Virtual Summits

Rok 2020 to rok czarnego łabędzia (black swan) dla wielu branży. Skąd ta nazwa? Od nagłego, nieprzewidzianego wydarzenia, które zmienia wszystko. Wśród firm, które ucierpiały najbardziej są te, organizujące eventy.

Organizatorzy konferencji stanęli przed trudnym wyborem — co robić w sytuacji, gdy nie jest możliwa realizacja założonych planów na ten rok?

Odwołać?

Wielu z ambitnych organizatorów i działaczy nie brało tego pod uwagę. Alternatywą okazały się Virtual Summits, czyli konferencje online, ewentualnie konferencje hybrydowe, tzw. hybrid events. Dobrym przykładem tych drugich jest Wolves Summit. Co ciekawe, okazuje się, że więcej uczestników korzysta wtedy z wersji online rezygnując z możliwości tradycyjnego uczestnictwa.

Konferencje online oraz hybrydowe to z pozoru idealny zamiennik w obecnych okolicznościach. Jednakże niesie ze sobą pewne wyzwania. Zarówno dla organizatorów, jak i uczestników.

Jako Hotailors braliśmy udział w wielu konferencjach branży business travel i dla startupów. W Luksemburgu podczas Arch Summit, wygraliśmy nawet pitch w kategorii Future Tech.

Gdy dostaliśmy zaproszenie do wystawienia na SAP Concur Travel Summit, postanowiliśmy potraktować to wydarzenie z nie mniejszą starannością niż wydarzenie offline.

Dobre rady dla organizatorów na przykładzie Sap Concur Travel Summit

Dużym wyzwaniem przy organizacji zdalnych wydarzeń jest zaangażowanie uczestników. O wiele trudniej jest zbudować więź i zdobyć pełną uwagę, jeśli udział w wydarzeniu nie wiąże się z poświęceniem mu całego dnia, a bardzo łatwo przeskoczyć do sąsiedniego okienka, gdy na chwilę stracimy zainteresowanie.

Dlatego jako organizator musisz się na to przygotować.

SAP Concur wykorzystywał w tym celu grywalizację.

Byłeś obecny podczas sesji – otrzymywałeś punkty.

Odwiedziłeś stanowisko partnera – otrzymywałeś punkty.

Porozmawiałeś z partnerem – kolejne punkty.

Pewnie zapytasz, a co można zrobić z punktami?

Pewne nagrody mogą być mało atrakcyjne dla wielu osób. Szczególnie ze świata biznesu.

W tym przypadku motywacją były zasadzenia nowych drzew, czyli coś istotnego dla wielu świadomych osób.

Genialne rozwiązanie.

Oprócz tego istotne, aby przypominać na wydarzeniu w miejscach, gdzie obecni są najbardziej pożądani goście. Na SAP Concur tym miejscem był m.in. Linkedin oraz email marketing. Dobre praktyki dla uczestników startupu — wystawcy na przykładzie Hotailors.

Zauważyliśmy, że wielu wystawców uważa, że po prostu muszą pojawić się na evencie, a organizator zapewni im leady, z których później będzie łatwo sfinalizować transakcję.

My wychodzimy z założenia, że oczywiście dobre wydarzenie jest konieczne, aby mieć wyniki. Jednak nie jest to wystarczające.

Dlatego zaangażowaliśmy większość członków zespołów sprzedażowego i marketingowego do zmasowanych działań.

Przygotowanie.

1. Na moim profilu zamieściliśmy post, w którym daliśmy znać, że będziemy obecni na wydarzeniu. Sprawdziliśmy też, jakie osoby z mojej sieci kontaktów kliknęły, że będą na wydarzeniu na Linkedin i oznaczyliśmy ich w komentarzach.

2. Kolejna kwestia to dzień wydarzenia.

Pełna mobilizacja zespołu. Własny, niezależny kanał do błyskawicznej komunikacji (korzystaliśmy ze Slacka!) Na naszym stanowisku zawsze musiał być gospodarz.

Gdy odwiedził nas gość to:

• Jeden business developer witał go w pokoju
• Człowiek działu marketingu robił reserach na podstawie dostępnych danych
• Kolejny biz dev zaczynał rozmowę przez inne kanały, gdyby łączność była przerwana — chętnie korzystaliśmy wtedy z opcji private chat

W ten sposób osiągnęliśmy wynik kilkudziesięciu leadów, który nas bardzo pozytywnie zaskoczył.

Przeciwieństwem jest sytuacja, gdy na innych stanowiskach czasem nie było żadnego człowieka albo zespół biernie czekał na inicjację konwersacji ze strony odwiedzającego.

3. Etap kolejny to wykorzystanie innych możliwość interakcji po.

Oczywiście, poza kontynuacją komunikacji z osobami, które poznaliśmy na wydarzeniu istnieje też możliwość wykorzystania kanałów, za pomocą których można dotrzeć do uczestników np. oficjalnego forum. Tam nasz wątek był cały czas na topie (jednak tylko dzięki merytorycznym odpowiedziom).

Opublikowałem oczywiście post na moim profilu, w którym podsumowałem Summit z wykorzystaniem odpowiednich # oraz oznaczeniem organizatorów, oraz osób, którym zawdzięczaliśmy uczestnictwo. Trzeba pamiętać, że nasz udział w tego typu wydarzeniach to nie tylko poszukiwanie klientów na teraz, ale też długoterminowe budowanie relacji i pozycji na rynku.

Czy virtual summits na stałe wypchną podróże służbowe?

Naszym zdaniem to się nie wydarzy. Praca z domu niesie za sobą wiele uciążliwości np. dystraktory i trudność z oddzieleniu czasu wolnego od pracy.

Wyjazd na konferencję do innego miasta lub kraju umożliwia koncentrację na wydarzeniu. Dodatkowo, szybciej możemy zbudować więź z nowo poznaną osobą. Potrzeba 3 godzin kontaktu wirtualnego, aby zbudować taką relację, jak podczas 5 minut rozmowy.

Dlatego wiemy, że kiedy tylko pojawi się taka możliwość, nastanie powrót do tradycyjnej formy organizowania wydarzeń (co obserwowaliśmy w ostatnich miesiącach w wielu krajach).

Jednocześnie zachęcamy do maksymalnego wykorzystywania tego, co jest w tym momencie dostępne. Jeśli naszą jedyną możliwością jest spotkanie na Virtual Summit, to zaangażujmy się w nie w pełni. Zarówno jako organizator, jak i partner oraz uczestnik.

Pozdrawiamy,
Zespół Hotailors