REGULAMENTUL PRIVIND CĂLĂTORIILE DE AFACERI PENTRU PLATFORMA WORKTRIPS

1. Scopul Regulamentului

Scopul prezentului Regulament al Călătoriilor de Serviciu („Regulamentul Worktrips”) este de a stabili reguli uniforme, transparente și conforme cu cele mai bune practici de piață privind organizarea călătoriilor de serviciu realizate prin intermediul platformei Worktrips.

Regulamentul Worktrips sprijină Partenerii platformei în:

• optimizarea costurilor călătoriilor de serviciu,
• asigurarea securității călătorilor (Duty of Care),
• conformitatea cu prevederile legale și standardele de branșă,
• automatizarea proceselor de rezervare și decontare.

2. Domeniul de aplicare al Regulamentului

Regulamentul se referă la principiile generale de utilizare a Platformei Worktrips.

În plus, Partenerul platformei poate:

• să plaseze în platformă un link către propria politică de călătorii de serviciu (Politica Partenerului),
• să implementeze tehnic în Platforma Worktrips propria politică de călătorii de serviciu,
• să modifice elementele acesteia (limite, clase de călătorie, flux de aprobare, altele).

3. Glosar de termeni

În scopul prezentului Regulament al Călătoriilor de Serviciu, termenii de mai jos au următoarea semnificație:

Administratorul Partenerului – persoana desemnată de Partener (angajator), autorizată să gestioneze accesurile, permisiunile utilizatorilor și configurarea Platformei Worktrips din partea Partenerului.

Date cu caracter personal – orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă, în sensul art. 4 pct. 1 din GDPR.

Furnizor de servicii turistice – entitate terță care prestează servicii de transport, cazare sau alte servicii legate de călătorie (în special linii aeriene, transportatori feroviari, hoteluri, companii de închirieri auto), cu care Worktrips cooperează în vederea realizării rezervărilor.

Card de serviciu nominal – card de plată emis pe numele Angajatului de către angajator sau de o instituție financiară care acționează la solicitarea angajatorului, destinat decontării costurilor călătoriilor de serviciu.

Partener – entitate care este parte a contractului cu Worktrips, în special angajatorul care delegă angajații în călătorii de serviciu.

Coordonator al Partenerului – persoana desemnată de Partener, autorizată să efectueze rezervări de călătorii de serviciu în numele Angajaților și al altor persoane care călătoresc, precum și să aibă acces la datele de rezervare în limitele stabilite de Partener.

Worktrips – entitatea care prestează servicii de gestionare a călătoriilor de serviciu, constând în punerea la dispoziție a Platformei Worktrips și realizarea rezervărilor de servicii turistice conform instrucțiunilor utilizatorilor.

Platforma Worktrips – sistem informatic pus la dispoziție de Worktrips, care permite planificarea, rezervarea, gestionarea și decontarea călătoriilor de serviciu.

Călătorie de serviciu – călătorie efectuată de Angajat sau de o altă persoană autorizată în legătură cu îndeplinirea obligațiilor față de Partener, conform prevederilor legale aplicabile și reglementărilor interne ale Partenerului.

Regulamentul Călătoriilor de Serviciu – prezentul document care stabilește regulile de planificare, rezervare, realizare și decontare a călătoriilor de serviciu efectuate cu utilizarea Platformei Worktrips.

Politica Partenerului – document care stabilește regulile de planificare, rezervare, realizare și decontare a călătoriilor de serviciu conform reglementărilor și proceselor interne aplicabile în organizația Partenerului, al cărui autor este Partenerul.

Angajat – persoana care se află într-un raport de muncă sau alt raport juridic cu Partenerul, autorizată să utilizeze Platforma Worktrips în scopul realizării călătoriilor de serviciu.

Profil de utilizator – cont individual creat în Platforma Worktrips, atribuit unui anumit utilizator, care conține datele necesare pentru realizarea rezervărilor, inclusiv date de contact, preferințe de călătorie și informații privind permisiunile.

Rezervare – acțiune efectuată prin intermediul Platformei Worktrips, constând în selectarea și confirmarea unui serviciu de transport, cazare sau alt serviciu legat de călătoria de serviciu.

GDPR – Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal.

Permisiuni ale utilizatorului – sfera de acțiuni pe care utilizatorul le poate efectua în Platforma Worktrips, în special în ceea ce privește efectuarea rezervărilor, modificarea rezervărilor, anularea și realizarea plăților.

Utilizator – persoană fizică care are acces la Platforma Worktrips, în special Angajat, Coordonator al Partenerului sau Administrator al Partenerului.

Consimțământul utilizatorului – manifestarea voluntară, specifică, informată și neechivocă a voinței utilizatorului, exprimată în special prin acțiune în Platforma Worktrips, privind prelucrarea datelor cu caracter personal sau realizarea plății cu cardul de serviciu.

Capitolul I – PRINCIPIILE DE UTILIZARE A PLATFORMEI

1. Roluri și responsabilități

1.1. Worktrips

• punerea la dispoziție a platformei de rezervări,
• integrarea cu furnizorii de servicii (GDS, linii aeriene, hoteluri, alții),
• asigurarea instrumentelor pentru aplicarea Politicii Partenerului,
• acționarea ca administrator independent al datelor cu caracter personal.

1.2. Partener (angajator)

• stabilirea regulilor interne privind călătoriile de serviciu,
• definirea bugetelor și a nivelurilor de aprobare,
• suportarea costurilor călătoriilor de serviciu.

1.3. Utilizatorul platformei

• efectuarea rezervărilor conform Regulamentului Worktrips în vigoare,
• răspunderea pentru corectitudinea datelor și pentru caracterul justificat al călătoriei conform indicațiilor Politicii Partenerului.

2. Permisiunile utilizatorilor platformei

Platforma permite diferite roluri în funcție de permisiunile acordate:

• călător,
• persoană care efectuează rezervarea (coordonator),
• approver (persoană care aprobă),
• administrator al Partenerului.

Sfera permisiunilor este stabilită de Partenerul platformei.

3. Planificarea și aprobarea călătoriei

Călătoria de serviciu trebuie să aibă o justificare de business și să fie planificată din timp.

Platforma Worktrips poate gestiona:

• rezervări fără cerință de aprobare,
• rezervări cu cerință de aprobare,
• reguli automate de conformitate (policy compliance).

4. Regulile de rezervare

4.1. Transport aerian

Platforma prezintă:

• oferte disponibile de la linii regulate și low-cost,
• costuri preferențiale pentru zboruri lungi și scurte,
• marchează opțiunile „conforme cu politica” și „neconforme cu politica”.

4.2. Transport feroviar

Platforma prezintă:

• oferte disponibile de conexiuni,
• limite de cost pentru conexiuni,
• alegerea clasei conform Politicii Partenerului,
• marchează opțiunile „conforme cu politica” și „neconforme cu politica”.

4.3. Cazare

Platforma prezintă:

• oferte disponibile de hoteluri rambursabile și nerambursabile,
• hoteluri preferate,
• hoteluri cu tarife negociate,
• aplică limite de preț,
• marchează opțiunile „conforme cu politica” și „neconforme cu politica”.

5. Costuri și decontări

Platforma Worktrips sprijină:

• decontări centrale cu Partenerul,
• raportarea costurilor călătoriilor,
• utilizarea cardului de serviciu (Capitolul II).

Utilizatorul este obligat să gestioneze costurile în mod rațional, conform Politicii Partenerului.

6. Modificări și anulări

Modificările rezervărilor trebuie să fie:

• efectuate imediat,
• realizate în mod care minimizează costurile.

Anulările rezervărilor trebuie să fie:

• efectuate conform condițiilor tarifului,
• realizate în mod care minimizează costurile.

7. Securitate și Duty of Care

Platforma Worktrips poate sprijini:

• localizarea călătoriei (traveler tracker),
• comunicarea în situații de criză (mesaje, Sherpa),
• alerte de securitate (mesaje, Sherpa, notificări).

Partenerul decide asupra sferei funcțiilor Duty of Care.

8. Protecția datelor cu caracter personal

Datele cu caracter personal sunt prelucrate:

• exclusiv în scopul organizării călătoriei,
• conform GDPR și politicii de confidențialitate Worktrips.

Worktrips:

• este administrator independent al datelor,
• transmite datele exclusiv către furnizorii autorizați.

9. Conformitatea cu Politica Partenerului (Compliance)

Platforma permite:

• raportarea rezervărilor conforme și neconforme cu Politica Partenerului,
• raportarea datelor legate de o anumită călătorie (MPK, servicii, termene, participanți etc.),
• raportare conform fluxului de aprobare.

Partenerul decide asupra consecințelor încălcării Politicii Partenerului.

Capitolul II – PLĂȚI CU CARD DE SERVICIU ASOCIAT PROFILULUI DE UTILIZATOR

1. Asocierea profilului de utilizator cu cardul de serviciu

Platforma Worktrips permite asocierea profilului de utilizator (angajat) cu:

• card de plată de serviciu nominal (de debit sau credit),
• emis de o bancă sau instituție financiară care cooperează cu angajatorul.

Asocierea cardului cu profilul Utilizatorului:

• se realizează la cererea utilizatorului sau conform politicii clientului,
• poate fi efectuată exclusiv de către utilizator în mod independent în platformă,
• se realizează în mod conform cu cerințele de securitate (tokenizarea datelor).

Platforma Worktrips nu stochează datele complete ale cardului de plată, ci doar:

• token-ul cardului,
• datele de identificare ale cardului într-un domeniu limitat (de exemplu, ultimele 4 cifre, data de expirare).

2. Domeniul de utilizare a cardului de serviciu

Partea contractantă a tranzacției și entitatea care achiziționează serviciile este Partenerul (angajatorul), iar utilizatorul acționează ca persoană autorizată să utilizeze cardul de serviciu nominal.

Cardul de serviciu asociat poate fi utilizat pentru:

• plata rezervărilor de transport (zboruri, tren, alte mijloace de transport),
• plata rezervărilor de cazare,
• alte servicii disponibile în Platforma Worktrips, conform Politicii Partenerului.

Utilizarea cardului este posibilă exclusiv:

• în cadrul călătoriilor de serviciu,
• conform Politicii Partenerului în vigoare,
• pentru rezervările efectuate și aprobate în platformă.

3. Consimțământul utilizatorului privind debitarea cardului de serviciu

Utilizatorul, prin asocierea cardului de serviciu cu profilul său, își dă consimțământul pentru debitarea sumei datorate de pe acest card în scopul plății rezervărilor confirmate efectuate prin intermediul Platformei Worktrips.

Utilizatorul ia la cunoștință că, după exprimarea consimțământului, debitarea cardului poate avea loc automat, fără necesitatea confirmării fiecărei tranzacții, în limita rezervărilor aprobate.

Consimțământul acoperă în special:

• debitarea cardului în momentul confirmării rezervării,
• debitările rezultate din modificări sau anulări ale rezervărilor (de exemplu, taxe de anulare),
• taxe suplimentare rezultate din condițiile tarifare ale furnizorilor de servicii.

Consimțământul este:

• voluntar,
• specific,
• informat,
• neechivoc, și se exprimă prin:
• selectarea câmpului corespunzător (checkbox),
• acceptarea conținutului Politicii Worktrips în platformă.

Worktrips înregistrează faptul exprimării consimțământului, inclusiv:

• data și ora,
• identificatorul utilizatorului,
• domeniul consimțământului.

4. Retragerea consimțământului și ștergerea cardului

Utilizatorul poate șterge în orice moment cardul asociat din profilul său.

Ștergerea cardului echivalează cu retragerea consimțământului privind utilizarea sa ulterioară pentru debitări viitoare.

Retragerea consimțământului prin ștergerea cardului:

• nu afectează decontările deja efectuate,
• nu se aplică rezervărilor confirmate anterior și neanulate, care au fost deja plătite sau sunt în curs de decontare conform procesului Partenerului.

Ștergerea cardului:

• împiedică realizarea plăților ulterioare cu utilizarea acestui card în Platforma Worktrips,
• nu blochează posibilitatea realizării călătoriei de serviciu; modul de decontare a rezervărilor ulterioare se realizează conform configurației și regulilor Partenerului.

5. Responsabilitatea și regulile de decontare

Debitările cardului de serviciu:

• se realizează conform condițiilor contractului dintre angajator și bancă,
• rămân un element al decontărilor între angajator și utilizator.

Worktrips:

• acționează ca intermediar tehnic al plăților,
• nu poartă răspundere pentru deciziile angajatorului privind regulile de utilizare a cardurilor de serviciu,
• debitarea cardului se efectuează după aprobarea rezervării și confirmarea acesteia de către furnizorul de servicii (status „Booked” în platformă).

6. Protecția datelor și securitatea plăților

Prelucrarea datelor privind cardurile de plată se efectuează:

• conform GDPR,
• conform standardului PCI DSS,
• cu utilizarea unui furnizor de plăți certificat Przelewy24.

Accesul la informațiile privind asocierea cardului cu profilul:

• îl au exclusiv persoanele autorizate,
• este limitat la domeniul necesar.

Clauza de consimțământ

„Îmi exprim consimțământul pentru asocierea cardului meu de plată de serviciu nominal cu profilul meu de utilizator în Platforma Worktrips și pentru debitarea automată de pe acest card a sumelor rezultate din rezervările aprobate și confirmate efectuate prin intermediul platformei, inclusiv taxele pentru modificări sau anulări ale rezervărilor, conform Regulamentului Worktrips în vigoare.”

Capitolul III – DISPOZIȚII FINALE

Prezentul Regulament Worktrips constituie regulile standard de utilizare a platformei Worktrips.

Răspunderea finală pentru implementarea regulilor propriei politici revine Partenerului.

Platforma Worktrips oferă instrumente tehnice pentru aplicarea acesteia.