Kilometrówka w delegacji. Jak ją rozliczyć krok po kroku?

Kilometrówka pozwala ustalić zwrot należny za użycie prywatnego pojazdu podczas wyjazdu służbowego. W najprostszym ujęciu liczy się ją, mnożąc liczbę przejechanych kilometrów przez stawkę przyjętą przez pracodawcę. W 2026 roku maksymalne wartości dla samochodów osobowych wynoszą 0,89 zł albo 1,15 zł za kilometr i są uzależnione od pojemności silnika. Sporo uwagi wymagają zasady rozliczenia kilometrówki. Zalicza się do tego wcześniejszą zgodę pracodawcy, właściwą stawkę, dane pojazdu, opis trasy i dodatkowe wydatki. 

Czym jest kilometrówka?

Kilometrówka to potoczne określenie zwrotu kosztów korzystania z samochodu osobowego, motocykla lub też motoroweru, który nie należy do pracodawcy, do celów służbowych. W tym Poradniku skupiamy się na sytuacji, w której pracownik wykorzystuje taki pojazd podczas delegacji.

„Kilometrówka w delegacji to iloczyn liczby kilometrów i firmowej stawki za 1 km. Pracownik powinien wcześniej uzgodnić z pracodawcą użycie pojazdu, a po powrocie podać dane potrzebne do rozliczenia. Koszt paliwa jest co do zasady objęty kilometrówką, natomiast parking i przejazd autostradą mogą zostać rozliczone oddzielnie jako udokumentowane wydatki.”

Mówi nam Wioletta Jaworska, Sales Consultant w WorkTrips.

Kiedy pracownik może rozliczyć prywatny pojazd?

Mówiąc wprost, środek transportu właściwy do odbycia wyjazdu służbowego określa pracodawca. Często wybierane są samoloty i pociągi. Na wniosek pracownika może on zezwolić na przejazd samochodem osobowym, motocyklem albo motorowerem, który nie jest własnością firmy. Do tego potrzebne są trzy elementy:

Polecenie wyjazdu	Zgoda na pojazd	Dane do rozliczenia
Pracownik wykonuje zadanie poza miejscowością siedziby pracodawcy albo poza stałym miejscem pracy	Firma akceptuje użytkowanie prywatnego pojazdu	Po powrocie pracownik podaje trasę, kilometry, dane pojazdu i zastosowaną stawkę

Sama delegacja krajowa czy też zagraniczna nie oznacza jeszcze dowolności w wyborze transportu. Najbezpieczniej uzgodnić przejazd przed wyruszeniem w drogę. A jeszcze lepiej, kiedy firma ma uporządkowany obszar podróży służbowych i ma wszystkie spisane w polityce travel. Pozwala to uniknąć sytuacji, w której pracownik przedstawia rozliczenie kilometrówki samochodu, ale firma nie zatwierdziła wcześniej użycia tego środka transportu. 

Kilometrówka 2026: aktualne stawki

Rodzaj pojazdu	Parametr	Maksymalna stawka za 1 km
Samochód osobowy	Pojemność do 900 cm³	0,89 zł
Samochód osobowy	Pojemność powyżej 900 cm³	1,15 zł
Motocykl	Bez podziału według pojemności	0,69 zł
Motorower	Bez podziału według pojemności	0,42 zł

Stawka kilometrówki 2026 wynika z wartości wskazanych w przepisach dotyczących używania pojazdów niebędących własnością pracodawcy. Aktualne wytyczne można sprawdzić w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury zmieniające wysokość stawek. 

Czy pracodawca może zastosować niższą stawkę?

Ministerstwo Infrastruktury określa maksymalne wartości, ale nie oznacza to, że każda firma musi wypłacać właśnie najwyższą kwotę. Przyjęte stawki kilometrówki wyznaczają górną granicę dla standardowego rozliczenia, natomiast pracodawca może przyjąć niższą wartość. Powinna ona wynikać z zasad obowiązujących w organizacji. W firmie prywatnej warunki wypłacania należności mogą znajdować się w regulaminie wynagradzania, układzie zbiorowym, umowie o pracę albo procedurze delegacyjnej. Jeżeli takich postanowień nie ma, stosuje się zasady wynikające z rozporządzenia dotyczącego podróży służbowych.

Kilometrówka: jak obliczyć należny zwrot?

Podstawowy wzór jest prosty:

Kilometrówka = liczba przejechanych kilometrów × stawka za 1 km

Przykład 1: silnik powyżej 900 cm³:

Pracownik pokonał 450 km, a firma stosuje stawkę 1,15 zł.

450 km × 1,15 zł = 517,50 zł

Przykład 2: silnik do 900 cm³:

Trasa liczyła 180 km. Samochód osobowy ma pojemność 898 cm³, dlatego firma stosuje stawkę 0,89 zł. 

180 km × 0,89 zł = 160,20 zł

Jeżeli chcesz policzyć również dietę i pozostałe koszty, skorzystaj z kalkulatora delegacji worktrips.com. Takie internetowe narzędzie pomaga oszacować należności, ale należy pamiętać, że ostateczne rozliczenie kilometrówki samochodu powinno uwzględniać zasady przyjęte przez pracodawcę.

Jak rozliczyć kilometrówkę krok po kroku?

Etap 1. Uzgodnij sposób przejazdu

Przed podróżą służbową sprawdź, czy pracodawca zgadza się na przejazdy pojazdem prywatnym. Zgoda na sam wyjazd nie zawsze oznacza zgodę na wykorzystanie własnego samochodu.

Etap 2. Sprawdź stawkę

Ustal, jakie stawki kilometrówki stosuje firma. Nie zakładaj z góry, że otrzymasz najwyższą dopuszczalną kwotę.

Etap 3. Zapisz dane pojazdu

Potrzebne mogą być marka, numer rejestracyjny, rodzaj pojazdu oraz pojemność silnika. 

Etap 4. Zanotuj rzeczywistą trasę

Opis powinien pokazywać, skąd i dokąd odbywał się przejazd. Jeżeli pracownik odwiedzasz kilka miejsc, należy uwzględnić poszczególne odcinki.

Etap 5. Podaj liczbę kilometrów

Podstawą wyliczenia jest liczba faktycznie przejechanych kilometrów, a nie przybliżenie zapisane po kilku tygodniach. Przebieg pojazdu prywatnego powinien odpowiadać trasie związanej z wykonaniem zadania służbowego. W praktyce przebieg pojazdu prywatnego najlepiej zapisać od razu po zakończeniu przejazdu.

Etap 6. Oblicz należność

Pomnóż liczbę kilometrów przez stawkę obowiązującą w firmie. W ten sposób powstaje należność za przejazd.

Etap 7. Dodaj pozostałe koszty

Parking i autostrada nie zwiększają liczby kilometrów. Mogą zostać wykazane jako oddzielne, udokumentowane wydatki.

Etap 8. Przekaż rozliczenie delegacji

Należy rozliczyć wyjazd najpóźniej w ciągu 14 dni od jego zakończenia. Pełną listę załączników znajdziesz w naszym Poradniku: Jakie dokumenty są potrzebne do rozliczenia delegacji?

Jakie dane powinna zawierać ewidencja przebiegu pojazdu?

Ewidencja przebiegu pojazdu pozwala wykazać, kto korzystał z pojazdu, w jakim celu, na jakiej trasie i jaka kwota wynika z rozliczenia. Dobrze przygotowana szczegółowa ewidencja przebiegu ogranicza pytania po stronie kadr, finansów i osoby zarządzającej podróżami z imienia firmy.

Dane osoby i pojazdu	Dane przejazdu	Dane finansowe
Imię, nazwisko i adres osoby używającej pojazdu	Data i kolejny numer wpisu	Stawka za 1 km
Numer rejestracyjny	Opis trasy: skąd–dokąd	Wyliczona kwota
Pojemność silnika	Cel wyjazdu	Potwierdzenie pracodawcy
Rodzaj pojazdu	Liczba faktycznie przejechanych kilometrów	Uwagi do rozliczenia

Ewidencja przebiegu pojazdu nie musi mieć w każdej firmie identycznego układu graficznego. Może być formularzem, zestawieniem elektronicznym albo elementem systemu do obsługi delegacji. Ważne, aby zawierała dane potrzebne do sprawdzenia rozliczenia. Prowadzenie ewidencji przebiegu ma znaczenie również dla pracodawcy. W przypadku braku odpowiednich danych firma może mieć problem z wykazaniem, że wydatek stanowi koszt uzyskania przychodu. Dokument przebiegu powinien być powiązany z konkretną delegacją. Sama suma kilometrów bez daty, trasy i celu nie pokazuje, dlaczego powstał koszt.

Czy do kilometrówki trzeba dołączyć fakturę za paliwo?

Co do zasady nie. Rozliczenie przejazdu nie jest rozliczeniem ceny zatankowanego paliwa. Jego wysokość wynika z liczby kilometrów i stawki, a nie z wartości paragonu ze stacji. Przyjmuje się, że koszty używania prywatnych pojazdów obejmują szerzej rozumianą eksploatację, między innymi paliwo, zużycie części, serwis i utratę wartości. Dlatego nie należy automatycznie wypłacić kilometrówki, a następnie drugi raz doliczyć pełnej wartości tankowania.

Wydatek	Czy obejmuje go kilometrówka?	Sposób rozliczenia
Paliwo do prywatnego auta	Co do zasady tak	Nie doliczać ponownie bez podstawy w zasadach firmy
Eksploatacja i zużycie pojazdu	Tak	Nie wykazywać jako osobnej pozycji
Autostrada lub droga płatna	Nie	Dodać jako oddzielny udokumentowany wydatek
Parking lub strefa płatnego postoju	Nie	Dodać dokument i opis związku z delegacją
Mandat	Nie	Nie podlega zwrotowi jako koszt delegacji

Parking i autostrada a kilometrówka

Przepisy dotyczące delegacji zaliczają parking, postój w płatnej strefie i przejazd autostradą do innych niezbędnych wydatków. Mogą one zostać zwrócone poza kilometrówką, jeżeli pracodawca określił je albo uznał oraz pracownik potrafi je udokumentować. W przypadku samochodu prywatnego warto więc zachować potwierdzenia opłat drogowych i parkingowych.

Kilometrówka w delegacji zagranicznej

Delegacje zagraniczne mogą odbywać się prywatnym samochodem, jeżeli pracodawca zaakceptuje taki sposób przejazdu. Podstawowe działanie pozostaje bez zmian: liczba kilometrów jest mnożona przez przyjętą stawkę. Przy rozliczeniu trzeba jednak oddzielić:

Delegacje zagraniczne wymagają również uwzględnienia zasad dotyczących ryczałtów na dojazdy. Jeżeli pracownik odbywa podróż zagraniczną prywatnym lub służbowym pojazdem samochodowym, nie przysługują mu wskazane w rozporządzeniu ryczałty na dojazd z dworca lub lotniska oraz na komunikację miejscową za granicą.

Samochód prywatny, służbowy i wynajęty

Ten sposób rozliczenia dotyczy pojazdu niebędącego własnością pracodawcy. Nie stosuje się go w taki sam sposób do auta należącego do firmy, leasingowanego przez firmę albo wynajętego na potrzeby wyjazdu.

Rodzaj pojazdu	Sposób rozliczenia	Najważniejsza uwaga
Prywatny samochód osobowy	Kilometry × stawka	Potrzebna zgoda pracodawcy i dane przebiegu
Samochód firmowy	Dokumenty dotyczące paliwa i innych wydatków	Brak pracowniczej kilometrówki
Samochód wynajęty	Faktura za wynajem oraz uznane koszty użytkowania	Warunki wynikają z umowy wynajmu i zasad firmy

Jak rozliczyć kilometrówkę na worktrips.com?

Na platformie worktrips.com kilometrówka może być częścią pełnego rozliczenia konkretnej delegacji. Po zakończeniu wyjazdu pracownik uruchamia rozliczenie tej samej podróży. Jeżeli podczas delegacji wykorzystano samochód prywatny, pojawia się krok dotyczący kilometrówki.

Pracownik uzupełnia dane potrzebne do rozliczenia, w tym liczbę kilometrów, zgodnie z zasadami obowiązującymi w jego firmie. Wyliczona wartość trafia do podsumowania razem z dietą, innymi wydatkami i zaliczką. Dzięki temu rozliczenia przejazdów pojazdem pozostają powiązane z konkretnym wyjazdem.

Dieta i kilometrówka	Wydatki i dokumenty	Zaliczka i saldo
Należności powiązane z konkretną delegacją	Załączniki i pozostałe koszty przy właściwym wyjeździe	Kwota wypłacona przed podróżą oraz wynik końcowy
Jedno podsumowanie kosztów	Mniej dokumentów przesyłanych osobnymi wiadomościami	Kwota do zwrotu pracownikowi albo pracodawcy
Dane gotowe do akceptacji	Możliwość sprawdzenia podstawy wydatku	Rozliczenie przekazywane do właściwej osoby

Moduł delegacyjny na worktrips.com porządkuje wniosek, akceptację, rezerwację i rozliczenie. Kilometrówka nie funkcjonuje wówczas jako oddzielny plik bez związku z podróżą. Takie rozwiązanie ułatwia rozliczanie kosztów podróży, ponieważ dieta, należność za przejazd, wydatki i zaliczka pozostają przy tym samym wyjeździe. Papier, arkusz czy moduł delegacyjny? Co jest lepsze dla Twojej firmy? Poniżej przygotowaliśmy zestawienie.

Papierowy formularz	Arkusz	Moduł delegacyjny
Dokument trzeba przekazać ręcznie	Formuły ułatwiają obliczenia	Kilometrówka jest częścią konkretnej delegacji
Załączniki mogą znajdować się w kilku miejscach	Łatwo stworzyć kilka wersji pliku	Dokumenty i wydatki pozostają przy wyjeździe
Status akceptacji wymaga dodatkowego kontaktu	Akceptacja często odbywa się poza arkuszem	Rozliczenie trafia do właściwej osoby

Przy większej liczbie podróży problemem stają się rozliczenia przejazdów samochodem prywatnym dla wielu pracowników, przypisanie wydatków do projektów i sprawdzanie, kto zatwierdził daną kwotę. Uporządkowanie tego obszaru w dużym stopniu ogranicza konieczność ręcznej pracy. Jeżeli poszukujesz nowoczesnego rozwiązania dla Twojej firmy, to przeczytaj nasz Poradnik: Jak wybrać system do rozliczania delegacji? A może chcesz niezobowiązująco porozmawiać z naszymi ekspertami, którzy mogą podpowiedzieć, jak uporządkować kwestie finansowe związane z podróżami służbowymi? Umów się jeszcze dziś!

 

Najczęściej zadawane pytania dotyczące kilometrówki

Ile wynosi kilometrówka w 2026 roku?

Kilometrówka wynosi maksymalnie 0,89 zł za kilometr dla samochodu o pojemności do 900 cm³ i 1,15 zł dla samochodu powyżej 900 cm³. Dla motocykla limit wynosi 0,69 zł, a dla motoroweru 0,42 zł.

Jak wygląda liczenie kilometrówki?

Kilometrówka to liczba kilometrów pomnożona przez stawkę stosowaną przez pracodawcę. Podstawą jest faktyczny dystans związany z wyjazdem.

Czy trzeba udokumentować przebieg samochodu?

Ewidencja przebiegu pojazdu pozwala udokumentować trasę, cel, liczbę kilometrów i zastosowaną stawkę. Zakres danych powinien odpowiadać rodzajowi rozliczenia i zasadom pracodawcy.

Czy faktura za paliwo wystarczy do rozliczenia kilometrówki?

Nie. Faktura za paliwo nie zastępuje danych, na podstawie których powstaje kilometrówka.

Czy parking i autostradę można rozliczyć oddzielnie?

Tak. Zwrot kosztów używania pojazdu nie wyklucza oddzielnego rozliczenia parkingu i dróg płatnych, jeżeli wydatki były związane z delegacją, zostały uznane przez pracodawcę i udokumentowane.

Czy kilometrówka przysługuje przy samochodzie służbowym?

Nie. W przypadku pojazdów służbowych stosuje się zasady rozliczania kosztów samochodu należącego do firmy albo przez nią użytkowanego.

Czy można rozliczyć samochód elektryczny?

Tak, ale brak osobnej powszechnej stawki wymaga ustalenia zasad w firmie. Kilometrówka dla takiego pojazdu nie powinna być automatycznie przypisywana do jednej ze stawek opartych na pojemności silnika.

Czy worktrips.com obsługuje rozliczanie kilometrówki?

Tak. Obsługa kilometrówki może odbywać się w ramach rozliczenia konkretnej delegacji. Pracownik podaje potrzebne dane, a wartość jest ujmowana razem z dietą, wydatkami i zaliczką.

Kiedy trzeba przekazać rozliczenie?

Pracownik przekazuje rozliczenie kosztów podróży w ciągu 14 dni od zakończenia wyjazdu. Termin obejmuje również dane potrzebne do kilometrówki i dokumenty dodatkowych wydatków.