Dienstreiseabrechnung
Dienstreisemodul auf worktrips.com: Vom Antrag bis zur Abrechnung
Das Dienstreisemodul ist Teil des Geschäftsreiseprozesses auf worktrips.com. Es ermöglicht die Einreichung und Genehmigung eines Dienstreiseantrags, sammelt Daten und Dokumente zu einer bestimmten Reise und ermöglicht nach Abschluss der Reise die Abrechnung – unter anderem von Verpflegungspauschalen, Kilometergeld und zusätzlichen Ausgaben. Nach Genehmigung des Antrags kann der Mitarbeiter auf derselben Plattform zum nächsten Schritt übergehen – zur Reisebuchung. Dadurch sind Antrag, Genehmigung, Buchung, Dokumente und Abrechnung der Geschäftsreise Teil eines einzigen Prozesses auf worktrips.com.
Eine Geschäftsreise, ein strukturierter Prozess
Die Abwicklung von Geschäftsreisen betrifft Mitarbeiter, Genehmiger, Verwaltung, Finanzen und Buchhaltung. Wenn jede Phase an einem anderen Ort stattfindet, müssen die Informationen zu einer Reise zwischen Formularen, E-Mails und Dateien übertragen werden. Auf worktrips.com beginnt der Prozess mit dem Dienstreiseantrag, führt über Genehmigung und Reisebuchung und endet mit der Abrechnung sowie der Aufbereitung der Daten für die weitere Bearbeitung. Das Dienstreisemodul übernimmt den formalen Teil dieses Prozesses – Antrag, Genehmigung, Dokumente und Abrechnung. Die Reisebuchung ist der nächste Schritt und erfolgt auf derselben Plattform.
Wozu dient das Modul?
Es strukturiert die formale Abwicklung von Geschäftsreisen – vom Antrag und der Genehmigung bis zur Kostenabrechnung.
Wer kann es nutzen?
Mitarbeiter, Führungskräfte, Finanzabteilungen und Buchhaltung.
Was kann abgerechnet werden?
Verpflegungspauschalen, Kilometergeld und weitere mit der Geschäftsreise verbundene Ausgaben.
An das Unternehmen angepasst
Der Prozess kann finanzielle Richtlinien und Genehmigungswege des Unternehmens berücksichtigen.
Wie funktioniert das Dienstreisemodul auf worktrips.com?
Antrag
Reisezweck, Zeitraum,
Reiseziel und Vorschuss.
Genehmigung
Der Antrag geht an
die zuständige Person.
Buchung
Hotel, Flug, Zug
oder Auto.
Abrechnung
Verpflegung, Kilometergeld,
Ausgaben und Dokumente.
Dienstreiseantrag
Der Antrag enthält Informationen zur geplanten Reise, unter anderem Reisezweck, Ziel und Zeitraum. In diesem Schritt kann außerdem ein Vorschuss für die Kosten der Geschäftsreise beantragt werden. Der fertige Antrag kann direkt zur Genehmigung eingereicht oder als Entwurf gespeichert und später weiterbearbeitet werden.
Genehmigung der Geschäftsreise
Nach dem Absenden wird der Antrag entsprechend dem im Unternehmen festgelegten Genehmigungsweg an die zuständige Person weitergeleitet. Nach der Entscheidung ist der Status des Antrags auf worktrips.com sichtbar.
Buchung der Geschäftsreise
Nach der Genehmigung kann der Mitarbeiter zum nächsten Schritt übergehen – der Buchung der Geschäftsreise auf worktrips.com. Auf der Plattform können ein Flug, ein Hotel, ein Bahnticket oder ein Mietwagen gebucht werden.
Abrechnung der Geschäftsreise
Nach Abschluss der Reise ergänzt der Mitarbeiter die für die Abrechnung erforderlichen Angaben: Verpflegungspauschalen, Kilometergeld, zusätzliche Ausgaben sowie Belege für die entstandenen Kosten. Hotel und Transport werden bereits zuvor im Buchungsprozess auf worktrips.com abgewickelt und müssen daher nicht erneut manuell in die Abrechnung eingetragen werden. Nach Vervollständigung der Daten kann die Abrechnung zur weiteren Bearbeitung im Unternehmen weitergeleitet werden.
Welche Vorteile bietet die Geschäftsreiseverwaltung auf worktrips.com?
Ein Prozess vom Antrag bis zur Abrechnung
Die Geschäftsreiseabrechnung als Teil des gesamten Prozesses
Dokumente an einem Ort
Auf die Unternehmensbedürfnisse zugeschnittenes Berichtswesen
Daten bereit für die weitere Bearbeitung
Mehr Transparenz im Prozess
Weniger manuelle Arbeit
Ein Prozess im Einklang mit der Geschäftsreiserichtlinie
Das Dienstreisemodul aus zwei Perspektiven
Für das Unternehmen
Automatisierte Prozesse, weniger manuelle Arbeit, strukturierte Dokumente sowie die für Kontrolle und Abrechnung von Geschäftsreisen benötigten Daten.
Für Mitarbeiter
Weniger Formalitäten rund um Antrag, Dokumente und Kostenabrechnung nach Abschluss der Reise.
Häufig gestellte Fragen
Das Dienstreisemodul ist Teil des Geschäftsreiseprozesses auf worktrips.com. Es dient der Abwicklung der Formalitäten rund um Geschäftsreisen: Erstellung und Genehmigung von Anträgen, Sammlung von Dokumenten und anschließende Abrechnung der Reisekosten. Nach der Genehmigung kann der Mitarbeiter den Prozess auf derselben Plattform fortsetzen und die Reise buchen.
Der Prozess beginnt mit der Online-Einreichung eines Dienstreiseantrags und dessen Weiterleitung zur Genehmigung. Nach der Genehmigung kann die Geschäftsreise auf der Plattform worktrips.com gebucht werden. Nach der Rückkehr ergänzt der Mitarbeiter Verpflegungspauschalen, Kilometergeld, weitere Ausgaben und reisebezogene Dokumente und leitet die Abrechnung anschließend zur weiteren Bearbeitung weiter.
Die Abrechnung kann Verpflegungspauschalen, Kilometergeld und andere während der Geschäftsreise entstandene Ausgaben einschließlich entsprechender Belege umfassen. Im Dienstreiseantrag gibt der Mitarbeiter Informationen zur geplanten Reise an und kann einen Vorschuss für zusätzliche Ausgaben beantragen. Nach der Genehmigung bucht der Reisende Hotel, Transport oder Mietwagen direkt auf worktrips.com, sodass diese Leistungen nicht in die Abrechnung eingetragen werden müssen.
Nach der Genehmigung behält der Antrag seinen Status im Geschäftsreiseprozess. Im nächsten Schritt kann der reisende Mitarbeiter zum Buchungsmodul auf worktrips.com wechseln und die Geschäftsreise buchen.
Ja. Dokumente zum Nachweis von Ausgaben können der entsprechenden Geschäftsreise und dem jeweiligen Kostenposten zugeordnet werden.
Ja. Daten aus abgerechneten Geschäftsreisen können für die weitere finanzielle und buchhalterische Bearbeitung verwendet werden. Über die Plattform worktrips.com lassen sich umfangreiche, auf die Anforderungen des Unternehmens zugeschnittene Berichte erstellen, die bei der Analyse von Geschäftsreisekosten und der Aufbereitung von Daten für die weitere Verarbeitung, einschließlich ERP-Systemen, helfen.
Ja. Wenn die Geschäftsreise mit einem privaten Fahrzeug oder Mietwagen erfolgt, kann die Abrechnung die gefahrenen Kilometer sowie die im jeweiligen Unternehmen geltenden Regeln berücksichtigen.
Ja. Das Modul unterstützt sowohl nationale als auch internationale Geschäftsreisen. Die Art der Abrechnung kann je nach Reiseart und den im Unternehmen geltenden Richtlinien unterschiedliche Regeln berücksichtigen.
Ja. Nach der Genehmigung der Geschäftsreise kann der Mitarbeiter auf worktrips.com mit der Reiseplanung fortfahren und Hotel, Flug, Zug oder Mietwagen buchen.
