Zarządzanie podróżami służbowymi. Tradycyjnie vs. online

Świat nieustannie mknie do przodu, a wraz z nim zmieniają się panujące realia biznesowe oraz oczekiwania pracowników. Elastyczność i nowoczesne narzędzia wspierające pracę stały się standardem. Dotyczy to także obszaru takiego jak podróże służbowe. Firmy zarządzające podróżami zdają sobie sprawę z tego, że proces planowania podróży dla zespołu jest czymś zupełnie innym, niż miało to miejsce jeszcze kilka lat temu. Pracownicy odbywający delegacje chcą mieć większy wpływ na swoje wyjazdy i cenią swobodę, zwłaszcza gdy mogą coś zrobić sami – prościej, oraz szybciej. 

Dla doświadczonych managerów kluczowa jest jakość podróży służbowych, na którą wpływa przede wszystkim efektywny proces planowania podróży oraz komfortowe warunki do spokojnego przygotowania się do ważnych spotkań biznesowych. Digitalizacja procesów podróży to naturalna ewolucja, wypierająca tradycyjne podejście i redefiniująca zarządzanie podróżami biznesowymi. Jej niezaprzeczalnym atutem jest znaczące ułatwienie organizacji podróży służbowych.

W tym poradniku przeczytasz o:

1. Tradycyjne zarządzanie podróżami – krajobraz z wadami
2. Automatyzacja procesów — nowy wymiar zarządzania podróżami służbowymi
3. Ułatwienie podróży służbowych — jak wybrać odpowiednie narzędzie?
4. Zrównoważone podróże służbowe online
5. Podsumowanie — mniej znaczy więcej, czyli prosta organizacja podróży służbowych

Tradycyjne zarządzanie podróżami — krajobraz z wadami

Przez lata organizacja podróży służbowych opierała się na dedykowanych pracownikach, asystentach lub współpracy z dostawcami usług. Choć tradycyjne biuro podróży służbowych, pracuje solidnie, to często korzystanie z takich usług oznacza wyższe koszty podróży i znacznie mniejszą elastyczność. Nie nadąża ona za wciąż zmieniającą się dynamiką biznesu. Na porządku dziennym jest wielokrotny kontakt telefoniczny i mailowy oraz długie oczekiwanie na oferty, które często stają się nieaktualne, zanim dotrą do osoby decyzyjnej. Wszystko to pochłania cenny czas i energię.

Co więcej, firmy zarządzające podróżami w sposób tradycyjny nie zawsze są w stanie sprostać indywidualnym potrzebom podróżujących pracowników. Podstawowe zarządzanie podróżami służbowymi wpisane jest w sztywne ramy, które nie sprzyjają personalizacji oraz cechują się brakiem możliwości szybkiego reagowania na zmiany (zwłaszcza poza standardowymi godzinami pracy). Dość częste „bolączki” tego modelu wykluczają realne ułatwienie podróży służbowych. Zarządzanie przejazdami służbowymi przez biuro podróży służbowych często jest po prostu nieefektywne i frustrujące dla pracowników. Manualne procesy obsługi podróży są również uciążliwe dla działów finansowych, dla których najważniejsze jest kontrolowanie budżetu podróży służbowych. Na szczęście w ostatnim czasie branża zarządzania podróżami znacznie się zmieniła.

Automatyzacja procesów — nowy wymiar zarządzania podróżami służbowymi

W obliczu wyzwań, jakie stawiają tradycyjne metody, cyfrowe zarządzanie podróżami służbowymi stanowi naturalną odpowiedź. Nowoczesna platforma podróży służbowych worktrips.com została stworzona, aby całkowicie zmienić dotychczasowe procesy podróży służbowych. Dzięki inteligentnej automatyzacji kluczowych etapów planowania delegacji oraz współpracy z różnorodnymi dostawcami usług, system worktrips.com przedefiniował zasady zarządzania podróżami, wpływając tym samym na usprawnienie podróży służbowych.

Jakie korzyści dla firm płyną z użytkowania platformy worktrips.com?

1. Szybkość i wygoda - proces zarządzania oraz planowania podróży służbowych, wspierany przez inteligentne algorytmy jest intuicyjny, jak nigdy dotąd. Dostęp do ponad 2,2 mln hoteli, 900 linii lotniczych, pociągów, autobusów i innych środków transportu w jednym miejscu przez 24/7/365, pozwala dokonać rezerwacji w kilka minut o dowolnej porze. Dodatkowo, dzięki systemowi worktrips.com polityka podróży przestaje być problemem — jest uwzględniana od samego początku.
2. Oszczędność czasu i pieniędzy — automatyzacja zarządzania podróżami redukuje czas poświęcany na formalności. Narzędzie zarządzania podróżami worktrips.com oferuje dostęp do stawek korporacyjnych. Przejrzyste analizy danych podróżniczych otwierają nowe możliwości optymalizacji kosztów podróży, co jest nieocenioną wartością, zwłaszcza dla działów finansowych, dla których szczegółowe raportowanie wydatków stanowi fundament kontroli budżetu. 
3. Zgodność i ciągła kontrola - sprawny oraz użyteczny system podróży służbowych online automatycznie pilnuje zgodność rezerwacji — punktem odniesienia jest polityka podróży. Limity budżetowe, preferowani dostawcy, zatwierdzanie podróży służbowych przez administratora – wszystkie te funkcjonalności są dostępne w jednym narzędziu (platforma wyposażona jest w moduł zarządzania podróżami). Ponadto przejrzystość kosztów podróży i monitorowanie wydatków jest na wyciągnięcie ręki. Dzięki temu możliwe jest zapewnienie zarządzania podróżami zgodnego ze wszystkimi regułami firmy, niezależnie od branży.
4. Zwiększenie satysfakcji pracowników — samodzielna rezerwacja podróży służbowej w ramach firmowych zasad, z możliwością wyboru preferowanego lotu czy hotelu znacząco wpływa na zadowolenie pracowników. Czują się bardziej doceniani przez organizację, w której pracują, co niewątpliwie przekłada się na całościową efektywność podróży służbowych. 
5. Uproszczone rozliczenie delegacji — koniec z gromadzeniem papierowych faktur. Nowoczesna platforma podróży służbowych worktrips.com umożliwia rozliczanie podróży służbowych (w tym rozliczanie kosztów podróży) w sposób zautomatyzowany, generując jedną zbiorczą fakturę oraz szczegółowe raporty kosztów podróży. 

Platforma worktrips.com powstała w odpowiedzi na realne potrzeby firm i pracowników oraz na podstawie podejścia mającego na celu maksymalne uproszczenie: mniej telefonów, mniej dokumentów i mniej zbędnych kroków. To prawdziwe ułatwienie podróży służbowych.

Ułatwienie podróży służbowych — jak wybrać odpowiednie narzędzie?

Jakie kluczowe cechy definiują cyfrowe zarządzanie podróżami służbowymi, za pomocą platformy worktrips.com? 

• Dostęp do ofert - system worktrips.com oferuje szeroki wybór lotów, hoteli i innych usług. Dzięki temu procesy obsługi podróży idą gładko i bezproblemowo.
• Wsparcie 24/7 — profesjonalna obsługa podróży służbowych przez doświadczonego agenta to gwarancja, że efektywność wyjazdów biznesowych pozostaje na najwyższym poziomie, niezależnie od pory dnia i miejsca na świecie.
• Intuicyjność - system podróży służbowych worktrips.com jest prosty i przyjazny dla użytkownika. Aby w pełni kontrolować zarządzanie przejazdami służbowymi, wystarczy mieć przy sobie telefon, tablet lub laptop.
• Funkcjonalność - pełna automatyzacja zarządzania podróżami, elastyczne zatwierdzanie podróży służbowych, raporty kosztów podróży i analiza wydatków. Nie bez znaczenia jest integracja systemów, polityka podróży służbowych oraz brak konieczności finansowania podróży służbowych z prywatnych środków pracownika. 
• Dopasowanie do biznesu - narzędzia zarządzania podróżami, takie jak platforma worktrips.com to rozwiązanie skoncentrowane na potrzebach klienta B2B. Zapewnia najwyższą jakość podróży służbowych, niezależnie od planów podróży służbowych.

Odpowiednio dobrana platforma podróży służbowych, taka jak worktrips.com to inwestycja, która szybko się zwraca, przynosząc wielowymiarowe usprawnienie podróży służbowych. Zaawansowany  moduł zarządzania podróżami sprawia, że obsługa podróży służbowych jest szybka i bezproblemowa. Należy podkreślić, że to właśnie jedna z głównych składowych, wpływająca na efektywne zarządzanie podróżami biznesowymi.

Zrównoważone podróże służbowe online 

Trend jest wyraźny: zarządzanie podróżami biznesowymi zmierza w kierunku, gdzie najważniejszą rolę odegra digitalizacja procesów podróży oraz troska o środowisko. Zautomatyzowane przepływy pracy i inteligentne algorytmy sprawiają, że organizacja podróży może być prostsza  i bardziej przyjazna dla otoczenia naturalnego. Kompleksowe procesy obsługi podróży na platformie worktrips.com obejmują porównywanie śladu węglowego emitowanego przez różne środki transportu. Dostęp do informacji o emisyjności na etapie wyboru ofert pozwala pracownikom podróżować bardziej świadomie. Raport śladu węglowego generowany dla firmy pokazuje z kolei, które elementy polityki podróży służbowych warto zoptymalizować, aby najskuteczniej obniżyć emisje CO₂. Jest to szczególnie ważne, w przypadku gdy liczba podróży służbowych w danej firmie jest duża i organizacja chce pozyskiwać świadomych partnerów biznesowych.

Podsumowanie — mniej znaczy więcej, czyli prosta organizacja podróży służbowych 

Porównując tradycyjne metody z nowoczesnymi rozwiązaniami online, wybór wydaje się oczywisty. Cyfrowe zarządzanie podróżami służbowymi oferuje szybkość, wygodę, kontrolę kosztów i zwiększenie satysfakcji pracowników. Optymalizacja polityki podróży jest trudna do uwzględnienia w manualnym procesie planowania podróży. Zupełnie inaczej jest w przypadku platformy worktrips.com — jest ona uwzględniana automatycznie. System worktrips.com przemyślane narzędzie, które powstało, aby uprościć procesy dotyczące podróży służbowych, biorąc pod uwagę wszystkie wytyczne i zasady uwzględnione w polityce travel. Dzięki temu Ty możesz skupić się na tym, co najważniejsze. W pełni zrealizujesz postawione sobie cele dotyczące rozwoju biznesu. Mniej formalności, mniej kroków, mniej stresu – oto podstawowe zarządzanie podróżami biznesowymi na miarę XXI wieku. 

Branża zarządzania podróżami ewoluuje – platforma worktrips.com może towarzyszyć Ci w tych zmianach. Sercem systemu jest najlepsza usługa zarządzania podróżami, jaką możesz sobie wyobrazić. Inwestycja w nowoczesne narzędzie to krok, który bez wątpienia podwyższy efektywność podróży służbowych i pozytywnie wpłynie na wydajność całej organizacji. Plany podróży służbowych będą w pełni zrealizowane, a Twój zespół zyska czas na solidne przygotowanie do spotkań biznesowych. Dzięki worktrips.com proces zarządzania wraz z logistyką będą działy bez zarzutu. Jakość podróży służbowych będzie utrzymana na najwyższym poziomie, bez względu na to, jaka jest miesięczna liczba podróży służbowych w Twojej firmie. Umów się na bezpłatną prezentację systemu i przekonaj się sam!

Bezpłatna konsultacja