6 powodów, dla których warto przenieść organizację podróży służbowych na platformę online
Czas czytania: 3 min
Jeżeli zajmujesz się zarządzaniem podróżami służbowymi w firmie, to doskonale wiesz, że to złożony proces, który w tradycyjnym „wydaniu” często oznacza dziesiątki maili, niekończące się telefony oraz ogromne sterty dokumentów do rozliczenia… Czy to rzeczywiście konieczne? Oczywiście, że nie! Poniżej poznasz 6 najważniejszych powodów, dla których platforma online jest znacznie lepszym rozwiązaniem niż klasyczna, bezpośrednia organizacja delegacji biznesowych. Zapraszamy do lektury!
W tym poradniku przeczytasz o:
- Koniec z “ręcznym” planowaniem podróży służbowych
- Automatyzacja zamiast żmudnych formalności
- Optymalizacja kosztów podróży służbowych
- Profesjonalne wsparcie oraz bezpieczeństwo podróżujących pracowników
- Przejrzyste raporty zamiast chaotycznych zestawień
- Zgodność z polityką ESG
- Organizacja podróży służbowych online
1. Koniec z “ręcznym” planowaniem podróży służbowych
Tradycyjne podejście do podróży służbowych: Jako travel manager szukasz lotów, hoteli oraz transportu lokalnego na różnych stronach, porównujesz ceny, a także terminy. Ale na tym nie koniec. Następnie czeka na Ciebie kolejne zadanie, a mianowicie seria telefonów do wykonania, aby wszystko skoordynować. Twoja rzeczywistość to ręczne tworzenie wniosków wyjazdowych, wieloetapowy proces akceptacji i czasochłonne poszukiwanie najlepszych opcji podróży.
Z platformą online: Wszystkie usługi dostępne są w jednym miejscu. System automatycznie pokazuje najlepsze opcje zgodne z polityką firmy, a całą podróż możesz zarezerwować w kilka minut. Zamiast kilkunastu telefonów i maili — kilka kliknięć.
2. Automatyzacja zamiast żmudnych formalności
Dotychczasowa organizacja delegacji: Każda podróż wymaga przygotowania przez Ciebie wniosku, zebrania podpisów, wydrukowania dokumentów i ręcznego sprawdzania zgodności z polityką firmy.
Z platformą online: System automatycznie generuje wnioski, a przełożony może zatwierdzić je jednym kliknięciem. Wszystkie dokumenty są cyfrowe, a zgodność z polityką firmy sprawdzana jest automatycznie podczas rezerwacji — pracownik widzi, czy wybrany przez niego obiekt noclegowy, lot lub inny transport mieszczą się w ustalonych ramach polityki travel.
3. Optymalizacja kosztów podróży służbowych
Klasyczny model organizacji wyjazdów biznesowych: Nie masz bieżącego wglądu w wydatki, a co za tym idzie, możesz mieć poczucie, że brakuje Ci „przejrzystości” cenowej. W takiej sytuacji trudno jest porównywać oferty, a sam proces negocjacji z każdym dostawcą osobno jest żmudny i czasochłonny.
Z platformą online: System automatycznie porównuje ceny i od razu masz wgląd w pełne koszty podróży. Dzięki lepszej optymalizacji wydatków Twoja firma może oszczędzić średnio 30% na kosztach podróży.
4. Profesjonalne wsparcie oraz bezpieczeństwo podróżujących pracowników
Standardowe podejście do organizacji delegacji: W razie problemów podczas podróży pracownik musi sam szukać rozwiązań lub próbować dotrzeć do właściwej osoby w biurze, która udzieli mu pomocy.
Z platformą online: Zyskujesz wsparcie doradców podróży m.in. poprzez live czat, telefon lub email. Ponadto masz dostęp do funkcji traveler tracker, służącej do monitoringu lokalizacji podróżnych. Dzięki takiemu rozwiązaniu możesz skutecznie zareagować w przypadku nieprzewidzianych wydarzeń.
5. Przejrzyste raporty zamiast chaotycznych zestawień
Dotychczasowa organizacja delegacji: Ręczne rozliczenie delegacji i analiza wydatków wymagają od Ciebie samodzielnego zbierania oraz wprowadzania danych.
Z platformą online: Zyskujesz automatyczne raportowanie w czasie rzeczywistym, dzięki któremu dział finansowy oszczędza mnóstwo czasu na rozliczeniach.
6. Zgodność z polityką ESG
Tradycyjne podejście do podróży służbowych: Współczesne firmy przykładają coraz większą wagę do zrównoważonego rozwoju. Standardowe podejście do podróży służbowych oznacza dla Ciebie brak danych o śladzie węglowym oraz spore trudności w raportowaniu wpływu na środowisko.
Z platformą online: Już na etapie planowania zyskujesz możliwość porównywania śladu węglowego różnych opcji transportu, co może wspierać Twoją firmę w realizacji celów ESG. Dzięki zespołowi WorkTrips możesz też mierzyć ilość wyemitowanego CO2 i skorzystać z opcji kompensacji śladu węglowego.
Organizacja podróży służbowych online
Przeniesienie organizacji podróży służbowych na platformę online to nie tylko kwestia wygody — to przede wszystkim strategiczna decyzja biznesowa, przekładająca się na wymierne korzyści. Oto najważniejsze z nich:
- znacząca redukcja czasu planowania wyjazdów biznesowych,
- optymalizacja kosztów podróży służbowych,
- eliminacja ręcznej pracy administracyjnej i błędów w dokumentacji,
- pełna zgodność z polityką firmową.
Czy Twoja firma nadal może sobie pozwolić na tradycyjną organizację podróży służbowych? Chcesz przekonać się, jak platforma do zarządzania podróżami może usprawnić pracę w Twojej organizacji? Umów się na bezpłatną prezentację systemu. Dołącz do grona zadowolonych firm, które już doceniły korzyści z automatyzacji procesów podróży służbowych.