REGULAMIN PODRÓŻY SŁUŻBOWYCH PLATFORMY WORKTRIPS

1. Cel Regulaminu

Celem niniejszego Regulaminu Podróży Służbowych („Regulamin Worktrips”) jest ustanowienie jednolitych, przejrzystych i zgodnych z najlepszymi praktykami rynkowymi zasad organizacji podróży służbowych realizowanych za pośrednictwem platformy Platformy Worktrips.

Regulamin Worktrips wspiera Partnerów platformy w:

• optymalizacji kosztów podróży służbowych,
• zapewnieniu bezpieczeństwa podróżujących (Duty of Care),
• zgodności z przepisami prawa oraz standardami branżowymi,
• automatyzacji procesów rezerwacji i rozliczeń.

2. Zakres Regulaminu

Regulamin dotyczy generalnych zasad korzystania z Platformy Worktrips.

Dodatkowo Partner platformy może:

• zamieścić w platformie link do własnej polityki podróży służbowych (Polityka Partnera),
• wdrożyć technicznie w Platformie Worktrips własną politykę podróży służbowych,
• zmodyfikować jej elementy (limity, klasy podróży, approval flow, inne).

3. Słownik pojęć

Na potrzeby niniejszego Regulaminu Podróży Służbowych poniższe pojęcia oznaczają:

Administrator Partnera – osoba wyznaczona przez Partnera (pracodawcę), upoważniona do zarządzania dostępami, uprawnieniami użytkowników oraz konfiguracją Platformy Worktrips po stronie Partnera.

Dane osobowe – wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej, w rozumieniu art. 4 pkt 1 RODO.

Dostawca usług turystycznych – podmiot trzeci świadczący usługi transportowe, noclegowe lub inne usługi związane z podróżą (w szczególności linie lotnicze, przewoźnicy kolejowi, hotele, wypożyczalnie samochodów), z którym Worktrips współpracuje w celu realizacji rezerwacji.

Imienna karta służbowa – karta płatnicza wydana imiennie na rzecz Pracownika przez pracodawcę lub instytucję finansową działającą na zlecenie pracodawcy, przeznaczona do regulowania kosztów podróży służbowych.

Partner – podmiot będący stroną umowy z Worktrips, w szczególności pracodawca delegujący pracowników w podróże służbowe.

Koordynator Partnera – osoba wyznaczona przez Partnera, upoważniona do dokonywania rezerwacji podróży służbowych w imieniu Pracowników oraz innych osób podróżujących, a także do wglądu w dane rezerwacyjne w zakresie określonym przez Partnera.

Worktrips – podmiot świadczący usługi zarządzania podróżami służbowymi, polegające na udostępnieniu Platformy Worktrips oraz realizacji rezerwacji usług turystycznych zgodnie z dyspozycjami użytkowników.

Platforma Worktrips – system informatyczny udostępniany przez Worktrips, umożliwiający planowanie, rezerwowanie, zarządzanie oraz rozliczanie podróży służbowych.

Podróż służbowa – podróż odbywana przez Pracownika lub inną osobę uprawnioną w związku z wykonywaniem obowiązków na rzecz Partnera, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz wewnętrznymi regulacjami Partnera.

Regulamin Podróży Służbowych – niniejszy dokument określający zasady planowania, rezerwacji, realizacji i rozliczania podróży służbowych realizowanych z wykorzystaniem Platformy Worktrips.

Polityka Partnera – dokument określający zasady planowania, rezerwacji, realizacji i rozliczania podróży służbowych zgodnie z regulacjami i obowiązującymi w organizacji Partnera procesami, którego autorem jest Partner.

Pracownik – osoba pozostająca z Partnerem w stosunku pracy lub innym stosunku prawnym, uprawniona do korzystania z Platformy Worktrips w celu realizacji podróży służbowych.

Profil użytkownika – indywidualne konto utworzone w Platformie Worktrips, przypisane do konkretnego użytkownika, zawierające dane niezbędne do realizacji rezerwacji, w tym dane kontaktowe, preferencje podróżne oraz informacje o uprawnieniach.

Rezerwacja – czynność dokonana za pośrednictwem Platformy Worktrips, polegająca na wyborze i potwierdzeniu usługi transportowej, noclegowej lub innej usługi związanej z podróżą służbową.

RODO – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych.

Uprawnienia użytkownika – zakres czynności, które użytkownik może wykonywać w Platformie Worktrips, w szczególności w zakresie dokonywania rezerwacji, modyfikacji rezerwacji, anulacji oraz realizacji płatności.

Użytkownik – osoba fizyczna posiadająca dostęp do Platformy Worktrips, w szczególności Pracownik, Koordynator Partnera lub Administrator Partnera.

Zgoda użytkownika – dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli przez użytkownika, wyrażone w szczególności poprzez działanie w Platformie Worktrips, na przetwarzanie danych osobowych lub realizację płatności kartą służbową.

Rozdział I – ZASADY KORZYSTANIA Z PLATFORMY

1. Role i odpowiedzialności

1.1. Worktrips

• udostępnia platformę rezerwacyjną,
• integruje się z dostawcami usług (GDS, linie lotnicze, hotele, inne),
• zapewnia narzędzia do egzekwowania Polityki Partnera,
• działa jako niezależny administrator danych osobowych.

1.2. Partner (pracodawca)

• określa wewnętrzne zasady podróży służbowych,
• definiuje budżety i poziomy akceptacji,
• ponosi koszty podróży służbowych.

1.3. Użytkownik platformy

• dokonuje rezerwacji zgodnie z obowiązującym Regulaminem Worktrips,
• odpowiada za poprawność danych i zasadność podróży zgodnie z wytycznymi Polityki Partnera.

2. Uprawnienia użytkowników platformy

Platforma umożliwia różne role zależne od nadanych uprawnień:

• podróżujący,
• rezerwujący (koordynator),
• approver (osoba zatwierdzająca),
• administrator Partnera.

Zakres uprawnień jest ustalany przez Partnera platformy.

3. Planowanie i zatwierdzanie podróży

Podróż służbowa powinna mieć uzasadnienie biznesowe i być zaplanowana z wyprzedzeniem.

Platforma Worktrips może obsługiwać:

• rezerwacje bez wymogu akceptacji,
• rezerwacje z wymogiem akceptacji,
• automatyczne reguły zgodności (policy compliance).

4. Zasady rezerwacji

4.1. Transport lotniczy

Platforma prezentuje:

• dostępne oferty linii regularnych i niskokosztowych,
• preferowane koszty dla lotów długich i krótkich,
• oznacza opcje „zgodne z polityką” oraz „niezgodne z polityką”.

4.2. Transport kolejowy

Platforma prezentuje:

• dostępne oferty połączeń,
• limity kosztu połączeń,
• wybór klasy zgodnie z polityką Partnera,
• oznacza opcje „zgodne z polityką” oraz „niezgodne z polityką”.

4.3. Zakwaterowanie

Platforma prezentuje:

• dostępne oferty zwrotne i bezzwrotne hoteli,
• hotele preferowane,
• hotele ze stawkami negocjowanymi,
• stosuje limity cenowe,
• oznacza opcje „zgodne z polityką” oraz „niezgodne z polityką”.

5. Koszty i rozliczenia

Platforma Worktrips wspiera:

• centralne rozliczenia z Partnerem,
• raportowanie kosztów podróży,
• wykorzystanie karty służbowej (Rozdział II).

Użytkownik zobowiązany jest do racjonalnego gospodarowania kosztami zgodnego z Polityką Partnera.

6. Zmiany i anulacje

Zmiany rezerwacji powinny być:

• dokonywane niezwłocznie,
• realizowane w sposób minimalizujący koszty.

Anulacje rezerwacji powinny być:

• dokonywane zgodnie z warunkami taryfy,
• realizowane w sposób minimalizujący koszty.

7. Bezpieczeństwo i Duty of Care

Platforma Worktrips może wspierać:

• lokalizację podróży (traveler tracker),
• komunikację kryzysową (komunikaty, Sherpa),
• alerty bezpieczeństwa (komunikaty, Sherpa, powiadomienia).

Partner decyduje o zakresie funkcji Duty of Care.

8. Ochrona danych osobowych

Dane osobowe są przetwarzane:

• wyłącznie w celu organizacji podróży,
• zgodnie z RODO i polityką prywatności Worktrips.

Worktrips:

• jest niezależnym administratorem danych,
• przekazuje dane wyłącznie uprawnionym dostawcom.

9. Zgodność z Polityką Partnera (Compliance)

Platforma umożliwia:

• raportowanie rezerwacji zgodnych i niezgodnych z Polityką Partnera,
• raportowanie danych związanych z daną podróżą (MPK, usługi, terminy, uczestnicy itp.),
• raportowanie zgodne z approval flow.

Partner decyduje o konsekwencjach naruszeń Polityki Partnera.

Rozdział II – PŁATNOŚCI KARTĄ SŁUŻBOWĄ POWIĄZANĄ Z PROFILEM UŻYTKOWNIKA

1. Powiązanie profilu użytkownika z kartą służbową

Platforma Worktrips umożliwia powiązanie profilu użytkownika (pracownika) z:

• imienną służbową kartą płatniczą (debetową lub kredytową),
• wydaną przez bank lub instytucję finansową współpracującą z pracodawcą.

Powiązanie karty z profilem Użytkownika:

• odbywa się na wniosek użytkownika lub zgodnie z polityką klienta,
• może być dokonane wyłącznie samodzielnie przez użytkownika w platformie,
• realizowane jest w sposób zgodny z wymogami bezpieczeństwa (tokenizacja danych).

Platforma Worktrips nie przechowuje pełnych danych karty płatniczej, a jedynie:

• token karty,
• dane identyfikacyjne karty w ograniczonym zakresie (np. ostatnie 4 cyfry, data ważności).

2. Zakres wykorzystania karty służbowej

Stroną transakcji i podmiotem dokonującym zakupu usług jest Partner (pracodawca), a użytkownik działa jako osoba upoważniona do korzystania z imiennej karty służbowej.

Powiązana karta służbowa może być wykorzystywana do:

• opłacania rezerwacji transportu (loty, kolej, inne środki transportu),
• opłacania rezerwacji zakwaterowania,
• innych usług dostępnych w Platformie Worktrips, zgodnie z polityką Partnera.

Wykorzystanie karty jest możliwe wyłącznie:

• w zakresie podróży służbowych,
• zgodnie z obowiązującą Polityką Partnera,
• dla rezerwacji dokonanych i zatwierdzonych w platformie.

3. Zgoda użytkownika na obciążenie karty służbowej

Użytkownik, powiązując kartę służbową ze swoim profilem, udziela zgody na pobranie należności z tej karty w celu opłacenia potwierdzonych rezerwacji dokonanych za pośrednictwem Platformy Worktrips.

Użytkownik przyjmuje do wiadomości, że po wyrażeniu zgody obciążenie karty może następować automatycznie, bez konieczności każdorazowego potwierdzania transakcji, w zakresie wynikającym z zatwierdzonych rezerwacji.

Zgoda obejmuje w szczególności:

• obciążenie karty w momencie potwierdzenia rezerwacji,
• obciążenia wynikające ze zmian lub anulacji rezerwacji (np. opłaty anulacyjne),
• dodatkowe opłaty wynikające z warunków taryfowych dostawców usług.

Zgoda jest:

• dobrowolna,
• konkretna,
• świadoma,
• jednoznaczna, i wyrażana poprzez:
• zaznaczenie odpowiedniego pola (checkbox),
• zaakceptowanie treści Polityki Worktrips w platformie.

Worktrips rejestruje fakt wyrażenia zgody, w tym:

• datę i godzinę,
• identyfikator użytkownika,
• zakres zgody.

4. Cofnięcie zgody i usunięcie karty

Użytkownik może w każdej chwili usunąć powiązaną kartę ze swojego profilu.

Usunięcie karty jest równoznaczne z cofnięciem zgody na jej dalsze wykorzystywanie w zakresie przyszłych obciążeń.

Cofnięcie zgody poprzez usunięcie karty:

• nie wpływa na rozliczenia już dokonane,
• nie dotyczy rezerwacji wcześniej potwierdzonych i nieanulowanych, które zostały już opłacone lub są w toku rozliczenia zgodnie z procesem Partnera.

Usunięcie karty:

• uniemożliwia realizację kolejnych płatności z wykorzystaniem tej karty w Platformie Worktrips,
• nie blokuje możliwości realizacji podróży służbowej; sposób rozliczenia kolejnych rezerwacji odbywa się zgodnie z konfiguracją i zasadami Partnera.

5. Odpowiedzialność i zasady rozliczeń

Obciążenia karty służbowej:

• realizowane są zgodnie z warunkami umowy między pracodawcą a bankiem,
• pozostają elementem rozliczeń pomiędzy pracodawcą a użytkownikiem.

Worktrips:

• działa jako pośrednik techniczny płatności,
• nie ponosi odpowiedzialności za decyzje pracodawcy dotyczące zasad korzystania z kart służbowych,
• obciążenie karty odbywa się po zatwierdzeniu rezerwacji oraz jej potwierdzeniu przez dostawcę usługi (status „Booked” w platformie).

6. Ochrona danych i bezpieczeństwo płatności

Przetwarzanie danych dotyczących kart płatniczych odbywa się:

• zgodnie z RODO,
• zgodnie ze standardem PCI DSS,
• z wykorzystaniem certyfikowanego dostawcy płatności Przelewy24.

Dostęp do informacji o powiązaniu karty z profilem:

• mają wyłącznie uprawnione osoby,
• jest ograniczony do niezbędnego zakresu.

Klauzula zgody

„Wyrażam zgodę na powiązanie mojej imiennej służbowej karty płatniczej z moim profilem użytkownika w Platformie Worktrips oraz na automatyczne pobieranie z tej karty należności wynikających z zatwierdzonych i potwierdzonych rezerwacji dokonanych za pośrednictwem platformy, w tym opłat za zmiany lub anulacje rezerwacji, zgodnie z obowiązującym Regulaminem Worktrips.”

Rozdział III – POSTANOWIENIA KOŃCOWE

Niniejszy Regulamin Worktrips stanowi standardowe zasady korzystania z platformy Worktrips.

Ostateczna odpowiedzialność za wdrożenie zasad własnej polityki spoczywa na Partnerze.

Platforma Worktrips zapewnia narzędzia techniczne do jej egzekwowania.