Kilometerpauschale bei Dienstreisen. Wie rechnet man sie Schritt für Schritt ab?

Mit der Kilometervergütung lässt sich die Erstattung für die Nutzung eines privaten Fahrzeugs auf einer Dienstreise bestimmen. Vereinfacht wird sie berechnet, indem die gefahrenen Kilometer mit dem vom Arbeitgeber festgelegten Satz multipliziert werden. Im Jahr 2026 betragen die Höchstsätze für Pkw je nach Hubraum 0,89 zł oder 1,15 zł pro Kilometer. Die Regeln zur Abrechnung der Kilometervergütung erfordern besondere Aufmerksamkeit. Dazu gehören die vorherige Zustimmung des Arbeitgebers, der richtige Satz, Fahrzeugdaten, die Beschreibung der Strecke und zusätzliche Ausgaben. 

Was ist eine Kilometervergütung?

Kilometervergütung bezeichnet die Erstattung der Kosten für die dienstliche Nutzung eines Pkw, Motorrads oder Kleinkraftrads, das nicht dem Arbeitgeber gehört. In diesem Ratgeber konzentrieren wir uns auf Beschäftigte, die ein solches Fahrzeug auf einer Dienstreise nutzen.

„Die Kilometervergütung bei einer Dienstreise ergibt sich aus der Zahl der Kilometer multipliziert mit dem betrieblichen Satz für 1 km. Beschäftigte sollten die Fahrzeugnutzung vorher mit ihrem Arbeitgeber abstimmen und nach der Rückkehr die für die Abrechnung erforderlichen Daten angeben. Kraftstoffkosten sind grundsätzlich durch die Kilometervergütung abgedeckt. Parkgebühren und Autobahnmaut können dagegen als belegte Ausgaben gesondert abgerechnet werden.“

Das erläutert uns Wioletta Jaworska, Sales Consultant bei WorkTrips.

Wann können Beschäftigte ein privates Fahrzeug abrechnen?

Einfach gesagt: Der Arbeitgeber legt fest, welches Verkehrsmittel für die Dienstreise geeignet ist. Häufig werden Flugzeug und Bahn gewählt. Auf Antrag der beschäftigten Person kann er die Fahrt mit einem Pkw, Motorrad oder Kleinkraftrad genehmigen, das nicht dem Unternehmen gehört. Dafür sind drei Elemente erforderlich:

Reiseanordnung	Genehmigung der Fahrzeugnutzung	Abrechnungsdaten
Die beschäftigte Person erledigt eine Aufgabe außerhalb des Ortes des Arbeitgebersitzes oder außerhalb ihrer regelmäßigen Arbeitsstätte	Das Unternehmen genehmigt die Nutzung eines privaten Fahrzeugs	Nach der Rückkehr gibt die beschäftigte Person Strecke, Kilometer, Fahrzeugdaten und den angewandten Satz an

Eine Inlands- oder Auslandsdienstreise bedeutet noch keine freie Wahl des Verkehrsmittels. Am besten wird die Fahrt vor der Abreise abgestimmt. Noch besser ist eine klare Organisation der Dienstreisen mit sämtlichen Regeln in einer Reiserichtlinie. So lassen sich Situationen vermeiden, in denen Beschäftigte eine Kilometerabrechnung für ein Auto vorlegen, dessen Nutzung das Unternehmen zuvor nicht genehmigt hat. 

Kilometervergütung 2026: aktuelle Sätze

Fahrzeugart	Merkmal	Höchstsatz für 1 km
Pkw	Hubraum bis 900 cm³	0,89 zł
Pkw	Hubraum über 900 cm³	1,15 zł
Motorrad	Keine Unterscheidung nach Hubraum	0,69 zł
Kleinkraftrad	Keine Unterscheidung nach Hubraum	0,42 zł

Darf der Arbeitgeber einen niedrigeren Satz anwenden?

Das Infrastrukturministerium legt Höchstsätze fest. Das bedeutet jedoch nicht, dass jedes Unternehmen den höchsten Betrag zahlen muss. Die festgelegten Kilometervergütungssätze bilden die Obergrenze für die übliche Abrechnung; der Arbeitgeber kann einen niedrigeren Satz vorsehen. Dieser sollte sich aus den betrieblichen Regeln ergeben. In einem Privatunternehmen können die Zahlungsbedingungen in der Vergütungsordnung, einem Tarifvertrag, dem Arbeitsvertrag oder einer Dienstreiserichtlinie geregelt sein. Fehlen solche Bestimmungen, gelten die Regeln der Dienstreiseverordnung.

Kilometervergütung: Wie wird der Erstattungsbetrag berechnet?

Die Grundformel ist einfach:

Kilometervergütung = gefahrene Kilometer × Satz für 1 km

Beispiel 1: Hubraum über 900 cm³:

Die beschäftigte Person ist 450 km gefahren, und das Unternehmen wendet einen Satz von 1,15 zł an.

450 km × 1,15 zł = 517,50 zł

Beispiel 2: Hubraum bis 900 cm³:

Die Strecke betrug 180 km. Der Pkw hat einen Hubraum von 898 cm³, daher wendet das Unternehmen einen Satz von 0,89 zł an. 

180 km × 0,89 zł = 160,20 zł

Wenn Sie auch das Tagegeld und die übrigen Kosten berechnen möchten, nutzen Sie den Dienstreisekostenrechner von worktrips.com. Ein solches Online-Tool hilft, die Ansprüche zu schätzen. Die abschließende Kilometerabrechnung sollte jedoch die vom Arbeitgeber festgelegten Regeln berücksichtigen.

Wie wird die Kilometervergütung Schritt für Schritt abgerechnet?

Schritt 1. Stimmen Sie das Verkehrsmittel ab

Prüfen Sie vor der Dienstreise, ob Ihr Arbeitgeber der Nutzung eines privaten Fahrzeugs zustimmt. Die Genehmigung der Reise bedeutet nicht immer auch die Zustimmung zur Nutzung des eigenen Autos.

Schritt 2. Prüfen Sie den Satz

Klären Sie, welche Kilometervergütungssätze das Unternehmen anwendet. Gehen Sie nicht davon aus, dass Sie den zulässigen Höchstbetrag erhalten.

Schritt 3. Notieren Sie die Fahrzeugdaten

Erforderlich sein können Marke, Kennzeichen, Fahrzeugart und Hubraum. 

Schritt 4. Halten Sie die tatsächlich gefahrene Strecke fest

Die Beschreibung sollte zeigen, von wo nach wo die Fahrt führte. Besucht die beschäftigte Person mehrere Orte, sind die einzelnen Teilstrecken zu berücksichtigen.

Schritt 5. Geben Sie die Kilometerzahl an

Grundlage der Berechnung sind die tatsächlich gefahrenen Kilometer, keine erst Wochen später notierte Schätzung. Die Fahrleistung des privaten Fahrzeugs sollte der Strecke entsprechen, die zur Erledigung der dienstlichen Aufgabe zurückgelegt wurde. In der Praxis wird sie am besten unmittelbar nach der Fahrt notiert.

Schritt 6. Berechnen Sie den Anspruch

Multiplizieren Sie die Kilometerzahl mit dem im Unternehmen geltenden Satz. Daraus ergibt sich der Erstattungsbetrag für die Fahrt.

Schritt 7. Ergänzen Sie die übrigen Kosten

Parkgebühren und Autobahnmaut erhöhen die Kilometerzahl nicht. Sie können als gesonderte, belegte Ausgaben aufgeführt werden.

Schritt 8. Reichen Sie die Reisekostenabrechnung ein

Die Reise ist spätestens innerhalb von 14 Tagen nach ihrem Ende abzurechnen. Eine vollständige Liste der Anlagen finden Sie in unserem Ratgeber: Welche Unterlagen werden für die Reisekostenabrechnung benötigt?

Welche Angaben sollte ein Fahrtennachweis enthalten?

Ein Fahrtennachweis dokumentiert, wer das Fahrzeug zu welchem Zweck auf welcher Strecke genutzt hat und welcher Abrechnungsbetrag sich daraus ergibt. Ein sorgfältig geführter, detaillierter Fahrtennachweis reduziert Rückfragen aus Personalabteilung, Finanzabteilung und seitens der für das Reisemanagement zuständigen Person im Unternehmen.

Personen- und Fahrzeugdaten	Fahrtdaten	Finanzdaten
Vorname, Nachname und Adresse der Person, die das Fahrzeug nutzt	Datum und fortlaufende Nummer des Eintrags	Satz für 1 km
Kennzeichen	Streckenbeschreibung: von–nach	Berechneter Betrag
Hubraum	Reisezweck	Bestätigung des Arbeitgebers
Fahrzeugart	Zahl der tatsächlich gefahrenen Kilometer	Anmerkungen zur Abrechnung

Der Fahrtennachweis muss nicht in jedem Unternehmen gleich gestaltet sein. Er kann als Formular, elektronische Übersicht oder Bestandteil eines Dienstreisemanagementsystems geführt werden. Entscheidend ist, dass er die zur Prüfung der Abrechnung erforderlichen Daten enthält. Auch für den Arbeitgeber ist die Führung eines Fahrtennachweises wichtig. Ohne die entsprechenden Daten kann es dem Unternehmen schwerfallen, die steuerliche Abzugsfähigkeit der Ausgabe nachzuweisen. Der Fahrtennachweis sollte einer konkreten Dienstreise zugeordnet sein. Die bloße Summe der Kilometer ohne Datum, Strecke und Zweck erklärt nicht, warum die Kosten entstanden sind.

Muss der Kilometerabrechnung eine Tankrechnung beigefügt werden?

Grundsätzlich nicht. Bei der Fahrtkostenerstattung wird nicht der Preis des getankten Kraftstoffs abgerechnet. Ihre Höhe ergibt sich aus Kilometerzahl und Satz, nicht aus dem Betrag auf dem Tankbeleg. Die Kosten der Nutzung privater Fahrzeuge umfassen allgemein die laufenden Fahrzeugkosten, unter anderem Kraftstoff, Teileverschleiß, Wartung und Wertverlust. Daher sollte nicht automatisch die Kilometervergütung ausgezahlt und anschließend der gesamte Tankbetrag ein zweites Mal hinzugerechnet werden.

Ausgabe	Durch die Kilometervergütung abgedeckt?	Abrechnung
Kraftstoff für das private Auto	Grundsätzlich ja	Ohne Grundlage in den betrieblichen Regeln nicht erneut hinzurechnen
Betrieb und Verschleiß des Fahrzeugs	Ja	Nicht als gesonderten Posten aufführen
Autobahn oder Mautstraße	Nein	Als gesonderte, belegte Ausgabe hinzufügen
Parkplatz oder gebührenpflichtige Parkzone	Nein	Beleg und Erläuterung des Zusammenhangs mit der Dienstreise hinzufügen
Bußgeld	Nein	Keine Erstattung als Dienstreisekosten

Parkgebühren und Autobahnmaut bei der Kilometervergütung

Die Dienstreisevorschriften zählen Parkgebühren, Gebühren für Parkzonen und Autobahnmaut zu den sonstigen notwendigen Ausgaben. Sie können zusätzlich zur Kilometervergütung erstattet werden, wenn der Arbeitgeber sie festgelegt oder anerkannt hat und die beschäftigte Person sie belegen kann. Bei der Nutzung eines privaten Autos sollten daher Maut- und Parkbelege aufbewahrt werden.

Kilometervergütung bei Auslandsdienstreisen

Auslandsdienstreisen können mit einem privaten Auto unternommen werden, wenn der Arbeitgeber diesem Verkehrsmittel zustimmt. Die Grundrechnung bleibt unverändert: Die Kilometerzahl wird mit dem festgelegten Satz multipliziert. Bei der Abrechnung sind jedoch folgende Posten zu trennen:

Bei Auslandsdienstreisen sind außerdem die Regeln zu den Fahrtkostenpauschalen zu berücksichtigen. Reisen Beschäftigte mit einem privaten oder dienstlichen Kraftfahrzeug ins Ausland, stehen ihnen die in der Verordnung vorgesehenen Pauschalen für Fahrten vom Bahnhof oder Flughafen und für den Nahverkehr im Ausland nicht zu.

Privatwagen, Firmenwagen und Mietwagen

Diese Abrechnungsmethode betrifft Fahrzeuge, die nicht dem Arbeitgeber gehören. Sie wird nicht in gleicher Weise auf ein firmeneigenes, vom Unternehmen geleastes oder für die Reise gemietetes Auto angewandt.

Fahrzeugart	Abrechnungsmethode	Wichtigster Hinweis
Privater Pkw	Kilometer × Satz	Zustimmung des Arbeitgebers und Fahrtdaten erforderlich
Firmenwagen	Belege für Kraftstoff und sonstige Ausgaben	Keine Kilometervergütung für Beschäftigte
Mietwagen	Mietrechnung und anerkannte Nutzungskosten	Die Bedingungen ergeben sich aus dem Mietvertrag und den betrieblichen Regeln

Wie wird die Kilometervergütung auf worktrips.com abgerechnet?

Auf der Plattform worktrips.com kann die Kilometervergütung Teil der vollständigen Abrechnung einer konkreten Dienstreise sein. Nach der Reise startet die beschäftigte Person die Abrechnung derselben Reise. Wurde bei der Dienstreise ein privates Auto genutzt, erscheint ein Schritt zur Kilometervergütung.

Die beschäftigte Person ergänzt die für die Abrechnung erforderlichen Angaben, einschließlich der Kilometerzahl, gemäß den betrieblichen Regeln. Der berechnete Betrag erscheint in der Zusammenfassung zusammen mit dem Tagegeld, sonstigen Ausgaben und dem Vorschuss. Dadurch bleiben Fahrtkostenabrechnungen der konkreten Reise zugeordnet.

Tagegeld und Kilometervergütung	Ausgaben und Belege	Vorschuss und Saldo
Ansprüche mit Bezug zu einer konkreten Dienstreise	Anlagen und sonstige Kosten bei der richtigen Reise	Vor der Reise ausgezahlter Betrag und abschließendes Ergebnis
Eine gemeinsame Kostenübersicht	Weniger Dokumente in separaten Nachrichten	Erstattungsbetrag an Beschäftigte oder Arbeitgeber
Daten zur Genehmigung bereit	Möglichkeit, die Grundlage der Ausgabe zu prüfen	Weiterleitung der Abrechnung an die zuständige Person

Das Dienstreisemodul auf worktrips.com organisiert Antrag, Genehmigung, Buchung und Abrechnung. Die Kilometervergütung wird dann nicht als separate Datei ohne Bezug zur Reise geführt. Diese Lösung erleichtert die Reisekostenabrechnung, da Tagegeld, Fahrtkostenerstattung, Ausgaben und Vorschuss derselben Reise zugeordnet bleiben. Papierformular, Tabelle oder Dienstreisemodul: Was ist für Ihr Unternehmen besser? Nachfolgend haben wir einen Vergleich zusammengestellt.

Papierformular	Tabelle	Dienstreisemodul
Das Dokument muss manuell weitergegeben werden	Formeln erleichtern die Berechnung	Die Kilometervergütung ist Teil einer konkreten Dienstreise
Anlagen können an mehreren Orten liegen	Es entstehen leicht mehrere Dateiversionen	Dokumente und Ausgaben bleiben der Reise zugeordnet
Der Genehmigungsstatus muss gesondert erfragt werden	Die Genehmigung erfolgt häufig außerhalb der Tabelle	Die Abrechnung erreicht die zuständige Person

Bei einer größeren Zahl von Reisen werden Fahrtkostenabrechnungen für die Privatwagen vieler Beschäftigter, die Zuordnung von Ausgaben zu Projekten und die Prüfung, wer einen Betrag genehmigt hat, zur Herausforderung. Eine klare Organisation dieses Bereichs reduziert den manuellen Aufwand erheblich. Wenn Sie eine moderne Lösung für Ihr Unternehmen suchen, lesen Sie unseren Ratgeber: Wie wählen Sie ein System zur Reisekostenabrechnung aus? Oder möchten Sie unverbindlich mit unseren Fachleuten darüber sprechen, wie Sie die finanziellen Aspekte von Dienstreisen organisieren können? Vereinbaren Sie noch heute einen Termin!

 

Häufig gestellte Fragen zur Kilometervergütung

Wie hoch ist die Kilometervergütung im Jahr 2026?

Die Kilometervergütung beträgt maximal 0,89 zł pro Kilometer für Pkw mit einem Hubraum bis 900 cm³ und 1,15 zł für Pkw mit mehr als 900 cm³. Für Motorräder liegt die Grenze bei 0,69 zł, für Kleinkrafträder bei 0,42 zł.

Wie wird die Kilometervergütung berechnet?

Die Kilometervergütung ergibt sich aus der Kilometerzahl multipliziert mit dem vom Arbeitgeber angewandten Satz. Grundlage ist die tatsächlich für die Dienstreise zurückgelegte Strecke.

Muss die Fahrleistung des Autos dokumentiert werden?

Ein Fahrtennachweis dokumentiert Strecke, Zweck, Kilometerzahl und angewandten Satz. Der Umfang der Daten sollte zur Abrechnungsart und zu den Regeln des Arbeitgebers passen.

Reicht eine Tankrechnung für die Kilometerabrechnung aus?

Nein. Eine Tankrechnung ersetzt nicht die Daten, auf deren Grundlage die Kilometervergütung berechnet wird.

Können Parkgebühren und Autobahnmaut gesondert abgerechnet werden?

Ja. Die Erstattung der Fahrzeugnutzung schließt eine gesonderte Abrechnung von Parkgebühren und Mautstraßen nicht aus, sofern die Ausgaben mit der Dienstreise zusammenhängen, vom Arbeitgeber anerkannt und belegt wurden.

Besteht bei einem Firmenwagen Anspruch auf Kilometervergütung?

Nein. Für Dienstfahrzeuge gelten die Regeln zur Abrechnung der Kosten eines Autos, das dem Unternehmen gehört oder von ihm genutzt wird.

Kann ein Elektroauto abgerechnet werden?

Ja. Da es jedoch keinen gesonderten allgemein geltenden Satz gibt, müssen die Regeln im Unternehmen festgelegt werden. Die Kilometervergütung für ein solches Fahrzeug sollte nicht automatisch einem der auf dem Hubraum basierenden Sätze zugeordnet werden.

Unterstützt worktrips.com die Abrechnung der Kilometervergütung?

Ja. Die Kilometervergütung kann im Rahmen der Abrechnung einer konkreten Dienstreise bearbeitet werden. Die beschäftigte Person gibt die erforderlichen Daten an, und der Betrag wird zusammen mit Tagegeld, Ausgaben und Vorschuss erfasst.

Wann muss die Abrechnung eingereicht werden?

Beschäftigte reichen die Reisekostenabrechnung innerhalb von 14 Tagen nach Reiseende ein. Die Frist umfasst auch die für die Kilometervergütung erforderlichen Daten und Belege für zusätzliche Ausgaben.