Rozliczanie delegacji
Moduł delegacyjny na worktrips.com: Od wniosku do rozliczenia
Moduł delegacyjny jest częścią procesu obsługi podróży służbowej na worktrips.com. Umożliwia złożenie wniosku delegacyjnego i jego akceptację, gromadzi dane oraz dokumenty związane z konkretnym wyjazdem, a po zakończeniu podróży pozwala przeprowadzić rozliczenie delegacji – m.in. uzupełnić dietę, kilometrówkę i dodatkowe wydatki. Po zatwierdzeniu wniosku pracownik może przejść do kolejnego etapu na tej samej platformie – rezerwacji podróży. Dzięki temu wniosek, akceptacja, rezerwacja, dokumenty i rozliczenie podróży służbowej są częścią jednego procesu na worktrips.com.
Jeden wyjazd służbowy, jeden uporządkowany proces
Obsługa delegacji angażuje pracownika, osobę akceptującą, administrację, finanse i księgowość. Gdy każdy etap odbywa się w innym miejscu, informacje dotyczące jednego wyjazdu trzeba przekazywać między formularzami, mailami i plikami. Na worktrips.com proces rozpoczyna się od wniosku delegacyjnego, następnie przechodzi przez akceptację i rezerwację podróży, a kończy na rozliczeniu delegacji i przygotowaniu danych do dalszej obsługi. Moduł delegacyjny odpowiada za formalną część tego procesu – wniosek, akceptację, dokumenty i rozliczenie. Rezerwacja podróży jest kolejnym etapem realizowanym na tej samej platformie.
Do czego służy?
Porządkuje formalną obsługę delegacji od wniosku i akceptacji po rozliczenie kosztów.
Kto może korzystać?
Pracownicy, managerowie, działy finansowe i księgowość.
Co można rozliczyć?
Diety, kilometrówkę oraz pozostałe wydatki związane z delegacją.
Dopasowanie do firmy
Proces może uwzględniać zasady finansowe i ścieżki akceptacji.
Jak działa moduł delegacyjny na worktrips.com?
Wniosek
Cel podróży, termin,
miejsce i zaliczka.
Akceptacja
Wniosek trafia do
właściwej osoby.
Rezerwacja
Hotel, lot, pociąg
lub auto.
Rozliczenie
Dieta, kilometrówka,
wydatki i dokumenty.
Wniosek delegacyjny
Wniosek zawiera informacje dotyczące planowanego wyjazdu, m.in. jego cel, miejsce i termin. Na tym etapie można również zgłosić potrzebę zaliczki na koszty delegacji. Gotowy wniosek można od razu przekazać do akceptacji albo zapisać jako szkic i wrócić do niego później.
Akceptacja delegacji
Po wysłaniu wniosek trafia do osoby odpowiedzialnej za jego zatwierdzenie, zgodnie z ustaloną ścieżką akceptacji w firmie. Po podjęciu decyzji status wniosku jest widoczny na worktrips.com.
Rezerwacja podróży słuzbowej
Po akceptacji pracownik może przejść do kolejnego etapu, czyli do rezerwacji podróży służbowej na worktrips.com. Na platformie można zarezerwować lot, hotel, bilet kolejowy lub wynająć samochód.
Rozliczenie delegacji
Po zakończeniu wyjazdu pracownik uzupełnia dane potrzebne do rozliczenia delegacji: dietę, kilometrówkę, dodatkowe wydatki oraz dokumenty potwierdzające poniesione koszty. Hotel i transport są obsługiwane wcześniej w procesie rezerwacji na worktrips.com, dlatego nie trzeba ponownie ręcznie wprowadzać tych usług do rozliczenia. Po uzupełnieniu danych rozliczenie może zostać przekazane do dalszej obsługi w firmie.
Co daje obsługa delegacji na worktrips.com?
Jeden proces od wniosku do rozliczenia
Rozliczenie delegacji jako część całego procesu
Dokumenty w jednym miejscu
Raportowanie dopasowane do potrzeb firmy
Dane gotowe do dalszej pracy
Większa przejrzystość procesu
Mniej ręcznej pracy
Proces zgodny z polityką podróży służbowych
Moduł delegacyjny z dwóch perspektyw
Dla firmy
Automatyzacja procesu, mniej pracy ręcznej, uporządkowane dokumenty oraz dane potrzebne do kontroli i rozliczania delegacji.
Dla pracownika
Mniej formalności związanych z wnioskiem, dokumentami i rozliczeniem kosztów po zakończeniu podróży.
Najczęściej zadawane pytania
Moduł delegacyjny jest częścią procesu obsługi podróży służbowej na worktrips.com. Służy do obsługi formalności związanych z delegacją służbową: tworzenia i akceptacji wniosków, gromadzenia dokumentów oraz późniejszego rozliczania kosztów wyjazdu. Po akceptacji pracownik może kontynuować proces na tej samej platformie i zarezerwować podróż.
Proces zaczyna się od złożenia wniosku delegacyjnego online i przekazania go do akceptacji. Po zatwierdzeniu można przejść do rezerwacji delegacji na platformie worktrips.com. Po powrocie pracownik uzupełnia dietę, kilometrówkę, pozostałe wydatki oraz dokumenty związane z wyjazdem, a następnie przekazuje rozliczenie do dalszej obsługi.
Rozliczenie może obejmować dietę, kilometrówkę oraz inne wydatki poniesione podczas delegacji wraz z dokumentami potwierdzającymi koszty. We wniosku delegacyjnym pracownik podaje informacje o planowanym wyjeździe i może zawnioskować o zaliczkę na dodatkowe wydatki. Po akceptacji hotel, transport lub samochód na wynajem podróżujący rezerwuje bezpośrednio na worktrips.com, dlatego tych usług nie trzeba wpisywać do rozliczenia.
Po akceptacji wniosek zachowuje swój status w procesie delegacji. W następnym etapie podróżujący pracownik może przejść do modułu rezerwacyjnego dostępnego na platformie worktrips.com i zarezerwować podróż służbową.
Tak. Dokumenty potwierdzające wydatki można przypisać do odpowiedniej delegacji i kosztu.
Tak. Dane z rozliczonych delegacji mogą być wykorzystywane w dalszej obsłudze finansowej i księgowej. Za pośrednictwem platformy worktrips.com można generować zaawansowane raporty dopasowane do potrzeb firmy, które pomagają analizować koszty podróży służbowych i przygotowywać dane do dalszej pracy, w tym z systemami ERP.
Tak. Jeżeli delegacja odbywa się prywatnym lub wynajętym samochodem, rozliczenie może uwzględniać liczbę przejechanych kilometrów oraz zasady stosowane przez daną organizację.
Tak. Moduł obsługuje zarówno delegacje krajowe, jak i zagraniczne. Sposób rozliczenia może uwzględniać różne zasady w zależności od rodzaju podróży oraz polityki obowiązującej w organizacji.
Tak. Po zaakceptowaniu delegacji pracownik może przejść do planowania podróży na worktrips.com i zarezerwować hotel, lot, pociąg lub wynająć auto.
