Rozliczanie delegacji dla pracownika
Mniej formalności wokół podróży służbowej
Moduł delegacyjny jest częścią procesu obsługi podróży służbowej na worktrips.com. Pozwala złożyć wniosek delegacyjny online, przekazać go do akceptacji, sprawdzić jego status, gromadzi dane i dokumenty związane z wyjazdem, a po zakończeniu podróży umożliwia rozliczenie delegacji. Po zaakceptowaniu wniosku pracownik może kontynuować proces na tej samej platformie i przejść do rezerwacji podróży. Dzięki temu wniosek, akceptacja, rezerwacja, dokumenty i rozliczenie delegacji są kolejnymi etapami jednej obsługi podróży służbowej na worktrips.com.
Mniej czasu na formalności związane z delegacją
Wniosek delegacyjny można przygotować online bez szukania wzorów, wysyłania informacji mailem czy przekazywania dokumentów między kilkoma osobami. Dane dotyczące planowanego wyjazdu są automatycznie powiązane z podróżą służbową realizowaną na platformie worktrips.com, a gotowy wniosek można przekazać bezpośrednio do akceptacji. Dzięki temu łatwiej rozpocząć delegację i sprawnie przejść przez formalności przed wyjazdem.
Wszystkie informacje o delegacji pod ręką
Na worktrips.com można sprawdzić status wniosku, dane dotyczące delegacji oraz informacje potrzebne na kolejnych etapach jej obsługi. Nie trzeba wracać do wcześniejszych wiadomości, plików ani osobnych zestawień. Dostęp mobilny pozwala sprawdzić szczegóły również w trakcie podróży, bez konieczności dostępu do komputera.
Rezerwacja podróży służbowej jako kolejny etap
Po zaakceptowaniu wniosku pracownik może przejść do kolejnego etapu na worktrips.com – rezerwacji podróży służbowej. Na platformie można zarezerwować m.in. lot, hotel, bilet kolejowy lub samochód na wynajem.
Dokumenty zawsze przy właściwej delegacji
Rachunki, faktury i inne dokumenty związane z poniesionymi wydatkami można przypisać bezpośrednio do odpowiedniej delegacji. Dzięki temu wszystkie materiały potrzebne do późniejszego rozliczenia pozostają uporządkowane i łatwo dostępne.
Prostsze rozliczenie delegacji po powrocie
Po zakończeniu delegacji można w jednym miejscu uzupełnić dietę, kilometrówkę i pozostałe wydatki oraz dodać dokumenty potwierdzające poniesione koszty. Rozliczenie pozostaje powiązane z konkretną delegacją, więc nie trzeba ponownie odtwarzać informacji dotyczących wyjazdu.
Co zrobisz w module delegacyjnym?
Złożysz wniosek delegacyjny
Uzupełnisz informacje o planowanym wyjeździe i przekażesz wniosek do akceptacji.
Sprawdzisz status wniosku
Zobaczysz, czy wniosek czeka na decyzję, został zaakceptowany lub wymaga uzupełnienia.
Dodasz dokumenty
Przypiszesz rachunki, faktury i inne załączniki do właściwej delegacji.
Rozliczysz dietę
Wprowadzisz dane potrzebne do rozliczenia diety służbowej.
Rozliczysz kilometrówkę
Uzupełnisz informacje dotyczące przejazdu samochodem.
Rozliczysz pozostałe wydatki
Dodasz inne koszty poniesione podczas delegacji i uwzględnisz je w rozliczeniu.
Podróż służbową zarezerwujesz również na worktrips.com
Po akceptacji przejdziesz jednym kliknięciem do rezerwacji hotelu, lotu, pociągu czy wynajmu aut.
Najczęściej zadawane pytania
Wniosek delegacyjny można wypełnić online bezpośrednio na platformie worktrips.com. Uzupełnia się w nim informacje dotyczące planowanego wyjazdu, a następnie przekazuje wniosek do akceptacji. Można też zapisać go jako szkic i wrócić do niego później.
Tak. Na etapie składania wniosku można również zgłosić potrzebę zaliczki na koszty delegacji.
Tak. Po wysłaniu wniosku podróżujący widzi jego aktualny status. Dzięki temu można sprawdzić, czy wniosek został zaakceptowany. Jeżeli tak, to można przejść do rezerwacji podróży służbowych również na worktrips.com.
Tak. Podczas rozliczenia można dodać rachunki, faktury i inne dokumenty związane z poniesionymi wydatkami. Dokumenty są powiązane z konkretnym rozliczeniem delegacji.
Po zakończeniu podróży można uzupełnić dane potrzebne do rozliczenia, w tym dietę, kilometrówkę i pozostałe wydatki, oraz dodać dokumenty potwierdzające koszty. Gotowe rozliczenie można następnie przekazać do akceptacji.
Tak. Jeśli podczas delegacji wykorzystywany jest samochód prywatny, pracownik może podać liczbę przejechanych kilometrów i uwzględnić kilometrówkę w rozliczeniu.
Tak. W rozliczeniu można podać dokładny czas rozpoczęcia i zakończenia delegacji oraz informacje o posiłkach podczas wyjazdu służbowego. Dane te są wykorzystywane przy rozliczeniu diety.
