Politica de confidențialitate

Asigurarea securității datelor cu caracter personal este esențială pentru construirea unor relații de afaceri prietenoase, bazate pe încredere, cu clienții, contractanții, colaboratorii și persoanele interesate de cooperarea cu compania noastră. Construind un business responsabil, depunem toate eforturile pentru ca datele cu caracter personal încredințate nouă să fie protejate corespunzător. Prezenta Politică de confidențialitate stabilește principiile de colectare, prelucrare și utilizare a datelor cu caracter personal. Am pregătit acest document într-un mod transparent și clar, astfel încât să poți extrage informațiile care te privesc și care sunt de interes pentru tine.

Te invităm să citești Politica noastră de confidențialitate!

Informații de bază

1. Datele sunt colectate de: WorkTrips Sp. z o.o. cu sediul în Poznań, str. Al. Wielkopolska 67/3, KRS 0000952583, e-mail: hello@worktrips.com.

2. Prelucrarea datelor se realizează în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor) – denumit în continuare „GDPR”.

3. Ai dreptul: să soliciți accesul la datele tale cu caracter personal, rectificarea, ștergerea, restricționarea prelucrării, opoziția față de prelucrare, precum și portabilitatea datelor.

4. Dacă prelucrarea se bazează pe consimțământul tău – îl poți retrage în orice moment, informându-ne, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate anterior.

5. Ai dreptul să depui o plângere la Președintele Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP).

Ce date cu caracter personal colectăm?

În scopul furnizării serviciilor de organizare a călătoriilor de afaceri, avem nevoie de date cu caracter personal necesare pentru efectuarea rezervărilor și pentru prestarea serviciilor suplimentare alese de tine. În acest scop prelucrăm următoarele date cu caracter personal: adresă de e-mail, nume și prenume, număr de telefon, datele oaspetelui, datele pentru emiterea facturii, eventual alte date solicitate de furnizorii serviciilor de cazare, transport și alte servicii turistice.

Ne dorim, de asemenea, să ne dezvoltăm afacerea și să te informăm despre ofertele pe care le pregătim și care te-ar putea interesa. În acest fel desfășurăm acțiuni de marketing (ex. newsletter) ale companiei, utilizând date de bază precum: adresă de e-mail, nume și prenume, număr de telefon.

În scopul stabilirii și menținerii corespunzătoare a comunicării de afaceri, executării contractelor și oferirii serviciilor noastre, contactăm clienții în principal prin e-mail. În acest caz prelucrăm datele tale cu caracter personal care ne permit să luăm legătura cu tine: adresă de e-mail, nume și prenume, precum și orice alte date pe care ni le transmiți în corespondența prin e-mail.

Desfășurarea activității noastre economice, constând în prestarea serviciilor de organizare a călătoriilor de afaceri și a altor servicii conexe, necesită ținerea evidenței contabile. Pentru a asigura transparența și conformitatea cu reglementările legale în vigoare, avem nevoie de următoarele date cu caracter personal: denumirea și adresa vânzătorului și a cumpărătorului, coduri fiscale (CUI/NIF), eventual datele persoanei care semnează, precum și alte date înscrise pe facturi și alte documente contabile.

Compania noastră se dezvoltă continuu, motiv pentru care derulăm permanent recrutări de candidați care doresc să își aducă cunoștințele, abilitățile și ideile inovatoare în echipa noastră. Pentru a începe colaborarea cu noi, trebuie să ne transmiți datele cu caracter personal necesare desfășurării procesului de recrutare și luării deciziei privind începerea cooperării. Poți trimite datele tale personale sub forma unui CV sau a unei scrisori de intenție.

Cum prelucrăm datele tale cu caracter personal?

Datele tale sunt prelucrate într-un mod care asigură cel mai înalt standard de protecție. Colectăm datele tale cu caracter personal în special în scopul:
1. Prestării către tine a serviciilor de organizare a călătoriilor de afaceri sau a altor servicii conexe.
2. Asigurării accesului la instrumentul nostru informatic worktrips.com în vederea efectuării rezervărilor prin intermediul acestuia.
3. Verificării veridicității și completitudinii informațiilor transmise de tine.
4. Răspunsului la solicitarea ta trimisă prin formularul de contact; dacă solicitarea privește comandarea unui serviciu – prelucrarea datelor se va realiza în scopul încheierii și executării contractului, precum și pentru stabilirea, exercitarea sau apărarea drepturilor legale.
5. Trimiterii rezultatelor chestionarelor.
6. Trimiterii newsletter-ului nostru pe adresa de e-mail furnizată.
7. Punerea la dispoziția ta și a angajatorului tău (plătitorului) a detaliilor călătoriei tale.
8. Asigurării unui contact permanent cu tine, informării despre modificările rezervării, alerte, actualizări.
9. Îmbunătățirii nivelului serviciilor prestate și evaluării riscurilor.
10. Prevenirii și detectării fraudelor cibernetice și a altor infracțiuni care ar putea afecta securitatea datelor tale.
11. Combaterea oricăror acțiuni cu caracter discriminatoriu.
12. Permite nouă eventuala exercitare a drepturilor legale sau apărarea împotriva cererilor rezultate din contractele încheiate.
13. Îndeplinirii obligațiilor noastre în domeniul evidenței contabile și a altor obligații impuse de legislație.
14. Luării de către noi a deciziei privind începerea colaborării cu candidatul care ne-a trimis candidatura.

Toate acțiunile pe care le întreprindem cu datele tale cu caracter personal au ca scop dezvoltarea instrumentului nostru worktrips.com, îmbunătățirea serviciilor oferite și asigurarea celui mai înalt standard de securitate a datelor prelucrate.

Pe ce bază legală prelucrăm datele tale cu caracter personal?

Baza principală pentru prelucrarea datelor cu caracter personal este executarea contractului încheiat, în special cel privind organizarea călătoriilor de afaceri și a altor servicii conexe. Dacă nu ne furnizezi datele, nu vom putea presta aceste servicii.

Adesea avem nevoie de consimțământul tău pentru prelucrarea datelor. Reține însă că refuzul acordării acestuia ne va împiedica să îți prestăm serviciile. Consimțământul tău poate fi necesar pentru acțiunile de marketing, în special pentru trimiterea newsletter-ului pe adresa de e-mail sau a rezultatelor chestionarelor completate de tine.

Pentru a participa la procesul de recrutare organizat de noi, în calitate de candidat, trebuie să ne acorzi consimțământul pentru prelucrarea datelor cu caracter personal – în caz contrar nu poți participa la procesul de recrutare.

Reține că, în cazul în care singura bază legală a prelucrării datelor tale cu caracter personal este consimțământul, ne poți contacta în orice moment pentru a-l retrage.

Consimțământul tău nu este însă singura bază legală pentru prelucrarea datelor. Răspunzând solicitării tale trimise prin formularul de contact, prelucrăm datele cu caracter personal și pe baza intereselor noastre legitime. Dacă solicitarea privește comandarea unui serviciu – prelucrarea se va face în scopul încheierii și executării contractului, precum și pentru stabilirea, exercitarea sau apărarea drepturilor legale. În cazul datelor de pe facturi și alte documente contabile, prelucrarea se realizează pentru îndeplinirea obligațiilor legale (ținerea evidenței contabile) și pentru realizarea intereselor noastre legitime (eventuala exercitare sau apărare împotriva cererilor legale).

Atunci când prelucrăm date pe baza interesului legitim, ne asigurăm că domeniul datelor transmise este adecvat nevoilor și se limitează doar la datele esențiale pentru realizarea interesului nostru.

De unde obținem datele cu caracter personal?

Datele tale cu caracter personal le obținem în următoarele moduri:

1. Tu însuți ne transmiți datele cu caracter personal
Decizia de a ne transmite datele tale cu caracter personal îți aparține întotdeauna. Poți transmite date necesare pentru prestarea serviciilor sau începerea colaborării, precum și date suplimentare care facilitează contactul sau contribuie la realizarea scopurilor prelucrării descrise mai sus. Reține că, deși furnizarea datelor este voluntară, necomunicarea lor ne va împiedica să răspundem solicitării tale (ex. prin formularul de contact), să încheiem un contract cu tine, să îți trimitem rezultatul chestionarului sau să organizăm o călătorie de afaceri pentru tine.

2. Datele cu caracter personal le primim de la alte persoane

Datele tale cu caracter personal le primim și de la persoanele care încheie cu noi un contract de prestări servicii. Acestea sunt angajatorii sau alte persoane care ne solicită organizarea unei călătorii de afaceri pentru tine.

Putem primi datele tale și de la parteneri de afaceri sau alte persoane terțe independente. În acest caz, datele transmise de ei pot fi corelate cu datele pe care le primim direct de la tine.

3. Colectăm automat datele tale cu caracter personal
Colectarea automată a datelor constă în preluarea lor de pe dispozitivul pe care îl utilizezi atunci când accesezi sistemul nostru. Este vorba despre următoarele date: adresă IP și URL-ul paginii, informații despre browser și dispozitiv, uneori informații despre locație, fișiere cookie și tehnologii similare, informații despre tranzacția de plată.

4. Obținerea datelor din registre publice
În cazul datelor cu caracter personal de pe facturi și alte documente contabile, datele le obținem și din registrele publice ale operatorilor economici.

Cât timp stocăm datele tale cu caracter personal?

Datele cu caracter personal le prelucrăm atât timp cât este necesar. Perioada de stocare depinde de scopul și temeiul legal al prelucrării, după cum urmează:

1. Având în vedere prevederile fiscale și termenele de prescripție, vom prelucra timp de 7 ani:

a) datele necesare pentru executarea contractului,
b) datele conținute în corespondența prin e-mail,
c) datele conținute pe facturi și alte documente contabile.

2. Timp de 10 ani vom prelucra datele necesare pentru acțiuni de marketing.

3. Datele conținute în procesele de recrutare (CV-uri, scrisori de intenție) vor fi stocate pe durata recrutării și încă 6 luni după încheierea acesteia.

Reține însă că, dacă singurul temei legal al prelucrării este consimțământul tău, îl poți retrage în orice moment și ne poți solicita ștergerea datelor. După expirarea perioadei de prelucrare, ștergem datele sau le anonimizăm.

Unde stocăm datele tale cu caracter personal?

Datele tale cu caracter personal sunt stocate pe servere externe care oferă un nivel ridicat de securitate. Ne asigurăm că toate serverele externe pe care sunt stocate datele tale funcționează în conformitate cu legislația și cu instrucțiunile noastre obligatorii.

Cui transmitem datele tale cu caracter personal?

Datele tale cu caracter personal pot fi transmise către terți doar atunci când acest lucru este necesar pentru realizarea scopului prelucrării și când o astfel de obligație ne este impusă de organele legale.

În funcție de scopul prelucrării, accesul la datele tale îl pot avea:

a) companii externe de IT, în domeniul furnizării și mentenanței serviciilor, software-ului și echipamentelor informatice,
b) servicii de plăți electronice,
c) în cazul efectuării plăților, datele vor fi transmise către bănci,
d) firme externe de contabilitate, firme de recuperări creanțe și cabinete de avocatură (în cazul recuperării creanțelor),
e) servicii poștale și de curierat (în cazul trimiterii corespondenței),
f) furnizori externi de servicii turistice, asiguratori, companii aeriene și hoteluri.

Datele cu caracter personal le vom pune la dispoziția terților și în cazurile în care ne-ai dat consimțământul în acest sens, de exemplu atunci când rezultă din colaborarea noastră cu un alt operator. În afara acestor cazuri, datele nu vor fi dezvăluite altor entități, cu excepția situațiilor prevăzute de lege.

De asemenea, putem fi solicitați sau obligați de organele competente să transmitem datele tale cu caracter personal, de exemplu în scopul prevenirii sau depistării infracțiunilor, combaterii discriminării sau a altor acțiuni ilegale, precum și pentru exercitarea sau apărarea drepturilor noastre legale.

Transmitem datele tale către state terțe?

Având în vedere aria globală de acțiune a companiei noastre și rezervarea călătoriilor de afaceri în diferite țări (inclusiv în afara Uniunii Europene), poate apărea necesitatea transmiterii datelor tale cu caracter personal necesare prestării serviciilor către state terțe – exclusiv către furnizorii externi de servicii turistice și hoteluri, în scopul executării contractului. În acest caz se aplică art. 45 alin. (1), art. 46 alin. (2) lit. c) sau d) sau art. 49 alin. (1) lit. a), b) sau c) din GDPR. Reglementările privind protecția datelor din aceste țări pot fi mai puțin restrictive decât cele europene. Depunem totuși toate eforturile pentru ca datele să fie transmise către furnizori care asigură un nivel de protecție a datelor cel puțin echivalent cu cel asigurat de compania noastră.

Datele tale cu caracter personal nu vor fi transmise către organizații internaționale.

Folosim fișiere cookie?

Pentru a asigura cel mai mare confort la utilizarea site-ului nostru, în timpul navigării, pe dispozitivul tău sunt salvate mici fișiere, denumite cookie. Aceste fișiere permit adaptarea conținutului site-ului la nevoile și interesele tale. Datorită salvării lor pe dispozitivul tău, este posibilă, printre altele, afișarea site-ului în modul cel mai potrivit pentru un anumit utilizator. Fișierele cookie ne permit să colectăm date statistice, cu ajutorul cărora dezvoltăm site-ul în conformitate cu preferințele utilizatorilor noștri.

Poți bloca sau limita în orice moment posibilitatea salvării fișierelor cookie pe dispozitivul tău, însă există riscul ca această operațiune să îngreuneze utilizarea site-ului.

Ștergerea datelor

Reține că poți solicita ștergerea datelor dacă singura bază legală a prelucrării este consimțământul tău. În caz contrar, putem păstra datele tale, de exemplu, în următoarele scopuri:

a) dacă este necesar pentru interesele noastre legitime (de exemplu, exercitarea sau apărarea împotriva cererilor legale),
b) dacă păstrarea datelor cu caracter personal este impusă de legislația în vigoare (inclusiv obligații fiscale și de raportare).

Rezumat

Toate datele cu caracter personal prelucrate de noi sunt protejate în conformitate cu cerințele GDPR. Depunem toate eforturile posibile pentru a-ți securiza datele și a le proteja împotriva acțiunilor terților.

Periodic actualizăm Politica noastră de confidențialitate pentru a ne asigura că este în concordanță cu legislația în vigoare și pentru a o adapta la activitatea noastră în continuă dezvoltare. Orice modificare sau actualizare a Politicii va fi realizată prin publicarea noii versiuni pe această pagină.

În cazul oricăror nelămuriri sau întrebări suplimentare privind protecția datelor personale, te rugăm să ne contactezi.