Optymalizacja i efektywne zarządzanie podróżami służbowymi dzięki kluczowym wskaźnikom efektywności (KPI)
W dobie cyfryzacji firmy potrzebują skutecznych narzędzi, aby optymalizować procesy związane z podróżami służbowymi i kontrolować ponoszone koszty. W tym kontekście kluczowe wskaźniki efektywności (KPI) stanowią nieocenioną pomoc dla travel managerów oraz innych osób odpowiedzialnych za zarządzanie podróżami służbowymi w firmach. Przybliżymy Tobie, jakie KPI należy zastosować, aby zarządzanie podróżami służbowymi było bardziej efektywne pomagało realizować strategiczne cele firmy.
Czym tak właściwie są KPI?
KPI (Key Performance Indicators), czyli kluczowe wskaźniki efektywności. To miary lub wskaźniki wykorzystywane w celu oceny, monitorowania i mierzenia określonych celów i wyników w organizacji. Są to konkretne parametry, które pozwalają na oszacowanie postępów w osiąganiu celów biznesowych. KPI dostarczają klarownych i mierzalnych danych, co umożliwia podejmowanie świadomych decyzji i dostosowywanie strategii w celu poprawy wyników.
Jak zbudować zestaw odpowiednich KPI?
Krok 1: Określenie celów strategicznych firmy
Pierwszym krokiem w tworzeniu programu KPI jest określenie celów strategicznych firmy związanych z podróżami służbowymi. Przykładowe cele mogą obejmować:
1. Ograniczenie kosztów związanych z podróżami służbowymi.
2. Zwiększenie adopcji polityki podróży służbowych.
3. Poprawę zadowolenia pracowników związaną z podróżami służbowymi.
4. Zwiększenie kontroli wydatków na podróże.
5. Działanie na rzecz zrównoważonego rozwoju i redukcja wpływu na środowisko.
Krok 2: Definiowanie odpowiednich KPI dla każdego celu
Dla każdego z wyznaczonych celów strategicznych, należy zidentyfikować odpowiednie KPI, które pozwolą na skuteczną ocenę i monitorowanie osiąganych wyników. Przykładowe KPI mogą obejmować:
Cel 1: Ograniczenie kosztów związanych z podróżami służbowymi.
KPI 1: Odbyta liczba podróży
Cel 2: Zwiększenie adopcji polityki podróży służbowych
KPI 2: Liczba delegacji, które zostały zrealizowane niezgodnie z limitami wydatków określonymi w firmowej polityce podróży.
Cel 3: Zwiększenie adopcji narzędzi do rezerwacji usług i rozliczania wydatków.
KPI 3: Procent wydatków na podróże służbowe, które zostały zrealizowane za pośrednictwem preferowanego agenta/platformę do zarządzania podróżami oraz narzędzia do samodzielnej rezerwacji podróży.
Krok 3: Identyfikacja głównych źródeł danych
Dla każdego KPI należy zidentyfikować konkretne źródła danych, z których będzie można pozyskać niezbędne informacje do oceny wyników. W tym przypadku raporty dostarczane przez Travel Management Software, jak WorkTrips.com, narzędzia do samodzielnej rezerwacji, firmowe karty kredytowe oraz systemy rozliczania wydatków na podróże służbowe stanowią kluczowe źródła danych.
Krok 4: Analiza danych
Dane zebrane z różnych źródeł powinny być analizowane, a w przypadku wyników wykraczających poza wyznaczone zakresy KPI, podejmowane powinny być odpowiednie działania mające na celu poprawę efektywności i optymalizację procesów zarządzania podróżami służbowymi.
Czy są jakieś uniwersalne KPI?
Każda organizacja powinna określić własne KPI bazując na jej celach strategicznych. Istnieją jednak pewne uniwersalne KPI, spośród których można stworzyć spersonalizowany zestaw. Poniżej przedstawiamy kilka kluczowych kategorii KPI wraz z przykładami.
1. Wydatki i oszczędności:
– KPI: Efektywność umów – Procent firmowych wydatków na podróże służbowe wynikający z umów z dostawcami usług, takimi jak linie lotnicze, hotele itp.
– KPI: Efektywność narzędzi – Procent wydatków na podróże realizowany za pośrednictwem preferowanych agentów/platform do zarządzania podróżami oraz narzędzi do samodzielnej rezerwacji.
– KPI: Efektywność płatności – Procent wydatków na podróże służbowe opłacanych za pomocą korporacyjnych kart kredytowych.
2. Polityka podróży:
– KPI: Efektywność limitów – Procent przypadków, w których delegacje przekraczają wyznaczone limity wydatków.
– KPI: Planowanie podróży – Procent pracowników, którzy przestrzegają ustalonych terminów składania wniosków o podróż służbową.
– KPI: Adopcja narzędzi – Procent pracowników korzystających z określonego narzędzia do samodzielnej rezerwacji usług oraz rozliczania wydatków na podróże służbowe.
3. Bezpieczeństwo i społeczna odpowiedzialność biznesu:
– KPI: Kalkulacja CO2 – Ilość emisji CO2 związanej z podróżami służbowymi, w celu monitorowania wpływu na środowisko.
– KPI: Zrównoważone podróże – Procent podróży realizowanych za pomocą środków transportu o niższej emisji CO2, takich jak pociągi.
– KPI: Lokalizacja pracowników – Procent pracowników, którzy udostępniają swoją lokalizację podczas podróży służbowej i wyrażają zgodę na otrzymywanie komunikatów dotyczących ewentualnych zagrożeń w czasie rzeczywistym
Dzięki monitorowaniu i analizie KPI, możesz znacznie ułatwić pracę travel managerów i innych osób odpowiedzialnych za organizację podróży, a także skutecznie zoptymalizować zarządzanie podróżami służbowymi w Twojej firmie. W razie jakichkolwiek wątpliwości zapraszamy do skontaktowania się z naszymi specjalistami, którzy pomogą Ci dobrać odpowiednie wskaźniki, ustalić politykę podróży i zoptymalizować proces zarządzania oraz rozliczania wyjazdów służbowych.