chroni przed ponoszeniem przez firmę nieuzasadnionych kosztów.

Istnieje jeszcze inne rozwiązanie. Korzystając z usług firmy organizującej podróże służbowe od A do Z, można uprościć proces zatwierdzania. W Hotailors odbywa się to błyskawicznie, ponieważ korzystamy z intuicyjnych i nowoczesnych rozwiązań technologicznych. Przykład tutaj.

Jak zapobiegać problemom związanym z wydatkami podróżnego?

Dwa proste sposoby to:

1. Stworzenie wytycznych dla organizowania podróży służbowych. Należy określić, co mogą, a czego nie mogą podróżujący pracownicy: jaką klasą podróżować, ilu gwiazdkowe hotele rezerwować, jak kosztowne posiłki kupować na koszt firmy? — Wszystkie te elementy można różnicować zależnie od rangi (np. wytyczne mogą być inne dla kadry menedżerskiej, a inne dla kontraktorów).
2. Określenie budżetu na podróże służbowe. Rzecz wydawałoby się banalna, a jednak firmy o niej zapominają. Jest to prosty sposób zwiększenia kontroli nad wydatkami, wystarczy bowiem przeanalizować ile może kosztować podróż, a następnie wyznaczyć budżet, w którym musi się zmieścić podróżny.

Wyżej wymienione elementy to części składowe polityki podróży w firmie. W Hotailors udostępniamy naszym klientom rozwiązanie SaaS — działający w chmurze i dostępny przez przeglądarkę system, w którym pracownik organizuje podróż, a przełożony posiada wgląd w plany i może je potwierdzić albo skierować do poprawy. W tym samym systemie można ustawić parametry, które ułatwią podróżnemu wybór, a firmie dadzą kontrolę nad wydatkami.

Te parametry to między innymi:

• klasy rezerwacyjne lotów
• standard miejsc noclegowych
• odległość od miejsca docelowego, w ramach której trzeba wybrać hotel
• budżet na podróż

W praktyce umożliwiamy zintegrowanie całej polityki podróży z naszym systemem, albo pomagamy stworzyć taką politykę od zera.

Jak usprawnić fakturowanie wydatków na podróże służbowe?

Liczba faktur, którymi po powrocie z podróży musi się zająć pracownik i dział rozliczeń potrafi być przytłaczająca (za loty, hotele, opłaty parkingowe, wjazd na autostrady, kawa, herbata, obiad…). Ale to jeszcze nic. Problem pojawia się wtedy, gdy pracownik zgubi jakiś paragon lub fakturę. Takie sytuacje się zdarzają i nie zawsze wina leży po stronie podróżnego. Męczący lot, stres związany z koronawirusem, dużo spraw na głowie — to wszystko sprawia, że zagubienie dokumentu może się przydarzyć każdemu.

Najwygodniejszym rozwiązaniem jest współpraca z taką firmą travelową, która zajmie się wszystkimi rozliczeniami.

Przykładowo w Hotailors podróżny w ogóle nie musi pamiętać o fakturach. Płaci za wszystko bezgotówkowo (obsługujemy różne waluty, np. EURO, PLN, USD), a potem jego firma otrzymuje jedną fakturę zbiorczą, na której widnieją wszystkie usługi. To ogromna oszczędność czasu, a tym samym pieniędzy.

Jaką technologię wybrać do optymalizacji rozliczeń podróży służbowych?

Kluczowe jest zintegrowanie wszystkich procesów w jednym systemie. Rozwiązanie Hotailors zbiera w jednym miejscu loty i hotele, rozliczenia, dane, statystyki. Technologia, jaką oferujemy jest napędzana przez AI, a wspierana przez ponad 3000 agentów travelowych z całego świata, którzy działają jako nasze dostępne 24/7 customer service.

W efekcie nasi klienci zyskują możliwość nadzoru nad budżetem w każdej chwili, proste sposoby wdrożenia polityk podróży, natychmiastowy dostęp do raportów i ułatwione organizowanie podróży. Wszystko w jednym miejscu. Wszystkie wydatki na jednej fakturze zbiorczej wystawianej co 14 dni (albo co miesiąc).

Jeśli sądzisz, że nasze rozwiązanie pomoże Ci zoptymalizować koszty podróży służbowych, to zapraszamy do kontaktu. Chętnie odpowiemy na wszelkie pytania.

Pozdrawiamy,
Zespół Hotailors