Datenschutzrichtlinie

Der Schutz personenbezogener Daten ist für uns entscheidend, um vertrauensvolle und partnerschaftliche Geschäftsbeziehungen mit unseren Kunden, Vertragspartnern, Mitarbeitern und allen Interessenten aufzubauen. Als verantwortungsbewusstes Unternehmen unternehmen wir alle erforderlichen Maßnahmen, um die uns anvertrauten personenbezogenen Daten angemessen zu schützen. Diese Datenschutzerklärung beschreibt die Grundsätze der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten. Wir haben das Dokument klar und verständlich gestaltet, damit Sie alle für Sie relevanten Informationen leicht finden können.

Wir laden Sie ein, unsere Datenschutzerklärung kennenzulernen!

Grundlegende Informationen

1. Verantwortlich für die Datenerhebung ist: WorkTrips Sp. z o.o. mit Sitz in Poznań, Al. Wielkopolska 67/3, KRS 0000952583, E-Mail: hello@worktrips.com.

2. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr (Datenschutz-Grundverordnung – DSGVO).

3. Sie haben das Recht: Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten zu verlangen, diese zu berichtigen, zu löschen, die Verarbeitung einzuschränken, Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen sowie die Datenübertragbarkeit zu verlangen.

4. Sofern die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht – können Sie diese jederzeit widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

5. Sie haben das Recht, Beschwerde bei dem Präsidenten des Amtes für den Schutz personenbezogener Daten (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych) einzulegen.

Welche personenbezogenen Daten erheben wir?

Zur Erbringung unserer Dienstleistungen im Bereich der Organisation von Geschäftsreisen benötigen wir personenbezogene Daten, die für die Buchung erforderlich sind und die Erbringung zusätzlicher, von Ihnen ausgewählter Dienstleistungen ermöglichen. Zu diesem Zweck verarbeiten wir folgende personenbezogenen Daten: E-Mail-Adresse, Vor- und Nachname, Telefonnummer, Gastdaten, Rechnungsdaten sowie ggf. weitere Daten, die von Anbietern von Übernachtungs-, Transport- und sonstigen touristischen Dienstleistungen benötigt werden.

Uns liegt auch daran, unser Geschäft weiterzuentwickeln und Sie über Angebote zu informieren, die für Sie von Interesse sein könnten. Zu diesem Zweck führen wir Marketingmaßnahmen (z. B. Newsletter) durch und nutzen dafür grundlegende personenbezogene Daten wie: E-Mail-Adresse, Vor- und Nachname, Telefonnummer.

Zur Aufnahme und Aufrechterhaltung der Geschäftskommunikation, Vertragserfüllung und Angebotsunterbreitung kontaktieren wir unsere Kunden hauptsächlich per E-Mail. Dabei verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, die eine Kontaktaufnahme ermöglichen: E-Mail-Adresse, Vor- und Nachname sowie alle weiteren Daten, die Sie uns in der E-Mail-Korrespondenz mitteilen.

Die Ausübung unserer Geschäftstätigkeit im Bereich der Organisation von Geschäftsreisen und verwandten Dienstleistungen erfordert die Führung einer Buchhaltung. Zur Sicherstellung der Transparenz und Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften benötigen wir folgende personenbezogenen Daten: Name und Adresse von Verkäufer und Käufer, Steuernummer (NIP), ggf. Daten der unterzeichnenden Person sowie weitere auf Rechnungen und Buchhaltungsbelegen angegebene Daten.

Unser Unternehmen wächst kontinuierlich, weshalb wir laufend Kandidaten für unser Team suchen. Um sich bei uns zu bewerben, müssen Sie uns die für den Rekrutierungsprozess erforderlichen personenbezogenen Daten zur Verfügung stellen. Dies kann in Form eines Lebenslaufs (CV) oder eines Anschreibens erfolgen.

Wie verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

Wir verarbeiten Ihre Daten unter Einhaltung höchster Sicherheitsstandards. Wir erheben und verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten insbesondere zu folgenden Zwecken:
1. Erbringung von Dienstleistungen im Bereich der Organisation von Geschäftsreisen und verwandten Dienstleistungen.
2. Gewährung des Zugangs zu unserem Tool worktrips.com zur Durchführung von Buchungen.
3. Überprüfung der Richtigkeit und Vollständigkeit der von Ihnen übermittelten Informationen.
4. Beantwortung Ihrer Anfrage über das Kontaktformular.
5. Versand von Umfrageergebnissen.
6. Versand unseres Newsletters.
7. Bereitstellung von Reisedetails für Sie und Ihren Arbeitgeber (Zahler).
8. Aufrechterhaltung des Kontakts, Information über Änderungen, Alerts und Aktualisierungen.
9. Verbesserung unserer Dienstleistungen und Risikobewertung.
10. Verhinderung und Aufdeckung von Cyberbetrug und anderen Straftaten.
11. Verhinderung diskriminierender Handlungen.
12. Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen aus geschlossenen Verträgen.
13. Erfüllung buchhalterischer und sonstiger gesetzlicher Pflichten.
14. Entscheidung über die Aufnahme einer Zusammenarbeit mit Bewerbern.

Alle von uns mit Ihren personenbezogenen Daten durchgeführten Maßnahmen dienen der Weiterentwicklung unseres Tools worktrips.com, der Verbesserung unserer Dienstleistungen und der Gewährleistung eines höchsten Schutzniveaus Ihrer Daten.

Auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

Die wesentliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die Vertragserfüllung, insbesondere die Organisation von Geschäftsreisen und verwandten Dienstleistungen. Ohne die erforderlichen Daten können wir diese Leistungen nicht erbringen.

Häufig benötigen wir Ihre Einwilligung. Bitte beachten Sie, dass die Verweigerung der Einwilligung die Erbringung der Dienstleistungen unmöglich machen kann. Die Einwilligung ist insbesondere für Marketingzwecke (z. B. Newsletter, Umfrageergebnisse) erforderlich.

Für die Teilnahme an unserem Rekrutierungsprozess müssen Sie als Bewerber ebenfalls eine Einwilligung erteilen.

Sofern die Verarbeitung ausschließlich auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit widerrufen.

Ihre Einwilligung ist jedoch nicht die einzige Rechtsgrundlage. Bei Beantwortung von Anfragen über das Kontaktformular verarbeiten wir Daten auch aufgrund unseres berechtigten Interesses. Bei Rechnungs- und Buchhaltungsdaten erfolgt die Verarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten und aufgrund berechtigter Interessen.

Woher erhalten wir Ihre personenbezogenen Daten?

Wir erhalten Ihre personenbezogenen Daten auf folgende Weise:

1. Sie stellen uns Ihre Daten selbst zur Verfügung
Die Entscheidung, Daten zu übermitteln, liegt immer bei Ihnen. Die Angabe ist freiwillig, jedoch kann ohne sie die Beantwortung einer Anfrage, der Abschluss eines Vertrages oder die Organisation einer Geschäftsreise nicht möglich sein.

2. Wir erhalten Daten von Dritten
Wir erhalten Ihre Daten auch von Personen, die mit uns einen Vertrag über die Organisation einer Geschäftsreise für Sie abschließen (z. B. Ihr Arbeitgeber).

3. Automatische Erhebung
Beim Besuch unserer Website erheben wir automatisch Daten wie IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen, Cookies usw.

4. Öffentliche Register
Bei Rechnungsdaten können wir Daten auch aus öffentlichen Unternehmensregistern entnehmen.

Wie lange speichern wir Ihre personenbezogenen Daten?

Wir speichern Ihre Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist:

1. 7 Jahre – aufgrund steuerrechtlicher Vorschriften und Verjährungsfristen (Vertragsdaten, E-Mail-Korrespondenz, Rechnungsdaten).

2. 10 Jahre – für Marketingzwecke.

3. Während des Rekrutierungsprozesses + 6 Monate danach (Bewerbungsunterlagen).

Bei ausschließlicher Einwilligung als Rechtsgrundlage können Sie diese jederzeit widerrufen und die Löschung Ihrer Daten verlangen.

Wo speichern wir Ihre personenbezogenen Daten?

Ihre Daten werden auf externen, hochgesicherten Servern gespeichert. Wir stellen sicher, dass alle externen Dienstleister die gesetzlichen Vorgaben und unsere strengen Anweisungen einhalten.

An wen geben wir Ihre personenbezogenen Daten weiter?

Ihre Daten geben wir nur weiter, wenn es zur Erfüllung des Verarbeitungszwecks erforderlich ist oder wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

Empfänger können sein:
a) externe IT-Dienstleister,
b) Zahlungsdienstleister,
c) Banken,
d) Buchhaltungsbüros, Inkassounternehmen und Rechtsanwaltskanzleien,
e) Post- und Kurierdienste,
f) externe Anbieter touristischer Dienstleistungen, Versicherungen, Fluggesellschaften und Hotels.

Übermitteln wir Daten in Drittländer?

Aufgrund des globalen Charakters unserer Dienstleistungen kann es zur Übermittlung Ihrer Daten in Drittländer (außerhalb der EU) kommen – ausschließlich an touristische Dienstleister und Hotels zur Vertragserfüllung. Dabei halten wir die Vorgaben der Art. 45, 46 oder 49 DSGVO ein und wählen nur Anbieter mit angemessenem Schutzniveau.

Ihre Daten werden nicht an internationale Organisationen weitergegeben.

Verwenden wir Cookies?

Ja, wir verwenden Cookies, um die Nutzung unserer Website zu verbessern, Inhalte zu personalisieren und statistische Daten zu sammeln. Sie können Cookies jederzeit in Ihrem Browser blockieren oder löschen. Beachten Sie jedoch, dass dies die Funktionalität der Website beeinträchtigen kann.

Löschung von Daten

Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, wenn die Einwilligung die einzige Rechtsgrundlage ist. Andernfalls können wir Daten aufbewahren, soweit dies für unsere berechtigten Interessen oder gesetzliche Pflichten erforderlich ist.

Zusammenfassung

Alle von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten sind gemäß den Anforderungen der DSGVO geschützt. Wir unternehmen alle angemessenen Maßnahmen, um Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff Dritter zu schützen.

Wir aktualisieren diese Datenschutzerklärung regelmäßig, um die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben und die Anpassung an die Weiterentwicklung unseres Unternehmens sicherzustellen. Die aktuelle Version finden Sie immer auf dieser Seite.

Bei Fragen oder Unsicherheiten zum Thema Datenschutz kontaktieren Sie uns gerne.