Indemnizație de kilometraj pentru călătorii de afaceri. Cum se calculează pas cu pas?

Indemnizația kilometrică permite stabilirea sumei de rambursat pentru utilizarea unui vehicul personal în timpul unei deplasări în interes de serviciu. În forma cea mai simplă, se calculează înmulțind numărul de kilometri parcurși cu tariful adoptat de angajator. În 2026, valorile maxime pentru autoturisme sunt de 0,89 zł sau 1,15 zł pe kilometru, în funcție de capacitatea cilindrică. Regulile de decontare a indemnizației kilometrice necesită atenție. Acestea includ acordul prealabil al angajatorului, tariful corect, datele vehiculului, descrierea traseului și cheltuielile suplimentare. 

Ce este indemnizația kilometrică?

Indemnizația kilometrică este denumirea uzuală pentru rambursarea costurilor de utilizare în interes de serviciu a unui autoturism, a unei motociclete sau a unui moped care nu aparține angajatorului. În acest ghid ne concentrăm asupra situației în care angajatul folosește un astfel de vehicul într-o deplasare în interes de serviciu.

„Indemnizația kilometrică pentru o deplasare reprezintă numărul de kilometri înmulțit cu tariful companiei pentru 1 km. Angajatul trebuie să convină în prealabil cu angajatorul asupra utilizării vehiculului, iar după întoarcere să furnizeze datele necesare decontării. Costul combustibilului este, în principiu, inclus în indemnizația kilometrică, în timp ce parcarea și taxele de autostradă pot fi decontate separat, ca cheltuieli justificate prin documente.”

Ne explică Wioletta Jaworska, Sales Consultant la WorkTrips.

Când poate angajatul să deconteze utilizarea unui vehicul personal?

Pe scurt, angajatorul stabilește mijlocul de transport potrivit pentru deplasarea în interes de serviciu. Adesea sunt alese avionul și trenul. La cererea angajatului, angajatorul poate permite utilizarea unui autoturism, a unei motociclete sau a unui moped care nu aparține companiei. Sunt necesare trei elemente:

Dispoziția de deplasare	Acordul pentru utilizarea vehiculului	Datele necesare decontării
Angajatul îndeplinește o sarcină în afara localității în care se află sediul angajatorului sau în afara locului său de muncă obișnuit	Compania aprobă utilizarea unui vehicul personal	După întoarcere, angajatul furnizează traseul, kilometrii, datele vehiculului și tariful aplicat

O deplasare internă sau externă nu înseamnă automat libertate deplină în alegerea transportului. Cel mai sigur este să conveniți asupra călătoriei înainte de plecare. Și mai bine este ca firma să aibă deplasările bine organizate și toate regulile prevăzute în politica de călătorii. Astfel se evită situația în care angajatul prezintă un decont al indemnizației kilometrice, deși compania nu a aprobat anterior utilizarea acelui mijloc de transport. 

Indemnizația kilometrică în 2026: tarife actuale

Tipul vehiculului	Parametru	Tariful maxim pentru 1 km
Autoturism	Capacitate cilindrică de până la 900 cm³	0,89 zł
Autoturism	Capacitate cilindrică de peste 900 cm³	1,15 zł
Motocicletă	Fără diferențiere în funcție de capacitatea cilindrică	0,69 zł
Moped	Fără diferențiere în funcție de capacitatea cilindrică	0,42 zł

Poate angajatorul să aplice un tarif mai mic?

Ministerul Infrastructurii stabilește valorile maxime, dar acest lucru nu înseamnă că fiecare companie trebuie să plătească suma cea mai mare. Tarifele stabilite ale indemnizației kilometrice reprezintă plafonul pentru decontarea standard, iar angajatorul poate adopta o valoare mai mică. Aceasta trebuie să rezulte din regulile organizației. Într-o companie privată, condițiile de plată pot fi prevăzute în regulamentul de salarizare, contractul colectiv de muncă, contractul individual de muncă sau procedura pentru deplasări. În lipsa unor astfel de prevederi, se aplică regulile din regulamentul privind deplasările în interes de serviciu.

Indemnizația kilometrică: cum calculați suma de rambursat?

Formula de bază este simplă:

Indemnizația kilometrică = numărul de kilometri parcurși × tariful pentru 1 km

Exemplul 1: motor de peste 900 cm³:

Angajatul a parcurs 450 km, iar compania aplică un tarif de 1,15 zł.

450 km × 1,15 zł = 517,50 zł

Exemplul 2: motor de până la 900 cm³:

Traseul a avut 180 km. Autoturismul are o capacitate cilindrică de 898 cm³, astfel încât firma aplică tariful de 0,89 zł. 

180 km × 0,89 zł = 160,20 zł

Dacă doriți să calculați și diurna și celelalte costuri, utilizați calculatorul de deplasări worktrips.com. Un astfel de instrument online ajută la estimarea sumelor cuvenite, dar decontul final al indemnizației kilometrice trebuie să țină cont de regulile adoptate de angajator.

Cum decontați indemnizația kilometrică, pas cu pas?

Etapa 1. Conveniți asupra mijlocului de transport

Înainte de deplasare, verificați dacă angajatorul aprobă utilizarea unui vehicul personal. Aprobarea deplasării nu înseamnă întotdeauna și acordul pentru utilizarea propriei mașini.

Etapa 2. Verificați tariful

Stabiliți ce tarife ale indemnizației kilometrice aplică firma. Nu presupuneți din start că veți primi suma maximă permisă.

Etapa 3. Notați datele vehiculului

Pot fi necesare marca, numărul de înmatriculare, tipul vehiculului și capacitatea cilindrică. 

Etapa 4. Notați traseul efectiv

Descrierea trebuie să arate punctul de plecare și destinația. Dacă angajatul vizitează mai multe locuri, trebuie incluse segmentele individuale.

Etapa 5. Introduceți numărul de kilometri

Calculul se bazează pe numărul de kilometri parcurși efectiv, nu pe o estimare notată după câteva săptămâni. Kilometrajul vehiculului personal trebuie să corespundă traseului aferent îndeplinirii sarcinii de serviciu. În practică, cel mai bine este ca acesta să fie notat imediat după încheierea călătoriei.

Etapa 6. Calculați suma cuvenită

Înmulțiți numărul de kilometri cu tariful aplicabil în companie. Astfel obțineți suma cuvenită pentru călătorie.

Etapa 7. Adăugați celelalte costuri

Parcarea și taxele de autostradă nu măresc numărul de kilometri. Acestea pot fi înregistrate separat, ca cheltuieli justificate prin documente.

Etapa 8. Depuneți decontul deplasării

Deplasarea trebuie decontată în cel mult 14 zile de la încheierea sa.

Ce date trebuie să conțină evidența kilometrilor parcurși de vehicul?

Evidența kilometrilor parcurși arată cine a utilizat vehiculul, în ce scop, pe ce traseu și ce sumă rezultă din decont. O evidență detaliată, bine întocmită, reduce întrebările din partea departamentelor de resurse umane și financiar, precum și a persoanei care gestionează călătoriile în numele companiei.

Datele persoanei și ale vehiculului	Datele călătoriei	Date financiare
Prenumele, numele și adresa persoanei care utilizează vehiculul	Data și numărul consecutiv al înregistrării	Tariful pentru 1 km
Numărul de înmatriculare	Descrierea traseului: plecare–destinație	Suma calculată
Capacitatea cilindrică	Scopul deplasării	Confirmarea angajatorului
Tipul vehiculului	Numărul de kilometri parcurși efectiv	Observații privind decontul

Evidența kilometrilor parcurși nu trebuie să aibă același aspect în fiecare companie. Poate fi un formular, un centralizator electronic sau o componentă a sistemului de gestionare a deplasărilor. Important este să conțină datele necesare verificării decontului. Păstrarea acestei evidențe este importantă și pentru angajator. Fără datele corespunzătoare, compania poate avea dificultăți în a demonstra că cheltuiala este deductibilă fiscal. Documentul trebuie asociat unei deplasări concrete. Simplul total al kilometrilor, fără dată, traseu și scop, nu arată de ce a fost efectuată cheltuiala.

Trebuie anexată factura de combustibil la decontul indemnizației kilometrice?

În principiu, nu. Decontarea călătoriei nu reprezintă decontarea prețului combustibilului alimentat. Suma rezultă din numărul de kilometri și tarif, nu din valoarea bonului de la benzinărie. Se consideră că utilizarea vehiculelor personale implică costuri de exploatare în sens larg, inclusiv combustibil, uzura pieselor, întreținere și depreciere. Prin urmare, nu trebuie plătită automat indemnizația kilometrică și apoi adăugată încă o dată întreaga valoare a alimentării.

Cheltuială	Este inclusă în indemnizația kilometrică?	Modul de decontare
Combustibil pentru mașina personală	În principiu, da	Nu se adaugă din nou fără un temei în regulile companiei
Exploatarea și uzura vehiculului	Da	Nu se înregistrează ca poziție separată
Autostradă sau drum cu taxă	Nu	Se adaugă ca o cheltuială separată, justificată prin documente
Parcare sau zonă de parcare cu plată	Nu	Se adaugă documentul și explicația legăturii cu deplasarea
Amendă	Nu	Nu se rambursează ca o cheltuială a deplasării

Parcarea, autostrada și indemnizația kilometrică

Reglementările privind deplasările includ parcarea, staționarea într-o zonă cu plată și taxele de autostradă în categoria altor cheltuieli necesare. Acestea pot fi rambursate separat de indemnizația kilometrică dacă angajatorul le-a stabilit sau le-a recunoscut, iar angajatul le poate justifica prin documente. Pentru un autoturism personal, merită deci păstrate dovezile plății taxelor de drum și de parcare.

Indemnizația kilometrică pentru deplasările externe

Deplasările externe pot fi efectuate cu mașina personală dacă angajatorul aprobă acest mijloc de transport. Calculul de bază rămâne același: numărul de kilometri se înmulțește cu tariful adoptat. La decontare trebuie însă separate:

Deplasările externe necesită și luarea în considerare a regulilor privind sumele forfetare pentru transportul local. Dacă angajatul călătorește în străinătate cu un autovehicul personal sau de serviciu, nu are dreptul la sumele forfetare prevăzute în regulament pentru transferurile de la gară sau aeroport și pentru transportul local în străinătate.

Mașina personală, de serviciu și închiriată

Această metodă de decontare se referă la un vehicul care nu aparține angajatorului. Nu se aplică în același mod unei mașini deținute de companie, luate în leasing de aceasta sau închiriate pentru deplasare.

Tipul vehiculului	Modul de decontare	Observația principală
Autoturism personal	Kilometri × tarif	Sunt necesare acordul angajatorului și datele privind kilometrii parcurși
Mașină de serviciu	Documente privind combustibilul și alte cheltuieli	Nu se acordă indemnizație kilometrică angajatului
Mașină închiriată	Factura de închiriere și costurile de utilizare recunoscute	Condițiile rezultă din contractul de închiriere și regulile companiei

Cum decontați indemnizația kilometrică pe worktrips.com?

Pe platforma worktrips.com, indemnizația kilometrică poate face parte din decontul complet al unei deplasări concrete. După încheierea deplasării, angajatul inițiază decontarea aceleiași călătorii. Dacă în timpul deplasării a fost utilizată o mașină personală, apare o etapă dedicată indemnizației kilometrice.

Angajatul completează datele necesare decontării, inclusiv numărul de kilometri, conform regulilor companiei sale. Suma calculată apare în centralizator împreună cu diurna, celelalte cheltuieli și avansul. Astfel, deconturile pentru utilizarea vehiculului rămân asociate unei deplasări concrete.

Diurna și indemnizația kilometrică	Cheltuieli și documente	Avans și sold
Sume cuvenite asociate unei deplasări concrete	Anexe și alte costuri aferente călătoriei corecte	Suma plătită înainte de călătorie și rezultatul final
Un singur centralizator al costurilor	Mai puține documente trimise în mesaje separate	Suma de restituit angajatului sau angajatorului
Date pregătite pentru aprobare	Posibilitatea verificării temeiului cheltuielii	Decont trimis persoanei potrivite

Modulul de deplasări de pe worktrips.com organizează cererea, aprobarea, rezervarea și decontarea. Indemnizația kilometrică nu mai este astfel un fișier separat, fără legătură cu deplasarea. Această soluție facilitează decontarea costurilor de călătorie, deoarece diurna, suma cuvenită pentru transport, cheltuielile și avansul rămân asociate aceleiași deplasări. Formular pe hârtie, fișier de calcul sau modul de deplasări? Ce este mai potrivit pentru compania dumneavoastră? Mai jos am pregătit o comparație.

Formular pe hârtie	Fișier de calcul	Modul de deplasări
Documentul trebuie transmis manual	Formulele ușurează calculele	Indemnizația kilometrică face parte dintr-o deplasare concretă
Anexele pot fi în mai multe locuri	Pot apărea cu ușurință mai multe versiuni ale fișierului	Documentele și cheltuielile rămân asociate deplasării
Verificarea stadiului aprobării necesită contact suplimentar	Aprobarea are loc adesea în afara fișierului de calcul	Decontul ajunge la persoana potrivită

Atunci când numărul deplasărilor crește, devin dificile deconturile pentru utilizarea mașinii personale de către mai mulți angajați, alocarea cheltuielilor pe proiecte și verificarea persoanei care a aprobat o anumită sumă. Organizarea acestui domeniu reduce semnificativ munca manuală. Dacă sunteți în căutarea unei soluții moderne pentru compania dumneavoastră, citiți ghidul nostru: Cum alegeți un sistem pentru decontarea deplasărilor? Sau doriți o discuție fără obligații cu experții noștri, care vă pot ajuta să organizați aspectele financiare ale deplasărilor în interes de serviciu? Programați o întâlnire chiar astăzi!

 

Întrebări frecvente despre indemnizația kilometrică

Cât este indemnizația kilometrică în 2026?

Indemnizația kilometrică este de maximum 0,89 zł pe kilometru pentru un autoturism cu o capacitate cilindrică de până la 900 cm³ și de 1,15 zł pentru un autoturism de peste 900 cm³. Pentru motociclete, plafonul este de 0,69 zł, iar pentru mopede de 0,42 zł.

Cum se calculează indemnizația kilometrică?

Indemnizația kilometrică reprezintă numărul de kilometri înmulțit cu tariful aplicat de angajator. Baza de calcul este distanța parcursă efectiv pentru deplasare.

Trebuie justificați kilometrii parcurși cu mașina?

Evidența kilometrilor parcurși permite justificarea traseului, scopului, numărului de kilometri și tarifului aplicat. Datele trebuie să corespundă tipului de decont și regulilor angajatorului.

Este suficientă factura de combustibil pentru decontarea indemnizației kilometrice?

Nu. Factura de combustibil nu înlocuiește datele pe baza cărora se calculează indemnizația kilometrică.

Parcarea și taxele de autostradă pot fi decontate separat?

Da. Rambursarea costurilor de utilizare a vehiculului nu exclude decontarea separată a parcării și a drumurilor cu taxă, dacă aceste cheltuieli au fost legate de deplasare, recunoscute de angajator și justificate prin documente.

Se acordă indemnizație kilometrică pentru o mașină de serviciu?

Nu. Pentru vehiculele de serviciu se aplică regulile de decontare a costurilor mașinii deținute sau utilizate de companie.

Poate fi decontată utilizarea unei mașini electrice?

Da, dar lipsa unui tarif separat cu aplicabilitate generală impune stabilirea regulilor în companie. Indemnizația kilometrică pentru un astfel de vehicul nu trebuie încadrată automat într-unul dintre tarifele bazate pe capacitatea cilindrică.

worktrips.com permite decontarea indemnizației kilometrice?

Da. Indemnizația kilometrică poate fi gestionată în cadrul decontului unei deplasări concrete. Angajatul furnizează datele necesare, iar suma este inclusă împreună cu diurna, cheltuielile și avansul.

Când trebuie depus decontul?

Angajatul depune decontul cheltuielilor de călătorie în termen de 14 zile de la încheierea deplasării. Termenul include și datele necesare indemnizației kilometrice și documentele pentru cheltuielile suplimentare.