Podróże służbowe – 3 problemy i 9 konkretnych rozwiązań
Jeśli masz do czynienia z podróżami służbowymi (jako szef, asystentka zarządu, travel manager, albo po prostu jako pracownik jeżdżący w delegacje) to wiesz, że pochłaniają one mnóstwo czasu, wysiłku i pieniędzy.
Z poniższego tekstu dowiesz się, jak rozwiązać 3 podstawowe problemy związane z podróżami służbowymi.
Te problemy, albo wyzwania to:
1. Trudności organizacyjne (między innymi wybieranie lotów i hoteli tak, żeby nie wyszło za drogo).
2. Nieprzewidziane sytuacje podczas podróży (jak np. odwołany lot i konieczność szukania noclegu w miejscu tranzytowym).
3. Dodatkowa praca związana z kosztami podróży (duża ilość faktur, rozliczenia).
Te problemy to chleb powszedni w firmach, których pracownicy i kontraktorzy jeżdżą na delegacje za granicę. Na szczęście proces podróży służbowych można zoptymalizować.
Jak łatwiej planować podróże służbowe?
Pierwszym problemem są trudności organizacyjne. Bardzo często prowadzą do straty czasu. Pracownik oddelegowany do podróży musi wziąć pod uwagę wiele czynników, a mnogość opcji jest przytłaczająca. Kiedy w grę wchodzą loty z przesiadkami, takie planowanie może być bardzo stresujące. Pracownik nie zawsze dokona ekonomicznego wyboru, a to z kolei prowadzi do straty pieniędzy. W najgorszym wypadku może się okazać, że podróż będzie droga, męcząca, a cel biznesowy i tak nie zostanie wykonany, np. z powodu spóźnienia.
Proste rozwiązania tego problemu to:
– zebranie oferty połączeń lotniczych i hoteli w jednym wygodnym miejscu
– używanie systemów, które automatycznie wyszukają najlepsze opcje spośród szerokiej oferty lotów i miejsc noclegowych
– wypracowanie szybkiego procesu akceptacji planu podróży i wdrożenie polityki podróży
Jak reagować w przypadku sytuacji nieprzewidzianych?
Każdy, kto bardzo często lata w delegacje zna takie sytuacje: Podróżujesz różnymi liniami lotniczymi z międzylądowaniem. Twój samolot się spóźnia, a drugi samolot odlatuje o czasie. Musisz w stresie przeglądać internet, żeby znaleźć alternatywne połączenie, albo zarezerwować sobie hotel na miejscu i poczekać do jutra.
Czy w takich sytuacjach w ogóle można coś zrobić?
Proste rozwiązania to:
– zapewnienie podróżnemu wsparcia telefonicznego o każdej porze
– posiadanie ,,planu b” na wypadek konieczności noclegu
– wiedza o tym, gdzie aktualnie przebywa pracownik
Wsparcie w tego typu sytuacjach to również część rozwiązań, jakie oferujemy w WorkTrips.com. Zapewniamy telefoniczną pomoc 24/7. Jeden z naszych partnerów oferuje natomiast gwarancję dla wybranych połączeń: w przypadku odwołanego lub opóźnionego lotu zorganizuje podróżnemu pokój w hotelu i bilet na kolejny lot.
Dodatkowo dzięki technologii namierzania podróżnego (traveler tracking) firma zawsze wie, w którym miejscu znajduje się pracownik i może odpowiednio zareagować w sytuacji zagrożenia.
Jak przyspieszyć rozliczenia i obieg dokumentów przy podróży służbowej?
Po skończonej podróży, pracownik przywozi ze sobą fakturę za samolot, pociąg, hotel, taksówkę, posiłek w restauracji, w kawiarni… można by jeszcze długo wymieniać. Zdarza się też, że jakaś faktura zaginie i dział rozliczeń będzie się musiał kontaktować z zagraniczną firmą i prosić o fakturę lub paragon.
Rozwiązania:
– jedna zbiorcza faktura za wszystkie usługi
– płatności bezgotówkowe
– integracja z SAP Concur Expense
W WorkTrips.com właśnie w ten sposób rozliczamy się z naszymi klientami. Udostępniamy im prostą we wdrożeniu i obsłudze, wspieraną przez sztuczną inteligencję technologię, która zarządza całym procesem podróży służbowych od planowania po rozliczenie.
Na koniec wystawiamy jedną zbiorczą fakturę. To na niej są wydatki za loty, hotele, kawę i herbatę. Prawda, że wygodnie?
Jakie są rozwiązania na te 3 podstawowe problemy? — podsumowanie
Żeby przezwyciężyć trudności w planowaniu podróży należy korzystać z polityk podróży, usprawnić proces akceptacji planów podróży przez przełożonych, zebrać loty i hotele w jeden wspólny zbiór oraz połączyć to wszystko w zautomatyzowanym systemie, który wyręczy człowieka w odszukaniu najlepszych opcji.
1. W przypadku sytuacji nieprzewidzianych przyda się wiedza o tym, gdzie aktualnie przebywa pracownik w podróży, zapewnienie mu całodobowego wsparcia telefonicznego i posiadanie planu awaryjnego.
2. Natomiast, aby zapanować nad rozliczeniami i bałaganem w fakturach wystarczy nawiązać współpracę z firmą zewnętrzną, która będzie pośredniczyć w kontaktach z przewoźnikami i hotelami, dzięki czemu możliwe będą wygodne transakcje bezgotówkowe i jedna faktura zbiorcza, zamiast setek dokumentów.
3. Optymalizacja i automatyzacja podróży służbowych jest możliwa dzięki nowoczesnym rozwiązaniom wspieranym przez sztuczną inteligencję. Żeby przedsiębiorstwo mogło w pełni skorzystać z dobrodziejstw technologii, powinno przejść transformację cyfrową.
Pozdrawiamy
Zespół WorkTrips.com