Zarządzanie podróżami biznesowymi – jakie narzędzie jest najlepsze?

Żeby dokonać dobrego wyboru narzędzia do zarządzania podróżami służbowymi należy odnaleźć kilka firm, a następnie porównać ich oferty pod kątem dopasowania do własnych potrzeb. W podjęciu decyzji pomoże Ci metoda „5 razy TAK”. Zadaj sobie te 5 pytań i jeśli za każdym razem odpowiesz twierdząco, znalazłeś właściwą firmę:

Czy firma posiada dostęp do aktualnych ofert hoteli i przewoźników, oraz doświadczenie w branży?
Czy oferuje całodobowe wsparcie dla podróżnego na wypadek nieprzewidzianych okoliczności?
Czy oferuje obsługę online?
Czy jest polecana przez firmy tak duże jak Twoja, lub większe?
Czy jest skoncentrowana na kliencie biznesowym?

Jakie doświadczenie w branży i dostęp do ofert są potrzebne?
Nie chodzi tutaj o rok założenia firmy, bo przecież biuro podróży z wieloletnią tradycją wcale nie gwarantuje skuteczności. Istnieją biura podróży, które działają w tradycyjny sposób, lecz ich możliwości nie nadążają za dynamicznym rozwojem rynku i potrzeb klientów. Funkcjonują dzięki współpracy z nielicznymi, ale przyzwyczajonymi klientami.

Powinieneś zatem szukać firmy, która może się pochwalić dostępem do licznej i aktualnej oferty lotów i hoteli, z rozbudowaną siecią kontaktów w innych krajach.

Jakiego typu wsparcie podróżnego jest najlepsze?
Trzy, najważniejsze cechy, które powinien posiadać dobry customer service:

– indywidualne podejście do klientów,

– dostępność 24/7,

– możliwość odbierania wielu zgłoszeń jednocześnie.

Jest niewiele firm, które posiadają dział wsparcia spełniający te wszystkie 3 cechy. Zazwyczaj, jeżeli firma oferuje indywidualne podejście i dostępność, nie będzie w stanie odebrać wielu zgłoszeń na raz. Nic dziwnego, przecież czas osób odbierających telefony jest ograniczony. Z drugiej strony firma, która zapewni całodobowy dostęp do swojego działu wsparcia i nieograniczone możliwości kontaktu, nie zapewni indywidualnego podejścia. Całodobowy i nieograniczony kontakt jest bowiem osiągany dzięki wsparciu komputerowych botów.

Z perspektywy podróżnego ideał to możliwość zadzwonienia na wsparcie 24/7, pewność że ktoś od razu odbierze telefon i świadomość, że po drugiej stronie siedzi człowiek, a nie program komputerowy. W WorkTrips.com oferujemy hybrydowy model wsparcia — z zastosowaniem zarówno czatu, telefonu jak i maila.

Jakie znaczenie ma zarządzanie podróżami biznesowymi online?
Jeśli wysyłasz pracowników za granicę i od tych podróży zależą cele biznesowe twojej firmy, na pewno zależy ci na czasie.

Obsługa online zapewnia płynność procesów. Bez niej każde działanie firmy organizującej Twoją podróż zajmie dłużej, ponieważ nawet najdrobniejsze zadanie będzie musiał wykonać człowiek. Nawet na tak prozaiczną rzecz, jak raport, trzeba czasem czekać dwa tygodnie.

Jeżeli obsługujące Twoją firmę biuro podróży zapewni dostęp do nowoczesnych technologii, pozwoli to Twojej firmie przejść przez transformację cyfrową suchą stopą. Oszczędność czasu i pieniędzy lub możliwość zorganizowania większej liczby spotkań z klientami w ramach tego samego budżetu może stanowić o przewadze konkurencyjnej Twojej firmy.

Wyobraź sobie, że proces planowania podróży do nowego, odległego miejsca (wybór lotów i miejsc noclegowych) trwa jakieś 5 minut. Bez transformacji cyfrowej zaplanowanie takiej podróży szybko, ekonomicznie i bezpiecznie nie jest możliwe.

Gdzie szukać opinii o biurach podróży obsługujących podróże służbowe?
Najlepiej kierować się opiniami dużych, międzynarodowych korporacji.

W tym przypadku sprawa jest prosta: jeśli dana firma zajmująca się business travel potrafi organizować podróże wielkich korporacji, to znaczy że posiada zasoby, żeby pomóc każdej organizacji. Dodatkowo opinie wystawione przez tego rodzaju klienta są bardziej wiarygodne.

Które biura podróży obsługują wyłącznie klientów biznesowych?
Jeżeli podróże służbowe są ważnym aspektem w Twojej firmie, powinieneś rozważyć wybór takiego rozwiązania, które będzie jak najlepiej dopasowane. Należy sobie zadać pytanie, czy biura podróży, których klientami są wszyscy (również osoby prywatne), są w stanie sprostać oczekiwaniom B2B?

Firma działająca w B2B powinna znać i rozumieć potrzeby klienta biznesowego. Dobre praktyki i wychodzenie naprzeciw oczekiwaniom klientów B2B to między innymi:

– odciążenie klienta w rozliczeniach (np. poprzez oferowanie jednej zbiorczej faktury za całą podróż, zamiast osobnej od przewoźników, hoteli, restauracji),

– usprawnienie procesu akceptacji planów podróży tak, żeby przełożony miał więcej czasu,

– pokazywanie tylko tych ofert, które są zgodne z politykami podróży obowiązującymi w firmie,

– przejrzysty system umożliwiający generowanie personalizowanych raportów za pomocą kilku kliknięć, a nie na życzenie.

Dlaczego WorkTrips.com?
Czy firma absolutnie musi spełniać wszystkie warunki z metody „5 razy TAK”? Prawdopodobnie nie musi, ale w WorkTrips.com sądzimy, że te 5 elementów to dobre wyznaczniki skuteczności w branży podróży służbowych B2B.

W WorkTrips.com spełniamy wszystkie 5 warunków:

Czy posiadamy dostęp do aktualnych ofert hoteli i przewoźników oraz doświadczenie w branży? — mamy dostęp do ponad 2 000 000 miejsc noclegowych oraz do wszystkich liczących się linii lotniczych. Współpracujemy z agentami travelowymi na całym świecie, którzy pełnią rolę lokalnych ekspertów i wsparcia. Istniejemy od 2016 i skupiamy się na optymalizowaniu procesu zarządzania podróżami służbowymi.

Czy oferujemy całodobowe wsparcie dla podróżnego na wypadek nieprzewidzianych okoliczności? — 24/7/365 nasi agenci czekają, aby pomóc. Zawsze można skontaktować się z nimi: telefonicznie, mailowo oraz za pomocą czatu. Pomagają w wyborze ofert, a także podczas podróży. Są w stanie zdalnie dokonać rezerwacji, gdybyś np. spóźnił się na lot i potrzebował zarezerwować nowe połączenie.

Czy oferujemy obsługę online? — Nasze rozwiązanie to SaaS (Software as a service). Udostępniamy klientom wspieraną przez sztuczną inteligencję technologię, która jest w stanie podpowiedzieć najlepsze rozwiązanie (do tego wpisujące się w budżet i polityki podróży klienta). Podróżując z nami możesz planować podróże w 5 minut, a zamiast wielu faktur za różne usługi (od hoteli czy przewoźników), dostajesz jedną, od WorkTrips.com.

Czy polecają nas duże firmy? — możemy się pochwalić opiniami od takich gigantów jak Microsoft, Google, Vodafone, czy Billenium. Nasze rozwiązanie jest także dodane do SAP Concur App Center.

Czy jesteśmy dostosowani do klienta biznesowego? — Powstaliśmy po to, żeby obsługiwać klienta biznesowego. Znamy problemy i potrzeby firm, które podróżują w celach biznesowych. Nasze rozwiązanie SaaS zbudowaliśmy w ten sposób, żeby szef firmy, travel menedżer i wysyłany w podróż pracownik mieli dostęp do prostych i skutecznych rozwiązań. W WorkTrips.com wszystkie dane i procesy znajdują się w jednym dostępnym przez przeglądarkę systemie i można ten system wypróbować przed dokonaniem wyboru.

Z pozdrowieniami,

Zespół WorkTrips.com