Podróże służbowe niezależnych konktraktorów Google’a
Społeczności niepracownicze Google to globalna sieć doświadczonych strategów produktu, projektantów, programistów i specjalistów ds. marketingu, aktywnie wspierających startupy i firmy zmieniające świat dzięki aplikacjom internetowym i mobilnym. Podróżują oni po całym świecie w związku z konferencjami i wydarzeniami oraz wymagają szybkiej konfiguracji i łatwego procesu wydatków.
Niezależni kontraktorzy Google nadal rezerwują swoje podróże za pośrednictwem WorkTrips.com.
- Dzięki zasadom podróżowania określonym w narzędziu, w konferencjach wzięło udział 34% więcej podróżnych niż w poprzednim roku.
- Koszty podróży spadły o 53%, znacznie poniżej budżetu – w porównaniu z poprzednimi edycjami wydarzenia.
Cele
- Zorganizowanie efektywnych kosztowo podróży służbowych dla podróżnych, którzy do tej pory nie korzystali z narzędzi do samodzielnej rezerwacji.
- Automatyzacja procesu i jasne określenie odpowiedzialności zespołu.
- Skrócenie cykli zatwierdzania i procesów rezerwacji.
- Zmniejszenie kosztów podróży i uzyskanie lepszej kontroli nad budżetem.
Podejście
- Zdefiniowanie polityki podróży z limitami budżetowymi i procesami zatwierdzania.
- Wdrożenie polityki podróży w ramach narzędzia WorkTrips.com.
- Stworzenie dedykowanego portalu do łatwego wnioskowania i zarządzania podróżami.
- Zapewnienie całodobowego wsparcia dla podróżnych.
- Przeprowadzenie małego projektu pilotażowego przed szerszym wdrożeniem.
- Dostosowanie narzędzia do potrzeb i opinii firmy.
Osiągnięcia i wnioski
- Skrócenie czasu zarządzania podróżami o 90%.
- Oszczędność 30% na kosztach podróży.
- Uzyskano możliwość głębokiej analizy wydatków na podróże, co pozwoliło na optymalizację w przyszłości.
- Zautomatyzowana polityka podróży zapewniająca kontrolę nad wydatkami z elastycznym i prostszym procesem zatwierdzania.
- Bezgotówkowe podróże.
- Zbędne e-maile zredukowane do zera.
- Liczba wyjazdów wzrosła o 410% w porównaniu z sezonem.