Podróże służbowe jednego z liderów usług IT w Polsce
Britenet pomaga firmom w drodze do cyfrowej transformacji, zapewniając rozwój oprogramowania oraz outsourcing IT. Stawia na innowacyjne rozwiązania, które gwarantują optymalizację biznesu ich klientów. Podróże służbowe podejmują przede wszystkim pracownicy etatowi, którym zależy na funkcjonalnych i dostosowanych do ich potrzeb rozwiązaniach.
- Średni czas trwania delegacji: ok. 1-2 dni
- Średni koszt podróży: ok. 500 zł
- W 2022 r. pracownicy Britenet odbyli łącznie 896 podróży służbowych
Cele
- Skrócenie czasu oczekiwania na ofertę.
- Obniżenie wydatków na podróże służbowe.
- Automatyzacja procesu rezerwacji i odpowiedzialność za te kwestie wybranych pracowników.
- Przyspieszenie otrzymywania faktur za realizację usługi.
- Wsparcie pracowników w trakcie podróży.
Podejście
- Rezerwacje dokonywane są bezzwłocznie, dlatego czas zarządzania delegacją został znacznie skrócony. Wcześniej klient wysyłał zapytanie do pośrednika i czas odpowiedzi wynosił nawet kilka godzin. Obecnie rezerwacja zajmuje kilka, maksymalnie kilkanaście minut.
- Szeroki wybór ofert daje możliwość dopasowania najbardziej korzystnej cenowo opcji.
- Wyznaczone zostały cztery osoby w firmie, które otrzymały prawo do zatwierdzania z ręcznym procesem autoryzacji. Na co dzień z systemem pracują dwie, pozostałe dwie mają dostęp na wypadek zastępstwa. W zakresie obowiązków wyznaczonych osób jest dopilnowanie wszelkich formalności związanych z organizacją, a następnie rozliczeniem delegacji.
- Została zdefiniowana polityka podróży z limitami budżetowymi i procesami zatwierdzania wyjazdów niestandardowych.
- Dostosowanie narzędzia do potrzeb firmy.
Osiągnięcia i wnioski
- Został skrócony do minimum czas oczekiwania na ofertę.
- Szeroki wybór ofert, dopasowanych do potrzeb klienta pod względem lokalizacji i ceny, przełożył się na obniżenie wydatków na podróże służbowe.
- Uzyskano możliwość pogłębionej analizy wydatków na delegacje, co pozwoliło na optymalizację w przyszłości.
- Zautomatyzowana polityka podróży przełożyła się na bezproblemową obsługę delegacji od momentu wpłynięcia wniosku delegacyjnego do momentu rozliczenia wyjazdu.
- Dla klienta ważny był nie tylko sam czas rezerwowania, ale również czas w jakim otrzymuje fakturę. Przyspieszenie tego procesu usprawniło rozliczanie delegacji.
- Możliwość szybkiego rozwiązywania ewentualnych problemów w czasie podróży dzięki 24-godzinnemu wsparciu.
- Bezgotówkowe podróże.