Polityka prywatności

Polityka prywatności

Zapewnienie bezpieczeństwa danych osobowych jest kluczowe dla zbudowania przyjaznych, opartych na zaufaniu relacji biznesowych z klientami, kontrahentami, współpracownikami oraz osobami zainteresowanymi współpracę z naszą firmą. Budując odpowiedzialny biznes, czynimy wszelkie starania, aby przekazane nam dane osobowe były odpowiednio zabezpieczone. Niniejsza Polityka prywatności określa zasady gromadzenia, przetwarzania i wykorzystywania danych osobowych. Dokument przygotowaliśmy w sposób przejrzysty i jasny tak, abyś mógł zebrać z niego informacje, które Ciebie dotyczą i są dla Ciebie interesujące.

Zapraszamy do zapoznania się z naszą Polityk prywatności!

Podstawowe informacje

1. Dane zbierane są przez: WorkTrips Sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu, przy Al. Wielkopolskiej 67/3, KRS 0000952583, e- mail: info@worktrips.com.
2. Przetwarzanie danych odbywa się zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – zwanym dalej „RODO”.
3. Masz prawo: żądać dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także do przenoszenia danych.
4. Jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie Twojej zgody – możesz ją cofnąć w dowolnym momencie, informując nas o tym, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano wcześniej.
5. Masz prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Jakie dane osobowe zbieramy?

W celu wykonania dla Ciebie usług organizacji podróży służbowych, potrzebujemy danych osobowych, które są konieczne dla dokonania rezerwacji oraz pozwalają na świadczenie dodatkowych, wybranych przez Ciebie usług. W tym celu przetwarzany następujące dane osobowe: adres e-mail, imię i nazwisko, numer telefonu, dane gościa, dane do wystawienia faktury, ewentualnie inne dane wymagane przez dostawców usług noclegowych, transportowych i innych usług turystycznych.

Zależy nam także, by rozwijać nasz biznes oraz informować Cię o przygotowywanych przez nas ofertach, które mogłyby Cię zainteresować. W ten sposób prowadzimy działania marketingowe (newsletter) firmy, wykorzystując do tego podstawowe dane osobowe, takie jak: adres e-mail, imię i nazwisko, numer telefonu.

W celu prawidłowego utrzymywania komunikacji biznesowej, wykonania umów oraz oferowania naszych usług, kontaktujemy się z klientami głównie w formie mailowej. Wówczas przetwarzamy Twoje dane osobowe, które pozwalają nam się z Tobą skontaktować: adres e-mail, imię i nazwisko oraz wszelkie inne dane, które przekażesz nam w korespondencji mailowej.

Wykonywanie przez nas działalności gospodarczej, polegającej na świadczeniu usług organizacji podróży służbowych oraz innych usług powiązanych, wymaga od nas prowadzenia dokumentacji księgowej. W celu zapewnienia jej przejrzystości oraz zgodności z obowiązującymi regulacjami prawnymi, potrzebujemy od Ciebie następujących danych osobowych: nazwa i adres sprzedawcy oraz nabywcy, numery NIP, ewentualne dane osoby podpisującej oraz inne dane umieszczane na fakturach i innych dokumentach księgowych.

Nasza firma wciąż się rozwija, stąd stale prowadzimy rekrutację kandydatów, chcących zasilić nasz zespół swoją wiedzą, umiejętnościami i innowacyjnymi pomysłami. Chcąc rozpocząć pracę w naszej firmie, musisz przekazać nam dane osobowe konieczne do przeprowadzenia procesu rekrutacyjnego i podjęcia przez nas decyzji o rozpoczęciu współpracy. Swoje dane osobowe możesz przekazać nam w formie przesłanego zgłoszenia – CV lub listu motywacyjnego.

W jaki sposób przetwarzamy Twoje dane osobowe?

Twoje dane przetwarzany w sposób zapewniający najwyższy standard ochrony. Zbieramy Twoje dane osobowe w szczególności w celu:

1. Wykonania na Twoją rzecz usług, polegających na organizacji podróży służbowych lub też innych powiązanych usług.
2. Zapewnienia dostępu do naszego narzędzia informatycznego hotailors.com w celu dokonywania za jego pośrednictwem rezerwacji.
3. Weryfikowania prawdziwości i kompletności przekazanych przez Ciebie informacji.
4. Personalizowania ofert, przesyłania wiadomości marketingowych, promocyjnych za pośrednictwem skrzynki mailowej.
5. Udostępniania Tobie oraz Twojemu pracodawcy (płatnikowi) szczegółów Twojej podróży.
6. Zapewnienia bieżącego kontaktu z Tobą, informowania o zmianach w rezerwacji, alertach, aktualizacjach.
7. Podnoszenia przez nas poziomu świadczonych usług oraz dokonywania oceny ryzyka.
8. Zapobiegania i wykrywania oszustw o charakterze cyberprzestrzennym oraz innych przestępstw, które mogłyby naruszyć bezpieczeństwo Twoich danych.
9. Przeciwdziałania wszelkim działaniom o charakterze dyskryminacyjnym.
10. Umożliwienia nam ewentualnego dochodzenia roszczeń bądź ochrony przed roszczeniami, wynikającymi z zawartych przez nas umów.
11. Realizacji przez nas obowiązków w zakresie prowadzenia dokumentacji księgowej oraz innych obowiązków nałożonych przez przepisy prawne.
12. Umożliwienia nam podjęcia decyzji o rozpoczęciu współpracy z kandydatem, który wysłał nam swoje zgłoszenie o pracę.

Wszelkie działania podejmowane przez nas z Twoimi danymi osobowymi mają na celu rozwijanie naszego narzędzia informatycznego hotailors.com, ulepszanie świadczonych przez nas usług oraz zapewnienie najwyższego standardu bezpieczeństwa przetwarzanych przez nas danych osobowych.

Na jakiej podstawie przetwarzamy Twoje dane osobowe?

Zasadniczą podstawą przetwarzania przez nas danych osobowych jest wykonywanie zawartej umowy, w szczególności o zapewnienie organizacji podróży służbowych oraz innych powiązanych usług. Jeśli nie przekażesz nam danych, nie będziemy w stanie tych usług zrealizować.

Często potrzebujemy Twojej zgody do przetwarzania danych. Pamiętaj jednak, że jej nieudzielenie uniemożliwi nam świadczenie dla Ciebie usług. Twoja zgoda może być potrzebna do prowadzenia przez nas działań marketingowych. Polegają one na przesyłaniu do Ciebie wiadomości o charakterze promocyjnym, spersonalizowanych ofert oraz zaproszeń do skorzystania z naszych usług.

Chcąc uczestniczyć w organizowanej przez nas rekrutacji, jako kandydat również musisz udzielić zgody na przetwarzanie przez nas danych osobowych – w przeciwnym razie nie możesz uczestniczyć w procesie rekrutacji.

Pamiętaj, że w przypadku, w którym jedyną podstawą przetwarzania Twoich danych osobowych jest zgoda, możesz kontaktując się z nami w każdej chwili ją wycofać.

Twoja zgoda nie jest jednak jedyną podstawą przetwarzania przez nas danych osobowych. Wysyłając do Ciebie wiadomości mailowe czy prowadząc marketing własnych usług, dane osobowe przetwarzany także na podstawie naszych prawnie uzasadnionych interesów. W przypadku danych osobowych zawartych na fakturach czy innych dokumentach księgowych, przetwarzanie odbywa się w celu wykonywania ciążących na nas obowiązków prawnych (prowadzenia dokumentacji księgowej) oraz realizowania naszych prawnie uzasadnionych interesów (ewentualnego dochodzenia lub ochrony przed roszczeniami).

Przetwarzając dane osobowe na podstawie prawnie uzasadnionego interesu, dbamy o to, by zakres przekazanych przez Ciebie danych był adekwatny do potrzeb i ograniczył się tylko do tych danych, które są istotne dla realizacji naszego interesu.

Skąd zbieramy dane osobowe?

Twoje dane osobowe pozyskujemy na następujące sposoby:

1. Sam przekazujesz nam swoje dane osobowe
Decyzja o przekazaniu swoich danych osobowych zawsze należy do Ciebie. Przekazanie może obejmować dane osobowe, które są konieczne dla świadczenia dla Ciebie usług czy też rozpoczęcia z Tobą współpracy. Możesz przekazać nam także dodatkowe dane osobowe, które ułatwiają kontakt z Tobą lub też przyczyniają się do realizacji przez nas celów przetwarzania, opisanych wyżej. Pamiętaj, że choć podanie przez Ciebie danych osobowych jest dobrowolne, to ich nieprzekazanie uniemożliwi nam zawarcie z Tobą umowy lub zorganizowanie dla Ciebie podróży służbowej.

2. Dane osobowe otrzymujemy od innych osób
Twoje dane osobowe otrzymujemy także od osób, które zawierają z nami umowę o świadczenie usług. Są to pracodawcy lub inne osoby, które zlecają nam organizację podróży służbowej dla Ciebie. Możemy otrzymać także Twoje dane od partnerów biznesowych i innych niezależnych osób trzecich. Wówczas dane przez nich przekazane mogą być powiązane z danymi, które otrzymujemy od Ciebie.

3. Pobieramy Twoje dane osobowe automatycznie
Automatycznie zbieranie danych osobowych polega na ich pobieraniu z urządzenia, z którego korzystasz używając naszego systemu. Dotyczy to następujących danych: adres IP i URL strony internetowej, informacji o przeglądarce i urządzeniu, czasami informacji o lokalizacji użytkownika, plików cookie i podobnych technologii, informacji o transakcji płatniczej.

4. Pozyskanie danych z publicznych rejestrów
W przypadku przetwarzania danych osobowych zawartych na fakturach i innych dokumentach księgowych, dane pozyskujemy również z publicznych rejestrów przedsiębiorców.

Jak długo przechowujemy Twoje dane osobowe?

Dane osobowe przetwarzamy tak długo, jak to konieczne. Okres przechowywania danych osobowych uzależniony jest od celu oraz podstawy ich przetwarzania, i tak:

1. Z uwagi na obowiązujące przepisy podatkowe oraz okresy przedawnienia roszczeń, przez okres 7 lat będziemy przetwarzać:
• dane osobowe koniecznie do wykonania umowy,
• dane osobowe zawarte w korespondencji mailowej,
• dane osobowe zawarte na fakturach i innych dokumentach księgowych,
2. Przez okres 10 lat będziemy przetwarzać dane osobowe, niezbędne do prowadzenia działań marketingowych.
3. Dane osobowe zawarte w procesach rekrutacyjnych (CV, listy motywacyjne) przechowywane będą podczas prowadzenia rekrutacji oraz do pół roku później.

Pamiętaj jednak, że w przypadku gdy jedyną podstawą przetwarzania danych osobowych jest Twoja zgoda, w dowolnym momencie możesz ją wycofać i poprosić nas o usunięcie danych osobowych.

Po upływie okresu przetwarzania danych osobowych, usuwamy je lub zapewniamy ich zanonimizowanie.

Gdzie umieszczamy Twoje dane osobowe?

Twoje dane osobowe przechowujemy na zewnętrznych serwerach, zapewniających wysoki poziom bezpieczeństwa. Dbamy o to, by wszystkie serwery zewnętrzne, na których gromadzone są Twoje dane, działały w sposób zgodny z przepisami prawnymi oraz z naszymi wiążącymi wskazówkami.

Komu przekazujemy Twoje dane osobowe?

Twoje dane osobowe mogą zostać przekazane osobom trzecim tylko, gdy jest to konieczne z uwagi na realizację celu przetwarzania oraz gdy taki obowiązek zostanie przez nas nałożony przez organy prawne.

W zależności od celu przetwarzania, dostęp do Twoich danych mogą mieć:
• zewnętrzne firmy IT, w zakresie dostarczania i serwisowania usług, oprogramowania i sprzętu informatycznego,
• serwisy płatności elektronicznych,
• w przypadku realizacji płatności, dane będą przekazywane do banków,
• zewnętrzne firmy księgowe, firmy windykacyjne i kancelarie prawne (w przypadku dochodzenia roszczeń),
• firmy pocztowe i kurierskie (w przypadku przesyłania korespondencji).
• zewnętrzni dostawy usług turystycznych, ubezpieczyciele, linie lotnicze i hotele.

Dane osobowe będziemy udostępniać osobom trzecim także w przypadkach, w których wyrazisz nam na to zgodę, np. w przypadku, gdy potrzeba taka wyniknie z naszej współpracy z innym podmiotem. Poza tym dane nie będą ujawniane (udostępniane) innym podmiotom, poza przypadkami przewidzianymi w obowiązujących przepisach.

Możemy także zostać poproszeni lub zobowiązani przez uprawnione do tego organy do przekazania Twoich danych osobowych, np. w celu zapobieżenia lub wykrycia przestępstwa, przeciwdziałania dyskryminacji lub innych działań o charakterze nielegalnym, a także dochodzenia naszych roszczeń lub obrony przed nimi.

Czy przekazujemy Twoje dane do państw trzecich?

Z uwagi na globalny zasięg działania naszej firmy oraz rezerwowanie podróży służbowych w różnych państwa (również poza Unią Europejską), może zdarzyć się konieczność przekazania Twoich danych osobowych niezbędnych do świadczenia usług do państw trzecich – wyłącznie do zewnętrznych dostawców usług turystycznych i hoteli, w celu realizacji umowy. W takim zakresie stosuje się art. 45 ust. 1, art. 46 ust. 2 lit. c lub d albo art. 49 ust. 1 lit. a, b lub c RODO. Obowiązujące w tych krajach przepisy o ochronie danych osobowych mogą być mniej restrykcyjne niż unijne. Dokładamy jednak wszelkich starań, by dane przekazywane były do dostawców, którzy zapewniają standard ochrony danych osobowych co najmniej równoważny ze standardem ochrony zapewnianym przez naszą firmę.

Twoje dane osobowe nie będą przekazywane do organizacji międzynarodowych.

Czy używamy plików cookies?

W celu zapewnienia jak największego komfortu korzystania z naszej strony internetowej, podczas jej przeglądania, na Twoim urządzeniu zapisywane są niewielkie pliki, tzw. cookie. Pliki te umożliwiają dostosowanie zawartości serwisu do Twoich potrzeb i zainteresowań. Dzięki zapisaniu ich na Twoim urządzeniu możliwe jest m. in. wyświetlanie strony w sposób najodpowiedniejszy dla określonego użytkownika. Pliki cookie umożliwiają nam zbieranie danych statystycznych, dzięki którym rozwijamy witrynę zgodnie z preferencjami naszych użytkowników.

Możesz samodzielnie w dowolnym momencie zablokować bądź ograniczyć możliwość zapisania plików cookie na swoim urządzeniu, jednak istnieje ryzyko, że ta operacja utrudni korzystanie z witryny.

Usuwanie danych

Pamiętaj, że możesz żądać usunięcia danych, jeśli Twoja zgoda na przetwarzanie jest jedyną podstawa przetwarzania. W przeciwnym razie, możemy zachować Twoje dane na przykład w następujących celach:
• jeśli jest to niezbędne dla naszych uzasadnionych interesów (np. dochodzenie roszczeń i obrona przed nimi),
• jeśli zachowania przez nas danych osobowych wymagają obowiązujące przepisy (m. in. w zakresie obowiązków podatkowych, sprawozdawczych).

Podsumowanie

Wszystkie przetwarzane przez nas dane osobowe zabezpieczone są zgodnie z wymogami RODO. Dokładamy wszelkich możliwych starań, aby zabezpieczyć Twoje dane i chronić je przed działaniami osób trzecich.

Co jakiś czas wprowadzamy aktualizację naszej Polityki prywatności, by zapewnić jej zgodność z obowiązującymi przepisami prawnymi oraz w celu dostosowania jej do wciąż rozwijającej się działalności. Zmiana czy aktualizacja Polityki nastąpi poprzez publikację nowej wersji na tej stronie.

W przypadku jakichkolwiek wątpliwości oraz dodatkowych pytań dotyczących ochrony prywatności, prosimy o kontakt.