Rozliczanie delegacji
Kalkulator delegacji krajowej i zagranicznej
Oszacuj dietę, kilometrówkę i wybrane wydatki związane z delegacją. Rozliczenie podróży służbowej nie musi oznaczać ponownego wpisywania wszystkich kosztów. Hotel, transport i wynajem samochodu można zorganizować wcześniej na worktrips.com, dlatego kalkulator obejmuje przede wszystkim należności i wydatki, które wymagają rozliczenia po zakończeniu wyjazdu.
Dla delegacji zagranicznej czas licz od właściwego momentu rozpoczęcia podróży zagranicznej (np. przekroczenia granicy / startu z ostatniego lotniska w Polsce).
Zapewnione posiłki
Kilometrówka
Dodatkowe wydatki
Kurs NBP
Domyślnie kalkulator szuka ostatniego opublikowanego średniego kursu NBP nie późniejszego niż wskazana data. Datę można zmienić.
Przestań rozliczać delegacje ręcznie
Połącz wniosek, akceptację, rezerwację podróży i rozliczenie w jednym procesie na worktrips.com.
Wniosek
Akceptacja
Rezerwacja
Rozliczenie
Obsługa delegacji i rezerwacja podróży na jednej platformie
Moduł delegacyjny porządkuje formalności związane z delegacją, a po akceptacji pracownik może przejść do osobnej sekcji rezerwacyjnej na worktrips.com. Dzięki temu wniosek, dokumenty, rozliczenie i organizacja podróży są dostępne na jednej platformie, ale pozostają odrębnymi funkcjami.
Wszystkie dane o delegacji w jednym miejscu
Wniosek, status, dokumenty, dieta, kilometrówka i pozostałe wydatki są powiązane z konkretną delegacją.
Mniej pracy ręcznej
Mniej przepisywania danych, przekazywania dokumentów i ręcznego sprawdzania statusów pomiędzy różnymi osobami i narzędziami.
Łatwiejsze rozliczenie po powrocie
Dieta, kilometrówka, pozostałe wydatki i dokumenty mogą zostać uzupełnione w ramach tego samego procesu.
Dane gotowe do dalszej obsługi
Po rozliczeniu dane mogą być wykorzystane w raportach, księgowości oraz dalszej pracy z systemami ERP.
Chcesz mieć taki proces w swojej firmie?
Podróż służbową zarezerwujesz na worktrips.com
Po zaakceptowaniu delegacji pracownik może na worktrips.com zarezerwować lot, hotel, pociąg lub wynająć samochód.
Najczęściej zadawane pytania
Kalkulator pomaga obliczyć należności związane z krajową lub zagraniczną podróżą służbową. Na podstawie wprowadzonych danych, m.in. czasu trwania delegacji, kraju docelowego i zapewnionych posiłków, wylicza należną dietę. W kalkulatorze można również uwzględnić kilometrówkę i pozostałe wydatki związane z wyjazdem.
Tak. W kalkulatorze można wybrać delegację krajową albo zagraniczną. Dla podróży zagranicznej wysokość diety zależy m.in. od kraju docelowego, ponieważ poszczególnym państwom przypisane są różne stawki i waluty.
Obecnie dieta za dobę krajowej podróży służbowej wynosi 45 zł. Jej ostateczna wysokość zależy od czasu trwania delegacji oraz od tego, czy pracownik miał zapewnione bezpłatne posiłki.
Jeżeli delegacja krajowa trwa krócej niż 8 godzin, dieta nie przysługuje. Przy podróży trwającej od 8 do 12 godzin przysługuje 50% diety, a powyżej 12 godzin pełna dieta. Przy delegacjach trwających dłużej niż dobę kalkulator uwzględnia również zasady dotyczące kolejnych rozpoczętych dób.
Wysokość diety zagranicznej zależy od państwa docelowego oraz czasu trwania zagranicznej części podróży. Dla każdego państwa obowiązuje określona stawka i waluta. Za niepełną dobę zagranicznej podróży przysługuje odpowiednia część diety: do 8 godzin – 1/3, ponad 8 do 12 godzin – 50%, a powyżej 12 godzin – pełna dieta.
Kalkulator najpierw oblicza należną dietę w walucie właściwej dla danego państwa, a następnie przelicza wynik na złote według kursu NBP zastosowanego dla danego rozliczenia. Przy wyniku warto pokazywać zastosowany kurs, datę kursu oraz tabelę NBP, aby sposób przeliczenia był czytelny dla użytkownika.
Tak. Jeśli podczas delegacji wykorzystywany był prywatny pojazd, kalkulator może uwzględnić liczbę przejechanych kilometrów oraz właściwą stawkę za kilometr i dodać wyliczoną kwotę do podsumowania delegacji.
Tak. Do kalkulatora można dodać pozostałe wydatki poniesione podczas podróży służbowej i uwzględnić je w końcowym podsumowaniu. Mogą to być np. inne uzasadnione i udokumentowane koszty zaakceptowane przez pracodawcę. Przepisy przewidują możliwość zwrotu takich wydatków obok diet i innych należności z tytułu podróży służbowej.
Tak. Moduł delegacyjny na worktrips.com pozwala przenieść rozliczanie delegacji do firmowego procesu. Pracownik może złożyć wniosek online, przekazać go do akceptacji, a po podróży uzupełnić dietę, kilometrówkę, wydatki i dokumenty związane z konkretną delegacją.
Przy pojedynczym wyjeździe kalkulator pozwala szybko sprawdzić należne kwoty. Jeśli firma obsługuje wiele delegacji, wygodniejszym rozwiązaniem jest połączenie wniosków, akceptacji, dokumentów i rozliczeń w jednym procesie.
