Zahlungen für Dienstreisen mit der Firmenkarte
In diesem Leitfaden lesen Sie über:
In der Praxis erleben wir häufig ein gewohntes Szenario bei Geschäftsreisen: Der Mitarbeiter kauft ein Ticket, bezahlt das Hotel, sammelt Dokumente und wartet erst nach der Rückkehr auf die Rückerstattung. Bei mehreren oder gar dutzenden Reisen eines Mitarbeiters pro Monat ist dies sowohl für den Reisenden als auch für die mit der Abrechnung betrauten Personen sehr mühsam. Eine Firmenkarte auf Geschäftsreisen ermöglicht es, Ausgaben direkt mit den Mitteln des Arbeitgebers zu begleichen. Sie kann die Notwendigkeit separater Vorschüsse und anschließender Rückerstattungen reduzieren. Sie ersetzt jedoch weder Belege noch die Reisekostenabrechnung selbst. Auf der Plattform worktrips.com lässt sich die Kartenzahlung für Buchungen mit der Reiseverwaltung kombinieren: vom Antrag über die Genehmigung bis hin zum Ergänzen von Ausgaben und der Abrechnung nach der Rückkehr.
Was bringt eine Firmenkarte auf Geschäftsreisen?
Der spürbarste Vorteil ist einfach: Mitarbeiter müssen kein eigenes Geld für Ausgaben vorstrecken, die mit der Firmenkarte bezahlt werden können. Für das Unternehmen bietet sich zudem die Chance, die Anzahl der Banküberweisungen zu reduzieren, einfacher nachzuvollziehen, aus welchen Mitteln eine Dienstleistung bezahlt wurde, und geschäftliche von privaten Einkäufen zu trennen. Die Voraussetzung? Die Regeln für die Kartennutzung müssen klar definiert sein.
| Bereich | Was kann sich durch die Firmenkarte ändern? |
|---|---|
| Mitarbeiterausgaben | Weniger Situationen, in denen Mitarbeiter Firmenreisen aus eigener Tasche finanzieren |
| Vorschüsse | Geringerer Bedarf an separaten Auszahlungen für kartenfähige Ausgaben |
| Buchungen | Möglichkeit, Dienstleistungen gemäß dem Zahlungsmodell des Unternehmens zu begleichen |
| Abrechnungen | Einfachere Unterscheidung zwischen bereits vom Unternehmen gedeckten Kosten und Nachzahlungen an den Mitarbeiter |
| Verwaltung | Weniger Einzelfälle bezüglich Überweisungen und Rückerstattungen |
Die Karte allein strukturiert jedoch noch nicht die gesamte Dienstreise. Wenn die Rechnung im E-Mail-Postfach bleibt, die Ausgabenbeschreibung in einer Tabelle und die Zahlungsinformationen nur auf dem Kontoauszug zu finden sind, muss weiterhin jemand diese Elemente zusammenfügen. Deshalb lohnt es sich, nicht nur über die Zahlungsmethode nachzudenken, sondern auch darüber, was davor und danach geschieht.
Kartenzahlung für Geschäftsreisen auf worktrips.com
Auf worktrips.com kann das Unternehmen Zahlungen mit einer im Benutzerprofil hinterlegten Firmenkarte nutzen. Nach Aktivierung dieser Funktion und dem Speichern einer aktiven Karte werden Buchungen aus diesem Profil gemäß den Nutzungsbedingungen der Plattform darüber abgewickelt. Die Plattform worktrips.com speichert keine Kartendaten. Die Zahlungsabwicklung erfolgt über Espago. Der Zahlungsdienstleister informiert über eine jährliche PCI-DSS-Zertifizierung im Bereich der Kartendatensicherheit. Mehr über diese Standards erfahren Sie auf der Seite zur Zahlungssicherheit von Espago.
Wie aktiviert man Kartenzahlungen auf worktrips.com?
- Melden Sie sich in Ihrem Konto an und wechseln Sie zum Benutzerprofil.
- Öffnen Sie den Reiter „Zahlungskarten“.
- Fügen Sie die Firmenkarte hinzu, indem Sie die erforderlichen Daten ausfüllen.
- Prüfen Sie Limits und Einstellungen für Online-Zahlungen beim Kartenaussteller.
Im Profil kann eine Firmenkarte gespeichert werden. Wenn ein Austausch erforderlich ist, muss die bisherige Karte entfernt und eine neue hinzugefügt werden.
Was gewinnt ein Unternehmen, wenn die Zahlung direkt mit der Dienstreise verknüpft ist?
Der Mitarbeiter möchte Reisezusagen zügig buchen und kein eigenes Geld vorstrecken. Die Verwaltung muss wissen, in welchem Status sich die Reise befindet. Die Finanzabteilung benötigt eine vollständige, verständliche Abrechnung. Die Verknüpfung dieser Bedürfnisse bietet mehr als nur den Komfort der Kartenzahlung. Auf der Plattform worktrips.com bleiben Reisedaten, Belege und Abrechnungen miteinander verbunden. So lässt sich leichter feststellen, worauf sich eine Ausgabe bezieht, die manuelle Dateneingabe reduzieren und die Informationen optimal für die weitere finanzielle Bearbeitung vorbereiten. Das ist auch ein besseres Fundament für die Analyse von Reisekosten. Detaillierte Informationen zu diesem Ansatz finden Sie in unseren Lösungen zur Reisekostenabrechnung im Unternehmen.
Häufige Fragen zur Firmenkarte auf Geschäftsreisen
Kann man eine Geschäftsreise auf worktrips.com mit einer Firmenkarte bezahlen?
Ja, Sie können eine Firmenkarte im Benutzerprofil hinzufügen. Die aktive Karte dient zur Bezahlung von Buchungen, die aus diesem Profil getätigt werden.
Ersetzt die Firmenkarte einen Reisevorschuss?
Sie kann eine separate Überweisung für kartenfähige Ausgaben ersetzen. Das bedeutet jedoch nicht, dass der Mitarbeiter keine zusätzlichen Mittel benötigt. Entscheidend sind der tatsächliche Reiseschwerpunkt, das verfügbare Limit und die Möglichkeit zur Kartenzahlung vor Ort.
Muss nach der Kartenzahlung noch eine Reisekostenabrechnung durchgeführt werden?
Ja. Die Zahlungsmethode ersetzt nicht die Abrechnung der Dienstreise. Es müssen weiterhin die Kosten ermittelt, die erforderlichen Belege vorgelegt und die Ansprüche des Mitarbeiters berücksichtigt werden.
Hebt die Nutzung einer Firmenkarte den Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand (Tagespauschale) auf?
Nein. Die reine Bereitstellung der Karte hebt den Anspruch auf Tagegeld nicht auf. Seine Höhe wird durch die Reisebedingungen beeinflusst, einschließlich bereitgestellter Mahlzeiten. Vom Unternehmen finanzierte Mahlzeiten müssen gemäß den geltenden Regeln in der Abrechnung berücksichtigt werden.
Muss jede Dienstreise mit Karte bezahlt werden?
Nein. Das Zahlungsmodell sollte den Regeln des Unternehmens entsprechen. WorkTrips bietet auch Abrechnungen auf Grundlage von Sammelrechnungen gemäß den mit dem Kunden vereinbarten Konditionen an.
