W jaki sposób taniej organizować podróże służbowe?

Istnieją dwa podejścia: złe i dobre. Złe to oszczędzanie na wygodzie pracowników, których wysyłasz w podróż. Czytaj dalej, a dowiesz się na czym polega dobry sposób.

Najpierw jednak odpowiedzmy sobie na pytanie, dlaczego oszczędzanie na wygodzie podróżnych jest nieopłacalne: Pracownik, który musi latać najtańszymi połączeniami i spać w hotelach o najniższym standardzie nie będzie zmotywowany do wykonania celu biznesowego. A jeśli podróż będzie męcząca, ucierpi efektywność tego pracownika.

Jak w takim razie zaoszczędzić nie pogarszając komfortu pracownika w podróży?
Co generuje największe koszty w podróży służbowej? — analiza

Warto się zastanowić, co tak naprawdę generuje koszty. Z naszych obserwacji i rozmów z klientami wynika, że najczęstsze problemy to:

• Brak kontroli nad wydatkami pracownika w podróży (zdarza się, że pracownik zaskoczy swoich przełożonych kosztami, jakie wygenerowała jego podróż).
• Dokonywanie rezerwacji na ostatnią chwilę (kiedy jest mało czasu na przemyślenie planu podróży, pracownicy popełniają kosztowne błędy).
• Poświęcanie mnóstwa czasu pracy na organizację podróży, podczas gdy można to robić szybciej.
• Marnowanie czasu pracy ma rozliczanie i obieg dokumentów podczas gdy można to uprościć.

Jak zmniejszyć koszty podróży służbowych?

Problem wynika stąd, że często przełożony nie ma czasu, żeby sprawdzać ułożony przez pracownika plan podróży.

W Hotailors, dzięki zebraniu wszystkich procesów związanych z podróżami służbowymi w jeden intuicyjny, dostępny przez przeglądarkę system, zatwierdzanie planów podróży przebiega szybko i odbywa się w dwóch krokach.

Krok 1. Pracownik planuje swoją podróż, a następnie wysyła ją do akceptacji.

Krok 2. Przełożony natychmiast otrzymuje wgląd we wszystkie kluczowe elementy planu podróży (terminy, koszty, loty i hotele które wybrał pracownik, a także zgodność z polityką podróży) i może zatwierdzić, odrzucić, lub doradzić zmiany.

Z punktu widzenia pracownika proces zabiera średnio 5 minut (zobacz przykład), a zatwierdzenie przez przełożonego tylko chwilę (przykład zatwierdzania).

Klienci Hotailors mogą wyznaczyć tzw. Approverów — osoby, które mają większe uprawnienia i mogą zatwierdzać daną podróż w oparciu o politykę firmy lub budżet. Approverami zostają najczęściej travel menedżerowie, szefowie działów, asystenkti zarządu albo pracownicy, którzy mają najlepsze rozeznanie w ekonomicznym organizowaniu podróży.

Dzięki wdrożeniu procedur zatwierdzania planów podróży, firma unika sytuacji, w których pracownik np. zamelduje się w najdroższym hotelu, podczas gdy wystarczyłby średni standard.

Organizacja na ostatnią chwilę — jak uniknąć wpadek?

Nie oszukujmy się. Nie zawsze jest czas, żeby dobrze przemyśleć plan podróży i jeszcze czekać na akceptację szefa. Są sytuacje, kiedy organizowanie lotu międzynarodowego i spotkania biznesowego odbywa się na kolanie, bo trzeba to zrobić na już.

Żeby uniknąć sporych kosztów spowodowanych pośpiechem należy ustawić polityki podróży w zgodzie z wewnętrzną polityką panującą w danej firmie.

Dzięki technologii Hotailors możliwe jest kontrolowanie budżetu podróży bez angażowania przełożonych. Wystarczy zaprojektować polityki podróży, które będą zawierać ograniczenia co do wydatków, standardu lotów i hoteli dostosowane do rangi pracownika. Wtedy osoba planująca podróż zobaczy wszystkie ograniczenia w systemie. To ułatwienie dla pracownika — nie będzie się musiał zastanawiać, czy szef zgodzi się na 5 gwiazdkowy hotel. W ten sposób podróżny nie przekroczy budżetu i jednocześnie nie będzie angażował szefa podczas planowania każdej delegacji.

Jak oszczędzać czas podczas planowania podróży?

Rozwiązaniem jest posiadanie mądrze zaprojektowanego systemu.

Zamiast osobno wchodzić na strony linii lotniczych i hoteli, albo korzystać z serwisów dostosowanych do osób prywatnych a nie firm, osoba planująca podróż powinna logować się do jednego systemu, który wyświetli jej najlepsze opcje i równocześnie dostarczy informacji potrzebnych do podjęcia decyzji. Jedna strona w internecie, żeby zapanować nad wszystkim (oczywiście sprzężona z polityką podróży).

Jak usprawnić rozliczenia i obieg dokumentów dla podróży służbowych?

Podróż służbowa generuje mnóstwo dokumentów. Po jej zakończeniu, pracownik zamiast wrócić prosto do swoich obowiązków musi zająć się fakturami. W takim przypadku firma ponosi dodatkowe koszty.

Na szczęście wszystkie rozliczenia związane z podróżą służbową można zoptymalizować, a obieg dokumentów skrócić.

W Hotailors nadzorujemy wszystkie wydatki związane z podróżami. Nasi klienci nie muszą więc rozliczać dziesiątek faktur, bo otrzymują jedną fakturę zbiorczą — od nas.

Oto przykłady wydatków, które nadzorujemy i agregujemy w jedną zbiorczą fakturę wystawioną zgodnie z ustaleniami (np. co miesiąc, co dwa tygodnie):

• korzystanie z linii lotniczych
• rezerwacja hoteli
• wyżywienie w hotelu
• opłaty za parking
• wynajem auta
• ubezpieczenie
• i inne

Wszystko w jednym miejscu, na jednej fakturze.

Żeby taniej organizować podróże służbowe wystarczy zoptymalizować procesy w firmie. W Hotailors oferujemy rozwiązanie SaaS. Jest to system oparty na technologii uczenia maszynowego i sztucznej inteligencji, wspierany przez ludzkich ekspertów (customer service 24/7), który sprawia, że można organizować podróże służbowe średnio do 30% taniej i 90% szybciej.

Nasze rozwiązanie jest łatwe, przejrzyste, intuicyjne w obsłudze i proste we wdrożeniu (nawet duże firmy są w stanie wdrożyć system Hotailors w 48 godzin).

Zapraszamy do kontaktu, z chęcią pokażemy Ci jak nasze rozwiązanie zredukuje koszty podróży służbowych w Twojej firmie.

Pozdrawiamy,
Zespół Hotailors