REGULAMIN PODRÓŻY SŁUŻBOWYCH WORKTRIPS

„Regulamin”

WorkTrips spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Poznaniu (60-603), Polska, Al. Wielkopolska 67/3, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000952583, NIP 7812031945, REGON 521168839, kapitał zakładowy 5.000,00 zł, dalej zwana „WorkTrips”.

§ 1. POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. WorkTrips zawarł z przedsiębiorcą („Partner”) umowę generalną na organizowanie podróży służbowych, do której załącznik stanowi regulamin usług świadczonych przez WorkTrips („Umowa Generalna”). Na podstawie Umowy Generalnej WorkTrips umożliwia pracownikom, współpracownikom lub innym osobom wskazanym przez Partnera („Użytkownik”) dostęp do Systemu i korzystanie z niego. W zakresie rezerwowania podróży służbowych Użytkownicy działają w imieniu Partnera.

2. WorkTrips umożliwia dostęp do systemu pozwalającego na wyszukiwanie informacji o podróżach i dokonywanie rezerwacji w modelu SaaS („Software as a Service”, tj. oprogramowania jako usługi), zwanego dalej „Systemem”.

3. Udostępnienie Systemu przez WorkTrips oznacza umożliwienie korzystania z funkcjonalności Systemu poprzez umożliwienie przeglądania i dokonywania rezerwacji podróży poprzez nabycie Vouchera dostarczanego przez WorkTrips („Voucher”). Voucher jest znakiem legitymacyjnym uprawniającym do dochodzenia od Hotelu, przewoźnika lub innego Dostawcy Usług wykonania usługi turystycznej, w szczególności noclegów, lotów i innych usług turystycznych.

4. Użytkownik może wskazać osobę, na którą zostanie dokonana rezerwacja i wystawiony zostanie Voucher („Podróżujący”).

5. Niniejszy Regulamin jest udostępniany Użytkownikowi jako zbiór najważniejszych zasad korzystania z Systemu obowiązujących przy organizacji podróży służbowych. Użytkownik korzysta z Systemu wyłącznie w ramach upoważnienia udzielonego przez Partnera i w jego imieniu. Niniejszy Regulamin odzwierciedla postanowienia Umowy Generalnej w zakresie, w jakim dotyczy ona podróży służbowych.

6. Czynności dokonane w Systemie przez Użytkownika (w szczególności rezerwacje, zmiany i anulacje) są traktowane jako dokonane przez Partnera w granicach upoważnienia udzielonego Użytkownikowi. Skutki tych czynności, w tym koszty, rozliczane są pomiędzy WorkTrips a Partnerem zgodnie z Umową Generalną. W razie zgłoszenia dyspozycji przez osobę nieupoważnioną lub w sposób sprzeczny z Umową Generalną, WorkTrips nie ponosi odpowiedzialności za ewentualny brak realizacji takiej dyspozycji.

7. WorkTrips nie jest zobowiązany do weryfikowania zakresu umocowania Użytkownika do działania w imieniu Partnera ponad przyjęty model dostępu do Systemu. Wszelkie czynności dokonane w Systemie przy użyciu prawidłowych danych dostępowych Użytkownika uznaje się za dokonane przez Partnera i przez niego autoryzowane.

8. Ilekroć w niniejszym Regulaminie mowa o Hotelach, rozumie się przez to również: pensjonaty, hostele i inne podmioty świadczące usługi noclegowe („Hotele”). Ilekroć mowa o dostawcach usług, rozumie się przez to przewoźników oraz inne podmioty świadczące usługi turystyczne i podmioty trzecie oferujące pośrednictwo w rezerwacji Hoteli oraz innych usług turystycznych („Dostawcy Usług”). 

§ 2. OŚWIADCZENIA WORKTRIPS

1. WorkTrips udostępnia System, który umożliwia sprawdzenie informacji dotyczących w szczególności noclegów i innych usług turystycznych oferowanych przez różnych Dostawców Usług oraz umożliwia dokonanie w szczególności rezerwacji noclegu, biletów lotniczych, biletów na pociąg i innych, przez uprawnionych do tego przez Partnera Użytkowników (integracja usług turystycznych). 

2. WorkTrips udostępnia adres e-mail w celu dokonania rezerwacji i wystawienia Vouchera poza Systemem, wyłącznie w przypadkach przewidzianych w § 5 ust. 6 poniżej.

§ 3. OŚWIADCZENIA PARTNERA

1. Użytkownicy działają w imieniu Partnera przy rezerwowaniu podróży służbowych. Partner ponosi odpowiedzialność za wszelkie działania i zaniechania Użytkowników.

2. Partner ponosi odpowiedzialność za wszelkie działania i zaniechania Podróżujących.

§ 4. KORZYSTANIE Z SYSTEMU

1. Do prawidłowego korzystania z Systemu niezbędne jest korzystanie z komputera, dostępu do Internetu oraz aktualnej wersji standardowej przeglądarki internetowej (np. Firefox, Chrome, Opera, Edge). WorkTrips zapewnia bezpieczne połączenie przy wymianie danych z serwisem (protokół SSL).

2. Każdy, kto chciałby korzystać z usług Systemu lub kontaktować się z serwisem Systemu, musi posiadać aktywny adres e-mail.

3. By korzystać w pełni z funkcjonalności Systemu, Użytkownik potwierdza zapoznanie się z Regulaminem podróży służbowych oraz z Polityką prywatności poprzez zaznaczenie odpowiedniego pola przy rejestracji. Można również wyrazić zgodę na otrzymywanie informacji handlowych poprzez zaznaczenie odpowiedniego pola.

4. WorkTrips jest uprawniony do czasowego ograniczenia lub zablokowania dostępu do Systemu albo wstrzymania realizacji dyspozycji w przypadku uzasadnionego podejrzenia naruszenia przez Użytkownika lub Partnera Regulaminu podróży służbowych, Umowy Generalnej lub przepisów prawa, a także w przypadku wystąpienia zagrożenia dla bezpieczeństwa Systemu.

5. Użytkownik odpowiada za prawidłowość podanych przez niego danych i ma obowiązek aktualizować je w przypadku ich zmiany.

6. Treści i informacje zamieszczone w Systemie są własnością WorkTrips, Dostawców Usług lub Hoteli. Zabronione jest ich wykorzystywanie, w tym kopiowanie i przetwarzanie, w zakresie innym niż zwykłe korzystanie z Systemu, opisane w niniejszym Regulaminie.

7. Użytkownik oraz Partner są zobowiązani do zachowania w poufności danych dostępowych do Systemu. Partner ponosi odpowiedzialność za wszelkie działania dokonane przy użyciu kont Użytkowników do momentu zgłoszenia WorkTrips utraty kontroli nad dostępem lub podejrzenia nieuprawnionego użycia oraz potwierdzenia przez WorkTrips otrzymania zgłoszenia co najmniej w formie dokumentowej.

§ 5. REZERWACJE

1. W celu dokonania rezerwacji Użytkownik dokonuje zapytania o nową podróż w Systemie poprzez zaznaczenie określonych preferencji dotyczących danej rezerwacji i wypełnienie kwestionariusza zapytania o nową podróż.

2. Po dokonaniu zapytania o nową podróż przez Użytkownika wyświetlają się wyniki wyszukiwania wraz z opcjami rezerwacji na podstawie kryteriów zaznaczonych przez Użytkownika. Użytkownik może wybrać jedną z nich i dokonać ostatecznej rezerwacji.

3. WorkTrips dokłada starań, żeby wyniki wyszukiwania pozostały jak najdłużej aktualne, aby Użytkownicy mogli z nich skorzystać w okresie późniejszym, ale dostępność Hoteli, biletów oraz cena usług (w szczególności ze względu na zmiany kursów walut) może ulegać zmianie. W takim przypadku Użytkownik zostanie poinformowany o zmianie, a rezerwacja zostanie dokonana po uzyskaniu akceptacji zmian przez Użytkownika działającego w imieniu Partnera.
4. Informacje udostępniane Użytkownikom pochodzą od Hoteli, przewoźników i Dostawców Usług. WorkTrips nie weryfikuje prawidłowości tych informacji.

5. Z zastrzeżeniem ust. 6 poniżej wyłączona jest możliwość składania rezerwacji (w tym ich zmian/odwołań) lub nabycia określonego przewozu lub innej usługi oraz wystawienia Vouchera poprzez kontakt mailowy lub telefoniczny.

6. Kontakt mailowy z WorkTrips na adres e-mail wskazany w Umowie Generalnej w sprawach dotyczących rezerwacji (w tym ich zmian/odwołań) lub nabycia określonego przewozu lub innej usługi oraz wystawienia Vouchera jest dopuszczalny wyłącznie przez określone w Umowie Generalnej osoby wyznaczone ze strony Partnera oraz wyłącznie we wskazanych tam przypadkach; w innych przypadkach WorkTrips pozostawi takie sprawy bez rozpoznania. WorkTrips nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie lub nieterminowe wykonanie rezerwacji lub innej usługi, jeżeli związana z nią dyspozycja została przekazana w sposób niezgodny z niniejszym Regulaminem lub Umową Generalną.

7. W sytuacjach awaryjnych (w szczególności wystąpienia istotnych problemów wymagających natychmiastowej interwencji ze strony WorkTrips) Użytkownik może uzyskać telefonicznie pomoc operacyjną świadczoną przez WorkTrips. W tym celu WorkTrips udostępnia numer telefonu +48 609 009 386. Informacje przekazane telefonicznie mają charakter wyłącznie informacyjny. Kontakt telefoniczny nie stanowi kanału komunikacji w sprawach dotyczących składania, zmiany lub anulacji rezerwacji lub nabycia określonego przewozu lub innej usługi oraz wystawienia Vouchera.

8. Po dokonaniu rezerwacji Partner może być zobligowany do zaakceptowania szczegółowych warunków umownych ustalonych przez dany Hotel, przewoźnika lub Dostawcę Usług. Hotele, przewoźnicy i Dostawcy Usług mogą wymagać przy zameldowaniu lub odbiorze usługi okazania przez Użytkownika lub Podróżujących potwierdzenia rezerwacji w formie papierowej lub elektronicznej.

9. WorkTrips nie gwarantuje, że wyniki wyszukiwania Hoteli, biletów i innych usług według parametrów Partnera będą odpowiadały jego oczekiwaniom. W szczególności warunki konkretnego zapytania mogą uniemożliwić WorkTrips przedstawienie wyników wyszukiwania.

10. WorkTrips nie ponosi odpowiedzialności za działania, zaniechania lub decyzje Hoteli, przewoźników lub Dostawców Usług, w szczególności w zakresie odmowy realizacji usługi, zmiany jej warunków, odwołania, opóźnienia, overbookingu lub zmiany standardu świadczenia.

11. Partner oraz Podróżujący ponoszą wyłączną odpowiedzialność za spełnienie wszelkich wymogów formalnych związanych z podróżą, w szczególności dotyczących dokumentów tożsamości, wiz, zezwoleń, wymogów sanitarnych lub bezpieczeństwa. WorkTrips nie ponosi odpowiedzialności za skutki niespełnienia tych wymogów.

12. Informacje prezentowane w Systemie mają charakter informacyjny i mogą ulegać zmianie. Prezentacja oferty w Systemie nie stanowi gwarancji jej dostępności lub ceny do momentu potwierdzenia rezerwacji. WorkTrips zastrzega sobie prawo do korekty oczywistych błędów w zakresie informacji o usługach.

§ 6. VOUCHER

1. Potwierdzeniem rezerwacji usługi turystycznej jest Voucher będący znakiem legitymacyjnym uprawniającym do skorzystania przez Partnera z zarezerwowanej usługi turystycznej u Dostawcy Usług lub w Hotelu (np. bilet, polisa, wiza, voucher hotelowy). Partner otrzyma Voucher na podany adres e-mail po dokonaniu rezerwacji. WorkTrips przed wysłaniem Vouchera może także wymagać dodatkowych danych lub informacji niezbędnych do jego wystawienia.

2. Voucher konieczny jest do skorzystania z zarezerwowanej usługi i stanowi potwierdzenie płatności. WorkTrips ponosi odpowiedzialność jedynie za dostarczenie Vouchera Partnerowi zgodnie z dokonaną przez niego rezerwacją. Za realizację usługi turystycznej wynikającej z Vouchera odpowiada Hotel, przewoźnik bądź Dostawca Usług.

3. Voucher zawiera w szczególności dane osobowe Podróżujących wskazanych przez Użytkownika, informacje o dacie i miejscu rezerwacji oraz o ewentualnych datach możliwej anulacji rezerwacji.

4. Voucher ważny jest jedynie w terminie konkretnej usługi turystycznej.

5. Możliwość i zasady anulowania danej rezerwacji są określane bezpośrednio przy wybranej ofercie przed dokonaniem rezerwacji. W przypadku prawidłowej anulacji rezerwacji w terminie, zwrotu środków na rzecz Partnera dokonuje WorkTrips. Zwrot za anulację rezerwacji następuje na zasadach wskazanych w Umowie Generalnej, w szczególności zwrot może być częściowy lub nie nastąpić wcale, zależnie od terminu anulacji. Z chwilą anulowania rezerwacji Voucher traci ważność w zakresie tej rezerwacji i nie uprawnia do skorzystania z usługi ani dochodzenia wykonania usługi objętej tą rezerwacją od WorkTrips, Hotelu, przewoźnika lub Dostawcy Usług.

6. Możliwość zmiany danych Podróżujących wskazanych na Voucherze zależy od warunków wybranej w procesie rezerwacji oferty Hotelu, przewoźnika bądź Dostawcy Usług i może nie być możliwa lub może podlegać dodatkowej opłacie.

§ 7. PŁATNOŚCI I ZABEZPIECZENIA

1. Płatności za rezerwacje Hotelu, nabycie biletu przewozu albo innej usługi dokonane przez Użytkowników są uiszczane przez Partnera.

2. Płatności za rezerwacje można dokonywać również elektronicznie. Płatności elektroniczne dokonywane są poprzez platformę płatności elektronicznych udostępnioną WorkTrips przez podmiot trzeci (Stripe, Przelewy24.pl). Partner wyłącznie odpowiada za opłacenie rezerwacji. W przypadku, gdy płatność nie zostanie wykonana prawidłowo lub w terminie wskazanym przez WorkTrips, rezerwacja nie zostanie skutecznie dokonana. W przypadku płatności kartą, termin płatności liczy się od momentu pozytywnej autoryzacji transakcji.

3. System umożliwia powiązanie konta Użytkownika z imienną kartą służbową wydaną Użytkownikowi przez bank lub instytucję finansową współpracującą z Partnerem, stanowiącą instrument płatniczy wykorzystywany do rozliczeń Partnera („Karta Służbowa”). Powiązanie Karty Służbowej z kontem następuje na wniosek Użytkownika działającego w imieniu Partnera lub zgodnie z polityką Partnera i może być dokonane wyłącznie samodzielnie przez Użytkownika w Systemie. WorkTrips nie przechowuje pełnych danych Karty Służbowej; przetwarzane są wyłącznie: token Karty Służbowej oraz ograniczone dane identyfikacyjne niezbędne do realizacji transakcji (np. ostatnie 4 cyfry numeru karty, data ważności).

4. Karta Służbowa służy do opłacania rezerwacji oraz innych usług dostępnych w Systemie, zgodnie z polityką Partnera, wyłącznie w zakresie podróży służbowych. Partner oświadcza i zapewnia, że każdy Użytkownik, który powiąże Kartę Służbową z kontem w Systemie i/lub dokonuje płatności przy użyciu Karty Służbowej, jest należycie upoważniony przez Partnera do posługiwania się Kartą Służbową oraz inicjowania transakcji płatniczych w Systemie w imieniu Partnera. Wszelkie działania Użytkownika w tym zakresie uznaje się za działania Partnera, a każda płatność dokonana przy użyciu Karty Służbowej jest traktowana jako płatność dokonana przez Partnera.

5. Użytkownik może usunąć Kartę Służbową ze swojego konta, co uniemożliwia inicjowanie przyszłych płatności tą Kartą Służbową w Systemie. Usunięcie Karty Służbowej nie wpływa na rozliczenia już dokonane oraz nie ma wpływu na rezerwacje wcześniej potwierdzone i nieanulowane, które zostały już opłacone lub są w toku rozliczenia zgodnie z procesem Partnera. W przypadku usunięcia Karty Służbowej sposób rozliczania kolejnych rezerwacji odbywa się zgodnie z konfiguracją Partnera w Systemie oraz postanowieniami Umowy Generalnej i niniejszego Regulaminu.

6. WorkTrips działa wyłącznie jako pośrednik techniczny w zakresie inicjowania i rozliczania płatności Kartą Służbową. Wszelkie rozliczenia i spory dotyczące użycia Kart Służbowych pozostają w relacjach pomiędzy Partnerem a bankiem lub instytucją finansową, a także pomiędzy Partnerem a Użytkownikiem, i nie ograniczają ani nie wyłączają obowiązku zapłaty Partnera wobec WorkTrips. Partner zobowiązuje się zabezpieczyć i zwolnić z odpowiedzialności WorkTrips w razie wszelkich roszczeń osób trzecich (w tym Użytkowników) związanych z powiązaniem, użyciem lub obciążeniem Kart Służbowych w Systemie, w tym roszczeń dotyczących transakcji nieautoryzowanych, oraz pokryć wynikłe z tego tytułu uzasadnione koszty i straty poniesione przez WorkTrips.

7. WorkTrips nie odpowiada za fałszerstwo lub nieuprawnione użycie środków pieniężnych dokonane przy okazji korzystania z usług świadczonych na rzecz Partnera, w tym za jakiekolwiek koszty, dodatkowe usługi, opłaty, grzywny, kary umowne, potrącenia czy innego rodzaju obciążenia. Jeżeli Hotel lub Dostawca Usług obciąży z tego tytułu WorkTrips, za pokrycie tych kosztów odpowiada Partner.

§ 8. REKLAMACJE

1. W odniesieniu do rezerwacji dokonywanych w związku z podróżami służbowymi, w zakresie wykonywania Umowy Generalnej, Partner pozostaje podstawowym podmiotem właściwym do kontaktu z WorkTrips w sprawach dotyczących w szczególności: rezerwacji (w tym ich zmian i anulacji), rozliczeń i fakturowania, akceptacji i zgód, limitów i polityk podróży oraz innych ustaleń organizacyjnych po stronie Partnera, w tym także składania i prowadzenia reklamacji. Użytkownicy kierują do Partnera wszelkie pytania, dyspozycje, wnioski i zgłoszenia dotyczące podróży służbowych wymagające decyzji Partnera lub odnoszące się do zasad obowiązujących u Partnera, a Partner – według uznania – kontaktuje się w tych sprawach z WorkTrips. Powyższe nie wyłącza możliwości korzystania przez Użytkowników ze wsparcia operacyjnego świadczonego przez WorkTrips zarówno w ramach Systemu (w szczególności poprzez chat), jak i pomocy telefonicznej w sytuacjach awaryjnych, o której mowa w § 5 ust. 7.

§ 9. DANE OSOBOWE UŻYTKOWNIKÓW ORAZ PODRÓŻUJĄCYCH

1. Użytkownicy, którzy wprowadzają do Systemu dane osobowe Podróżujących w związku z organizacją podróży służbowych, zobowiązani są przez Partnera do przekazania Podróżującemu informacji o zasadach przetwarzania jego danych osobowych przez WorkTrips poprzez przekazanie tej osobie Polityki prywatności podróży służbowych WorkTrips dostępnej pod adresem: https://worktrips.com/regulations/travelers-pl.pdf. Jeżeli przekazanie Polityki prywatności podróży służbowych WorkTrips przed wprowadzeniem danych nie jest możliwe, Polityka prywatności podróży służbowych WorkTrips powinna zostać przekazana Podróżującemu niezwłocznie po wprowadzeniu danych. 

§ 10. SKUTKI ROZWIĄZANIA UMOWY Z WORKTRIPS

1. Rozwiązanie Umowy Generalnej skutkuje zablokowaniem konta Partnera i kont Użytkowników.

§ 11. PRAWA AUTORSKIE I LICENCJA

1. System i jego części, poszczególne teksty i grafiki, mogą być prawnie chronione; System może zawierać znaki towarowe oraz inne dobra niematerialne będące przedmiotem ochrony prawa własności intelektualnej, a także dokumenty chronione prawem autorskim. Nie można ich kopiować czy wykorzystywać bez zgody WorkTrips, poza dozwolonym użytkiem wynikającym z przepisów.

2. Wszelkie zamieszczone w Systemie treści, w tym także wygląd Systemu i zastosowane w nim rozwiązania oraz jego infrastruktura, stanowią utwory i objęte są ochroną praw autorskich.

3. Zakazane jest kopiowanie i wykorzystywanie całości lub części Systemu; udostępnianie za pomocą hiperłączy lub linków głębokich; publikowanie, promowanie, zbywanie lub wykorzystywanie w jakikolwiek inny sposób treści z Systemu, w sposób niezgodny z jego przeznaczeniem.

§ 12. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. WorkTrips zastrzega sobie prawo do dokonywania zmian Regulaminu w przypadkach określonych w Umowie Generalnej.

2. Aktualna treść Regulaminu będzie zawsze dostępna na koncie Użytkownika.

3. Niniejszy Regulamin nie stanowi oferty ani nie tworzy stosunku umownego pomiędzy WorkTrips a Użytkownikiem. Wszelkie roszczenia związane z usługami WorkTrips wynikają wyłącznie z Umowy Generalnej i mogą być dochodzone wyłącznie przez Partnera jako stronę tej umowy.
4. W przypadku rozbieżności między niniejszym Regulaminem a Regulaminem usług stanowiącym załącznik do Umowy Generalnej, wiążące są postanowienia Regulaminu usług stanowiącego załącznik do Umowy Generalnej.
5. Data wejścia w życie Regulaminu: 15.07.2026.