Decontarea deplasărilor de serviciu
Modulul pentru deplasări de serviciu pe worktrips.com: De la cerere la decontare
Modulul pentru deplasări de serviciu face parte din procesul de gestionare a călătoriilor de afaceri pe worktrips.com. Acesta permite trimiterea și aprobarea unei cereri de deplasare, colectează datele și documentele aferente unei anumite călătorii, iar după încheierea acesteia permite efectuarea decontului – inclusiv completarea diurnei, a kilometrilor parcurși și a cheltuielilor suplimentare. După aprobarea cererii, angajatul poate trece la următoarea etapă pe aceeași platformă – rezervarea călătoriei. Astfel, cererea, aprobarea, rezervarea, documentele și decontarea călătoriei de afaceri fac parte dintr-un singur proces pe worktrips.com.
O singură deplasare de serviciu, un singur proces organizat
Gestionarea unei deplasări de serviciu implică angajatul, persoana care aprobă, administrația, departamentul financiar și contabilitatea. Atunci când fiecare etapă are loc într-un sistem diferit, informațiile despre aceeași călătorie trebuie transferate între formulare, e-mailuri și fișiere. Pe worktrips.com, procesul începe cu cererea de deplasare, continuă cu aprobarea și rezervarea călătoriei și se încheie cu decontarea și pregătirea datelor pentru procesarea ulterioară. Modulul pentru deplasări gestionează partea formală a acestui proces – cererea, aprobarea, documentele și decontarea. Rezervarea călătoriei este următoarea etapă, realizată pe aceeași platformă.
La ce servește?
Organizează procesul formal al deplasării de serviciu, de la cerere și aprobare până la decontarea cheltuielilor.
Cine îl poate utiliza?
Angajații, managerii, departamentele financiare și contabilitatea.
Ce poate fi decontat?
Diurna, kilometrajul și alte cheltuieli legate de deplasarea de serviciu.
Adaptare la companie
Procesul poate ține cont de regulile financiare și fluxurile de aprobare ale companiei.
Cum funcționează modulul pentru deplasări de serviciu pe worktrips.com?
Cerere
Scopul călătoriei, perioada,
destinația și avansul.
Aprobare
Cererea ajunge la
persoana responsabilă.
Rezervare
Hotel, zbor, tren
sau mașină.
Decontare
Diurnă, kilometraj,
cheltuieli și documente.
Cerere de deplasare
Cererea conține informații despre deplasarea planificată, inclusiv scopul, destinația și perioada acesteia. În această etapă se poate solicita și un avans pentru cheltuielile aferente deplasării. Cererea completată poate fi trimisă imediat spre aprobare sau salvată ca schiță pentru a fi completată ulterior.
Aprobarea deplasării
După trimitere, cererea ajunge la persoana responsabilă de aprobare, conform fluxului de aprobare stabilit în companie. După luarea deciziei, statusul cererii este vizibil pe worktrips.com.
Rezervarea călătoriei de afaceri
După aprobare, angajatul poate trece la următoarea etapă, adică rezervarea călătoriei de afaceri pe worktrips.com. Pe platformă se pot rezerva un zbor, un hotel, un bilet de tren sau închiria o mașină.
Decontarea deplasării
După încheierea călătoriei, angajatul completează datele necesare pentru decontarea deplasării: diurna, kilometrajul, cheltuielile suplimentare și documentele care confirmă costurile suportate. Hotelul și transportul sunt gestionate anterior în procesul de rezervare pe worktrips.com, astfel încât aceste servicii nu trebuie introduse manual din nou în decont. După completarea datelor, decontul poate fi transmis pentru procesare ulterioară în cadrul companiei.
Ce beneficii oferă gestionarea deplasărilor pe worktrips.com?
Un singur proces, de la cerere la decontare
Decontarea deplasării ca parte a întregului proces
Documente într-un singur loc
Raportare adaptată nevoilor companiei dumneavoastră
Datele sunt gata pentru lucrări ulterioare
Mai multă transparență a procesului
Mai puțină muncă manuală
Proces conform politicii de călătorii de afaceri
Modulul pentru deplasări din două perspective
Pentru companie
Automatizarea procesului, mai puțină muncă manuală, documente organizate și datele necesare pentru controlul și decontarea deplasărilor.
Pentru angajat
Mai puține formalități legate de cerere, documente și decontarea cheltuielilor după încheierea călătoriei.
Întrebări frecvente
Modulul pentru deplasări de serviciu face parte din procesul de gestionare a călătoriilor de afaceri pe worktrips.com. Acesta gestionează formalitățile legate de deplasările de serviciu: crearea și aprobarea cererilor, colectarea documentelor și decontarea ulterioară a costurilor călătoriei. După aprobare, angajatul poate continua procesul pe aceeași platformă și poate rezerva călătoria.
Procesul începe cu depunerea online a cererii de deplasare și trimiterea acesteia spre aprobare. După aprobare, se poate trece la rezervarea călătoriei pe platforma worktrips.com. După întoarcere, angajatul completează diurna, kilometrajul, celelalte cheltuieli și documentele legate de călătorie, apoi transmite decontul pentru procesare ulterioară.
Decontul poate include diurna, kilometrajul și alte cheltuieli suportate în timpul deplasării, împreună cu documentele care confirmă costurile. În cererea de deplasare, angajatul furnizează informații despre călătoria planificată și poate solicita un avans pentru cheltuieli suplimentare. După aprobare, călătorul rezervă hotelul, transportul sau mașina de închiriat direct pe worktrips.com, astfel încât aceste servicii nu trebuie introduse în decont.
După aprobare, cererea își păstrează statusul în cadrul procesului de deplasare. În etapa următoare, angajatul care călătorește poate accesa modulul de rezervări disponibil pe platforma worktrips.com și poate rezerva călătoria de afaceri.
Da. Documentele care confirmă cheltuielile pot fi atribuite deplasării și costului corespunzător.
Da. Datele din deplasările decontate pot fi utilizate pentru procesarea financiară și contabilă ulterioară. Prin intermediul platformei worktrips.com pot fi generate rapoarte avansate, adaptate nevoilor companiei, care ajută la analiza costurilor călătoriilor de afaceri și la pregătirea datelor pentru procesare ulterioară, inclusiv în sistemele ERP.
Da. Dacă deplasarea are loc cu o mașină personală sau închiriată, decontul poate include numărul de kilometri parcurși și regulile aplicate de organizația respectivă.
Da. Modulul gestionează atât deplasările interne, cât și cele internaționale. Metoda de decontare poate ține cont de reguli diferite, în funcție de tipul călătoriei și de politica aplicabilă în cadrul organizației.
Da. După aprobarea deplasării, angajatul poate trece la planificarea călătoriei pe worktrips.com și poate rezerva un hotel, un zbor, un tren sau o mașină de închiriat.
