Geschäftsreiseabrechnung für Unternehmen
Geschäftsreisemanagement ohne verstreute Daten
Geschäftsreisemodul ist Teil des Geschäftsreisemanagements auf worktrips.com. Es ermöglicht die Bearbeitung und Genehmigung von Dienstreiseanträgen, bündelt Daten und Dokumente zu einzelnen Reisen und ermöglicht nach Abschluss der Reise deren Abrechnung. Nach der Genehmigung des Antrags kann der Mitarbeiter den Prozess auf derselben Plattform fortsetzen und mit der Reisebuchung. Dadurch sind Antrag, Genehmigung, Buchung, Dokumente und Dienstreiseabrechnung aufeinanderfolgende Schritte eines einzigen Prozesses auf worktrips.com. Für das Unternehmen bedeutet das weniger verstreute Informationen, weniger manuelle Arbeit und zentral verfügbare Daten, die für die weitere finanzielle und buchhalterische Bearbeitung sowie für das Reporting genutzt werden können.
Welche Vorteile bietet ein strukturierter Dienstreiseprozess für Unternehmen?
Mehr Kontrolle über die Kosten
Daten zu Dienstreisen, Buchungen und Ausgaben sind in einem einzigen Prozess miteinander verknüpft. Dadurch lassen sich Kosten leichter analysieren, Budgets überwachen und Geschäftsreiseausgaben besser bewerten.
Automatisierung des Dienstreiseprozesses
Wiederkehrende Schritte rund um Antrag, Genehmigung, Buchung und Abrechnung können in einem strukturierten Prozess auf worktrips.com abgewickelt werden. Das reduziert manuelle Tätigkeiten und optimiert das Dienstreisemanagement im Unternehmen.
Weniger manuelle Arbeit und mehr Zeitersparnis
Weniger Dateneingaben, Dateiversand und manuelle Kontrolle der einzelnen Prozessschritte bedeuten weniger Verwaltungsaufwand für alle Beteiligten. Nach Abschluss des Prozesses erhält das Unternehmen eine vollständig ausgefüllte Dienstreiseabrechnung, die direkt weiterverarbeitet werden kann, ohne die Dokumentation von Grund auf neu erstellen zu müssen.
Alle Daten an einem Ort
Informationen zu Reisen, Kosten, Dokumenten und Abrechnungen werden in einer zentralen Umgebung gesammelt. So lässt sich die Datenkonsistenz leichter gewährleisten und die Informationen können in nachfolgenden Prozessen genutzt werden.
Ein Prozess, der zu Ihrem Unternehmen passt
Der Dienstreiseprozess kann die geltende Reiserichtlinie, finanzielle Vorgaben und den im Unternehmen verwendeten Genehmigungsprozess berücksichtigen. Dadurch lässt sich der Prozess an die tatsächlichen Abläufe der Organisation anpassen.
Reporting und Daten zur weiteren Verarbeitung
Auf worktrips.com können Berichte auf Basis von Daten aus Dienstreisen und deren Abrechnungen erstellt werden. Diese Informationen unterstützen die weitere Arbeit von Finanz- und Buchhaltungsteams und können in Prozesse mit ERP-Systemen eingebunden werden.
Was kann ein Unternehmen im Geschäftsreisemodul verwalten?
Dienstreiseanträge
Bearbeitung von Anträgen für geplante Dienstreisen, einschließlich der für die nächsten Prozessschritte erforderlichen Daten.
Genehmigungsworkflows
Anträge können gemäß dem im Unternehmen festgelegten Genehmigungsprozess an die zuständigen Personen weitergeleitet werden.
Status von Dienstreisen
An einem zentralen Ort lässt sich prüfen, in welcher Phase sich eine Reise befindet und welche Schritte bereits abgeschlossen wurden.
Dokumente und Ausgaben
Belege, Rechnungen, weitere Anhänge und Kostendaten können einer bestimmten Dienstreise zugeordnet werden.
Dienstreiseabrechnung
Abrechnung von Verpflegungspauschalen, Kilometergeld und weiteren Ausgaben, die während einer Dienstreise entstanden sind.
Berichte und Analysen
Über worktrips.com erstellte Dienstreiseberichte können zur Kostenanalyse und zur Einleitung geeigneter Maßnahmen zur Prozessoptimierung genutzt werden.
Daten für Finanzen und Buchhaltung
Die im Prozess gesammelten Informationen können die weitere finanzielle und buchhalterische Bearbeitung sowie den Datenaustausch mit ERP-Systemen unterstützen.
Häufig gestellte Fragen
Ja. Der Standardprozess kann an die Anforderungen der Organisation angepasst werden. Dazu gehören unter anderem die Art der Antragsgenehmigung, die in den einzelnen Phasen erforderlichen Informationen sowie ausgewählte Regeln für die Dienstreiseabrechnung.
Der Genehmigungsprozess kann an die Struktur und die Regeln des Unternehmens angepasst werden, sodass Anträge an die jeweils zuständigen Personen weitergeleitet werden.
Ja. Die Abrechnung ist Bestandteil des Dienstreiseprozesses und kann unter anderem Verpflegungspauschalen, Kilometergeld, Ausgaben und reisebezogene Dokumente umfassen.
Ja. Belege, Rechnungen und weitere Anhänge können der jeweiligen Reise und einer konkreten Ausgabe zugeordnet werden.
Ja. Auf worktrips.com können Berichte entsprechend den Anforderungen des Unternehmens erstellt und Dienstreisedaten zur Analyse von Reisekosten sowie für die weitere finanzielle Bearbeitung genutzt werden. Das System bietet außerdem Berichte zum Herunterladen, darunter eine Datei für die Buchhaltung sowie einen vollständigen Datensatz der Dienstreise zur Verwendung in einem ERP-System.
Ja. Anträge, Genehmigungen, Dokumente und anschließende Abrechnungen werden innerhalb eines strukturierten Prozesses bearbeitet. Dadurch müssen weniger Informationen manuell zwischen E-Mails, Formularen und Dateien übertragen werden. Nach Abschluss der Dienstreise erhält die Organisation eine vollständig ausgefüllte Abrechnung zur weiteren Bearbeitung. Das reduziert die Notwendigkeit, Informationen manuell erneut einzugeben und Dokumente durch das zuständige Abrechnungsteam von Grund auf neu zu erstellen.
