Podróże służbowe niezależnych konktraktorów Google’a

Społeczności niepracownicze Google to globalna sieć doświadczonych strategów produktu, projektantów, programistów i specjalistów ds. marketingu, aktywnie wspierających startupy i firmy zmieniające świat dzięki aplikacjom internetowym i mobilnym. Podróżują oni po całym świecie w związku z konferencjami i wydarzeniami oraz wymagają szybkiej konfiguracji i łatwego procesu wydatków.

Niezależni kontraktorzy Google nadal rezerwują swoje podróże za pośrednictwem WorkTrips.

  • Dzięki zasadom podróżowania określonym w narzędziu, w konferencjach wzięło udział 34% więcej podróżnych niż w poprzednim roku.
  • Koszty podróży spadły o 53%, znacznie poniżej budżetu – w porównaniu z poprzednimi edycjami wydarzenia.

Cele

  • Zorganizowanie efektywnych kosztowo podróży służbowych dla podróżnych, którzy do tej pory nie korzystali z narzędzi do samodzielnej rezerwacji.
  • Automatyzacja procesu i jasne określenie odpowiedzialności zespołu.
  • Skrócenie cykli zatwierdzania i procesów rezerwacji.
  • Zmniejszenie kosztów podróży i uzyskanie lepszej kontroli nad budżetem.

Podejście

  • Zdefiniowanie polityki podróży z limitami budżetowymi i procesami zatwierdzania.
  • Wdrożenie polityki podróży w ramach narzędzia Hotailors.
  • Stworzenie dedykowanego portalu do łatwego wnioskowania i zarządzania podróżami.
  • Zapewnienie całodobowego wsparcia dla podróżnych.
  • Przeprowadzenie małego projektu pilotażowego przed szerszym wdrożeniem.
  • Dostosowanie narzędzia do potrzeb i opinii firmy.

Osiągnięcia i wnioski

  • Skrócenie czasu zarządzania podróżami o 90%.
  • Oszczędność 30% na kosztach podróży.
  • Uzyskano możliwość głębokiej analizy wydatków na podróże, co pozwoliło na optymalizację w przyszłości.
  • Zautomatyzowana polityka podróży zapewniająca kontrolę nad wydatkami z elastycznym i prostszym procesem zatwierdzania.
  • Bezgotówkowe podróże.
  • Zbędne e-maile zredukowane do zera.
  • Liczba wyjazdów wzrosła o 410% w porównaniu z sezonem.