Podróże służbowe jednego z liderów usług IT w Polsce
Britenet jest organizacją pomagającą firmom w drodze do cyfrowej transformacji, zapewniając wsparcie w tworzeniu oprogramowania i outsourcing pracowników z branży IT. Stawia na innowacyjne rozwiązania, które gwarantują optymalizację biznesu ich klientów. Podróże służbowe podejmują przede wszystkim pracownicy etatowi, którym zależy na funkcjonalnych i dostosowanych do ich potrzeb rozwiązaniach.
- Średni czas trwania delegacji: ok. 1-2 dni
- Średni koszt podróży: ok. 500 zł
- W 2022 r. pracownicy Britenet odbyli łącznie 896 podróży służbowych
Cele
- Skrócenie czasu oczekiwania na ofertę.
- Obniżenie wydatków na podróże służbowe.
- Automatyzacja procesu rezerwacji i odpowiedzialność za te kwestie wybranych pracowników.
- Przyspieszenie otrzymywania faktur za realizację usługi.
- Wsparcie pracowników w trakcie podróży.
Podejście
- Rezerwacje dokonywane są bezzwłocznie, dlatego czas zarządzania delegacją został znacznie skrócony. Wcześniej klient wysyłał zapytanie do pośrednika i czas odpowiedzi wynosił nawet kilka godzin. Obecnie rezerwacja zajmuje kilka, maksymalnie kilkanaście minut.
- Szeroki wybór ofert daje możliwość dopasowania najbardziej korzystnej cenowo opcji.
- Wyznaczone zostały cztery osoby w firmie, które otrzymały prawo do zatwierdzania z ręcznym procesem autoryzacji. Na co dzień z systemem pracują dwie, pozostałe dwie mają dostęp na wypadek zastępstwa. W zakresie obowiązków wyznaczonych osób jest dopilnowanie wszelkich formalności związanych z organizacją, a następnie rozliczeniem delegacji.
- Została zdefiniowana polityka podróży z limitami budżetowymi i procesami zatwierdzania wyjazdów niestandardowych.
- Dostosowanie narzędzia do potrzeb firmy.
Osiągnięcia i wnioski
- Został skrócony do minimum czas oczekiwania na ofertę.
- Szeroki wybór ofert, dopasowanych do potrzeb klienta pod względem lokalizacji i ceny, przełożył się na obniżenie wydatków na podróże służbowe.
- Uzyskano możliwość pogłębionej analizy wydatków na delegacje, co pozwoliło na optymalizację w przyszłości.
- Zautomatyzowana polityka podróży przełożyła się na bezproblemową obsługę delegacji od momentu wpłynięcia wniosku delegacyjnego do momentu rozliczenia wyjazdu.
- Dla klienta ważny był nie tylko sam czas rezerwowania, ale również czas w jakim otrzymuje fakturę. Przyspieszenie tego procesu usprawniło rozliczanie delegacji.
- Możliwość szybkiego rozwiązywania ewentualnych problemów w czasie podróży dzięki 24-godzinnemu wsparciu.
- Bezgotówkowe podróże.