Decontarea deplasărilor de afaceri pentru angajați
Mai puține formalități în jurul deplasărilor de afaceri
Modul pentru deplasări de afaceri face parte din procesul de gestionare a călătoriilor de afaceri pe worktrips.com. Angajații pot depune online o cerere de deplasare, o pot trimite spre aprobare, îi pot verifica statusul și pot colecta datele și documentele aferente călătoriei. După încheierea călătoriei, deplasarea poate fi decontată. După aprobarea cererii, angajatul poate continua procesul pe aceeași platformă și poate trece la rezervarea călătoriei. Astfel, cererea, aprobarea, rezervarea, documentele și decontarea deplasării reprezintă etape succesive ale unui singur proces de călătorie de afaceri pe worktrips.com.
Mai puțin timp petrecut cu formalitățile deplasării
O cerere de deplasare poate fi pregătită online, fără a căuta modele, a trimite informații prin e-mail sau a transmite documente între mai multe persoane. Datele privind călătoria planificată sunt asociate automat cu deplasarea gestionată pe platforma worktrips.com, iar cererea completată poate fi trimisă direct spre aprobare. Astfel, procesul deplasării poate fi început mai ușor, iar formalitățile dinaintea plecării pot fi finalizate eficient.
Toate informațiile despre deplasare la îndemână
Na worktrips.com puteți verifica statusul cererii, detaliile deplasării și informațiile necesare în etapele următoare ale procesului. Nu este nevoie să reveniți la mesaje anterioare, fișiere sau situații separate. Accesul mobil permite verificarea detaliilor și în timpul călătoriei, fără a fi nevoie de un computer.
Rezervarea călătoriei de afaceri ca etapă următoare
După aprobarea cererii, angajatul poate trece la următoarea etapă pe worktrips.com – rezervarea călătoriei de afaceri. Prin intermediul platformei pot fi rezervate, printre altele, zboruri, hoteluri, bilete de tren sau mașini de închiriat.
Documentele sunt întotdeauna asociate deplasării corecte
Bonurile, facturile și alte documente aferente cheltuielilor efectuate pot fi atribuite direct deplasării corespunzătoare. Astfel, toate materialele necesare pentru decontarea ulterioară rămân organizate și ușor accesibile.
Decontare mai simplă după întoarcere
După încheierea deplasării, diurna, indemnizația de kilometraj și celelalte cheltuieli pot fi completate într-un singur loc, iar documentele justificative pot fi adăugate. Decontul rămâne asociat deplasării respective, astfel încât informațiile despre călătorie nu trebuie introduse din nou.
Ce puteți face în modulul pentru deplasări de afaceri?
Depuneți o cerere de deplasare
Completați informațiile despre călătoria planificată și trimiteți cererea spre aprobare.
Verificați statusul cererii
Verificați dacă cererea așteaptă o decizie, a fost aprobată sau necesită completări.
Adăugați documente
Asociați bonurile, facturile și alte documente atașate deplasării corespunzătoare.
Decontați diurna
Introduceți datele necesare pentru calcularea diurnei de deplasare.
Decontați kilometrajul
Completați informațiile privind deplasarea cu mașina.
Decontați celelalte cheltuieli
Adăugați alte costuri suportate în timpul deplasării și includeți-le în decont.
Puteți rezerva călătoria de afaceri și pe worktrips.com
După aprobare, puteți trece cu un singur clic la rezervarea unui hotel, a unui zbor, a unei călătorii cu trenul sau a unei mașini de închiriat.
Întrebări frecvente
Cererea de deplasare poate fi completată online direct pe platforma worktrips.com. Introduceți informațiile despre călătoria planificată, apoi trimiteți cererea spre aprobare. De asemenea, o puteți salva ca schiță și reveni la ea mai târziu.
Da. La depunerea cererii puteți indica și faptul că aveți nevoie de un avans pentru cheltuielile aferente deplasării.
Da. După trimiterea cererii, călătorul poate vedea statusul actual al acesteia. Astfel, poate verifica dacă cererea a fost aprobată. După aprobare, angajatul poate trece și la rezervarea călătoriei de afaceri direct pe worktrips.com.
Da. În timpul decontării pot fi adăugate bonuri, facturi și alte documente aferente cheltuielilor efectuate. Documentele sunt asociate decontului unei anumite deplasări.
După călătorie pot fi completate informațiile necesare pentru decontare, inclusiv diurna, kilometrajul și celelalte cheltuieli, precum și documentele care confirmă costurile suportate. Decontul complet poate fi apoi trimis spre aprobare.
Da. Dacă în timpul deplasării este utilizată o mașină personală, angajatul poate introduce numărul de kilometri parcurși și poate include indemnizația de kilometraj în decont.
Da. În decont pot fi introduse ora exactă de începere și de încheiere a deplasării, precum și informații despre mesele asigurate în timpul călătoriei. Aceste date sunt utilizate pentru calcularea diurnei.
