Płatności kartą firmową za podróże służbowe
W praktyce mamy do czynienia ze stałym scenariuszem podróży służbowej, w którym: pracownik kupuje bilet, płaci za hotel, zbiera dokumenty i dopiero po powrocie czeka na zwrot pieniędzy. Przy kilku lub kilkunastu wyjazdach danego pracownika miesięcznie jest to bardzo uciążliwe zarówno dla pracownika jak i osób zaangażowanych w rozliczenie tych dokumentów. Karta firmowa w podróży służbowej pozwala opłacić wydatki środkami pracodawcy. Może ograniczyć potrzebę osobnych zaliczek i późniejszych zwrotów. Nie zastępuje jednak dokumentów ani rozliczenia wyjazdu. Na platformie worktrips.com płatność kartą za rezerwacje można połączyć z obsługą delegacji: od wniosku i akceptacji po uzupełnienie wydatków oraz rozliczenie po powrocie.
Co daje karta firmowa w podróży służbowej?
Najbardziej odczuwalna korzyść jest prosta: pracownik nie musi wykładać własnych pieniędzy na wydatki, które może opłacić kartą służbową. Dla firmy to również szansa na ograniczenie liczby przelewów, łatwiejsze ustalenie, z jakich środków opłacono daną usługę i oddzielenie zakupów służbowych od prywatnych. Warunek? Zasady korzystania z karty muszą być jasne.
| Obszar | Co może się zmienić dzięki karcie firmowej? |
|---|---|
| Wydatki pracownika | Mniej sytuacji, w których pracownik finansuje firmowy wyjazd z własnej kieszeni |
| Zaliczki | Mniejsza potrzeba osobnych wypłat na wydatki możliwe do opłacenia kartą |
| Rezerwacje | Możliwość opłacania usług zgodnie z firmowym modelem płatności |
| Rozliczenia | Łatwiejsze rozróżnienie kosztów już pokrytych przez firmę i kwot należnych pracownikowi |
| Administracja | Mniej indywidualnych spraw dotyczących przelewów i zwrotów |
Sama karta nie uporządkuje jednak całej delegacji. Jeżeli faktura pozostanie w skrzynce mailowej, opis wydatku w arkuszu, a informacja o płatności wyłącznie na wyciągu bankowym, ktoś nadal będzie musiał połączyć te elementy. Dlatego warto myśleć nie tylko o sposobie zapłaty, lecz także o tym, co dzieje się przed nią i po niej.
Płatność kartą za podróże służbowe na worktrips.com
Na worktrips.com firma może korzystać z płatności kartą firmową dodaną do profilu użytkownika. Po uruchomieniu tej możliwości i zapisaniu aktywnej karty rezerwacje wykonywane z danego profilu są nią opłacane zgodnie z zasadami działania usługi. Platforma worktrips.com nie przechowuje danych karty. Płatności na platformie obsługuje Espago. Operator informuje o corocznej certyfikacji PCI DSS, dotyczącej bezpieczeństwa danych kartowych. Więcej o tych standardach można przeczytać na stronie poświęconej bezpieczeństwu płatności Espago.
Jak uruchomić płatności kartą na worktrips.com?
- Zaloguj się na swoje konto i przejdź do profilu użytkownika.
- Otwórz zakładkę „Karty płatnicze”.
- Dodaj kartę firmową, uzupełniając wymagane dane.
- Sprawdź limity i ustawienia płatności internetowych u wydawcy karty.
W profilu można zapisać jedną kartę służbową. Gdy potrzebna jest jej wymiana, dotychczasową kartę należy usunąć i dodać nową.
Co zyskuje firma, gdy płatność nie jest oderwana od delegacji?
Pracownik chce sprawnie zarezerwować podróż i nie wykładać własnych pieniędzy. Administracja potrzebuje wiedzieć, na jakim etapie jest wyjazd. Finanse chcą otrzymać kompletne, zrozumiałe rozliczenie. Połączenie tych potrzeb daje więcej niż samą wygodę płacenia kartą. Na platformie worktrips.com dane o wyjeździe, dokumenty i rozliczenie pozostają powiązane. Łatwiej ustalić, czego dotyczy wydatek, ograniczyć ponowne przepisywanie informacji i przygotować dane do dalszej obsługi finansowej. To również lepszy punkt wyjścia do analizowania kosztów podróży. Takie podejście opisujemy szerzej w rozwiązaniach dotyczących rozliczania delegacji w firmie.
Najczęstsze pytania o kartę firmową w podróży służbowej
Czy kartą firmową można opłacić podróż służbową na worktrips.com?
Tak, można dodać kartę służbową do profilu użytkownika. Aktywna karta służy do opłacania rezerwacji wykonywanych z tego profilu.
Czy karta firmowa zastępuje zaliczkę na delegację?
Może zastąpić osobny przelew na wydatki możliwe do pokrycia kartą. Nie oznacza jednak, że pracownik nie będzie potrzebował dodatkowych środków. Decydują rzeczywiste potrzeby wyjazdu, dostępny limit i możliwość zapłaty kartą.
Czy po zapłaceniu kartą trzeba rozliczyć delegację?
Tak. Sposób zapłaty nie zastępuje rozliczenia podróży. Nadal trzeba ustalić koszty, przedstawić wymagane dokumenty i uwzględnić należności pracownika.
Czy korzystanie z karty firmowej odbiera prawo do diety?
Nie. Samo udostępnienie karty nie znosi prawa do diety. Na jej wysokość wpływają warunki podróży, w tym zapewnione wyżywienie. Zakupy posiłków finansowane przez firmę wymagają uwzględnienia w rozliczeniu zgodnie z właściwymi zasadami.
Czy kartą trzeba opłacać każdą delegację?
Nie. Model płatności powinien odpowiadać zasadom firmy. WorkTrips oferuje również rozliczenia na podstawie faktur zbiorczych, zgodnie z warunkami uzgodnionymi z klientem./p>
