Jak efektywnie zorganizować świąteczną lub noworoczną imprezę firmową?

Okres świąteczno-noworoczny to dla wielu firm doskonała okazja na podsumowanie tego, co się wydarzyło, omówienie planów na nadchodzący rok oraz wspólne świętowanie sukcesów. Impreza firmowa to też idealna chwila na budowanie relacji w zespole. Chcesz zorganizować wydarzenie, które zachwyci Twoich pracowników i partnerów biznesowych? Jeżeli tak, to ten Poradnik jest dla Ciebie. Opowiemy w nim jak dostosować organizację imprezy do potrzeb firmy, wybrać odpowiednie miejsce, zadbać o budżet oraz pozostałe szczegóły. 

Dlaczego warto inwestować w imprezy dla pracowników?

Zanim zaczniemy opowiadać o tym, jak przygotować noworoczne czy świąteczne wydarzenie firmowe zatrzymajmy się na chwilę. Zorganizowanie tego rodzaju imprezy jest czymś znacznie więcej, niż tylko kosztem. Po pierwsze, takie eventy umożliwiają integrację pracowników i przekładają się na lepszą atmosferę w pracy. Po drugie impreza integracyjna to najlepszy sposób na docenienie zespołu i utrzymanie wysokiej motywacji.

Organizacja imprez w kilku prostych krokach 

Krok 1: Strategia i budżet imprezy integracyjnej 

Organizacja imprezy firmowej tak naprawdę powinna rozpocząć się na długo przed planowanym terminem. 

„Aby profesjonalnie przygotować event, potrzeba około 3-4 miesięcy”. - mówi Paweł Tomczyk, Business Development Manager w WorkTrips.

Na samym początku należy dokładnie określić cele, jakie przyświecają organizacji oraz wskazać grupy docelowe. Od tego zależą dalsze działania.

Określenie celów i grup docelowych 

Jasno zdefiniowany cel imprezy to podstawa. Czy chcesz podziękować pracownikom i celebrować z nimi osiągnięte sukcesy? Czy ma to być świąteczna lub noworoczna impreza integracyjna? A może uroczysty bankiet, konferencja czy jednak firmowy wyjazd o charakterze team building? Może wolisz postawić na tematyczne imprezy firmowe? 

Rodzaj wydarzenia firmowego warto dopasować do kultury organizacji i panujących w niej zasad. Na tym etapie trzeba odpowiedzieć sobie na pytania: Kto będzie zaproszony? Tylko pracownicy? Czy także osoby towarzyszące? A może chcesz, aby byli obecni ważni partnerzy biznesowi?

Planowanie budżetu imprezy integracyjnej

Jeżeli już udało Ci się zdefiniować cel i rodzaj imprezy firmowej, to czas na dokładne zaplanowanie budżetu. Pierwszym krokiem w zarządzaniu wydatkami jest określenie maksymalnej kwoty, jaką możesz przeznaczyć na organizację wydarzenia firmowego. Następnie stwórz wstępny kosztorys (np. w prostym arkuszu kalkulacyjnym) z podziałem na następujące pozycje:

• wynajem miejsca na event firmowy - zarezerwuj na to około 30-40% całego budżetu,
• catering na imprezę - posiłki zazwyczaj pochłaniają około 25-35% całej kwoty,
• atrakcje (np. fotobudka, gry integracyjne) i oprawa (np. DJ/zespół) - to przeważnie 15-20% budżetu,
• obsługa techniczna i logistyka (transport pracowników, np. wynajem autokaru) - zarezerwuj na ten cel około 10-15% całościowej kwoty.

Pamiętaj, że koszty imprezy firmowej będą uzależnione od ilości uczestników. Szczegółowe oszacowanie kosztów imprezy firmowej na wczesnym etapie pozwala uniknąć niepotrzebnego stresu i zmian w ostatniej chwili. Pamiętaj, aby doliczyć około 10% na nieprzewidziane wydatki.

Krok 2: Szczegóły imprezy firmowej 

Termin imprezy integracyjnej 

Planowanie terminu imprezy firmowej powinno się odbyć z jak największym wyprzedzeniem. Przy ustalaniu daty i godziny, najpierw warto sprawdzić kalendarz firmowy. Unikaj terminów, które mogą kolidować z ważnymi projektami czy okresami urlopowymi. Pomocna w tym wypadku może okazać się też prosta ankieta przeprowadzona wśród pracowników. 

Miejsce i rodzaj wydarzenia firmowego

Zarówno lokalizacja, jak i charakter imprezy firmowej są ze sobą ściśle powiązane. Oba te elementy mogą mieć wpływ na realizację wybranego programu uroczystości. Zanim wybierzesz konkretne miejsce, sprawdź dojazd, dostępność parkingu i wielkość sali. Czy na pewno pomieści wszystkich gości? Czy zaplecze techniczne (nagłośnienie, oświetlenie) spełni Twoje oczekiwania?

Atrakcje angażujące pracowników

Najlepsze imprezy integracyjne oraz eventy firmowe to takie, które aranżują uczestników. Oprócz prezentacji z podsumowaniem roku i opowiadania o sukcesach warto postawić na nowoczesne atrakcje takie jak: kreatywne warsztaty, interaktywne quizy czy grywalizacja. Nie zapomnij zespole i wodzireju. Upewnij się, że repertuar muzyczny będzie zróżnicowany, a dobry prowadzący rozkręci imprezę i zadba, aby wydarzenie firmowe odbyło się zgodnie z planem. 

Jeżeli już wybierzesz atrakcje, to też dobry moment na stworzenie dokładnego scenariusza imprezy firmowej i skonsultowanie go z innymi osobami decyzyjnymi po stronie Twojej organizacji. Rozpisz plan imprezy minuta po minucie: przywitanie gości, oficjalne przemówienia, posiłki, główne atrakcje, czas na taniec, itp. 

Krok 3: Realizacja i ostatnie szczegóły

Jeśli próbujesz przygotować imprezę firmową samodzielnie, to na tym etapie masz sporo do zrobienia. Właśnie nadszedł czas, na to, aby zadbać o wysyłkę zaproszeń ze szczegółowymi informacjami, takimi jak data, godzina, miejsce (najlepiej z mapką dojazdu) i termin potwierdzenia przybycia. Warto umieścić też informacje dotyczące stroju (dress code). 

Na tym etapie należy zadbać też o elementy dodatkowe, takie jak upominki dla uczestników, dekoracje i scenografia. W samym dniu imprezy postaraj się być na miejscu ze sporym wyprzedzeniem czasowymi. Po imprezie wyślij do uczestników maila z podziękowaniem. Dobrym pomysłem może okazać się dołączenie zdjęć z imprezy. Możesz też zebrać feedback od uczestników. Takie informacje mogą przydać Ci się w przyszłości. 

Kiedy warto skorzystać z pomocy firmy organizującej imprezy?

Decyzja o samodzielnej organizacji imprezy firmowej jest kusząca, jednak w praktyce często prowadzi do straty czasu i niekontrolowanego przekroczenia budżetu. Dlatego przy planowaniu większego wydarzenia, powierzenie go w ręce profesjonalistów okazuje się najlepszym możliwym wyborem. Zdecyduj się na współpracę ze specjalistą MICE, w przypadku gdy:

Świąteczne i noworoczne imprezy dla firm szyte na miarę

Jeśli po przeczytaniu tego Poradnika czujesz, że ogrom przygotowań jest przytłaczający, a po prostu chcesz mieć pewność, że impreza zakończy się sukcesem, zdecyduj się na profesjonalną organizację. Nasz dedykowany dział MICE (Meetings, Incentives, Conferences, Events) zajmuje się kompleksową organizacją wydarzeń firmowych, biorąc pod uwagę każdy aspekt. Niezależnie, od tego, ma to być impreza świąteczna, noworoczna, integracyjna, elegancki bankiet czy kilkudniowy wyjazd integracyjny specjaliści WorkTrips zdejmą z Ciebie cały ciężar przygotowań. Dzięki temu możesz się cieszyć niezapomnianą i absolutnie wyjątkową uroczystością.