Jak bezpiecznie i niedrogo organizować podróże służbowe pomimo pandemii?
Dobrym rozwiązaniem jest kontrola nad Twoimi pracownikami podczas trwania ich podróży służbowych. Właśnie ona pozwoli Ci zwiększyć ich bezpieczeństwo i zredukować koszty.
Oto niektóre z problemów, z jakimi obecnie zmagają się firmy wysyłające pracowników w podróże służbowe:
- zagrożenie spowodowane koronawirusem i związany z tym stres,
- ryzyko, że rząd państwa do którego planujesz podróż, w ostatniej chwili nałoży nowe restrykcje, konieczność kwarantanny itp.,
- chaos po stronie linii lotniczych, częste odwoływanie i przekładanie lotów,
- niepewność odnośnie hoteli i rezerwacji.
Obecna sytuacja może doprowadzić do przestojów w prowadzeniu biznesu, strat finansowych, wzrostu zachorowań wśród pracowników i o czym niewielu pamięta, do spadku morale w firmie. Receptą na te zagrożenia jest większa kontrola, a tę możesz osiągnąć dzięki lepszej organizacji i korzystaniu z nowoczesnych narzędzi (transformacja cyfrowa).
Jak zlokalizować podróżujących pracowników?
Obecnie najważniejszym elementem jest połączenie informacji o tym, gdzie obecnie znajdują się Twoi pracownicy, z obostrzeniami panującymi w danym kraju.
Jeśli tak, jak nasi klienci, zarządzasz dużą firmą, w której podróże służbowe są nieodzowne, ratunkiem będzie interaktywna mapa świata pokazująca wszystko w czasie rzeczywistym: położenie ludzi, których wysłałeś w podróż oraz sytuacja epidemiologiczna w danym rejonie.
Jak zadbać o bezpieczeństwo pracowników w podróży?
W dobie koronawirusa podróż służbowa za granicę może być stresującym doświadczeniem. Zapewnij swoim pracownikom i partnerom możliwość kontaktu o każdej porze, bez względu na strefę czasową. Wsparcie 24/7 na pewno sprawi, że podróż stanie się mniej nerwowa.
Nie zaszkodzi też przypomnieć im o zachowywaniu dystansu, dezynfekcji rąk oraz noszeniu maseczek i rękawiczek.
Gdzie zarezerwować hotel dla pracownika?
Przed wybuchem pandemii pracownicy mogli sami wybierać lokalizację hotelu. Często dużą popularnością cieszyły się obiekty w centrum miasta, dzięki czemu mogli przy okazji odwiedzić atrakcje turystyczne w danym miejscu. Niestety w zaistniałej sytuacji jest to ryzykowne.
Miejsce noclegowe powinno znajdować się jak najbliżej celu podróży służbowej. Tak, żeby po drodze na konferencję lub spotkanie, pracownik miał jak najmniej kontaktu z innymi ludźmi.
Jednym z rozwiązań, które ułatwią pracownikowi ten proces, jest przygotowanie listy hoteli, które znajdują się w jak najbliższej odległości do miejsca docelowego podróży służbowej.
Jak bezpiecznie podróżować w czasach pandemii?
Firmy korzystające z usług Hotailors zawsze wiedzą, co się dzieje z ich pracownikami w podróży. Wszystko dzięki opcji śledzenia podróżnego. Zapewnia ona natychmiastowy dostęp do numeru telefonu, e-maila czy lokalizacji pracownika lub podwykonawcy. W razie nagłych sytuacji, takich jak zwiększenie liczby zachorowań w regionie, do którego zmierza podróżny, można zareagować błyskawicznie.
Informacje odnośnie zagrożeń (katastrofy, wzrost zakażeń, ataki terrorystyczne) są aktualne i rzetelne, ponieważ w Hotailors korzystamy z oficjalnych źródeł i statystyk.
W przypadku chaosu komunikacyjnego (odwołane i przełożone loty, opóźnienia, problemy z hotelami) zapewniamy naszym klientom natychmiastową pomoc.
Jak to możliwe?
Nasi pracownicy są dostępni 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu. Taka pomoc jest dostępna dla naszych klientów bez żadnych dodatkowych formalności. To jedna z kluczowych przewag naszej oferty nad rezerwacjami dokonywanymi bezpośrednio w popularnych portalach rezerwacyjnych.
Infolinia 24/7 to nie wszystko. Nasi dostawcy również starają się jak najlepiej pomoc podróżującym. Jeden z nich, Kiwi, oferuje tzw. gwarancję w przypadku opóźnionego lub odwołanego lotu. W takim przypadku możliwe jest znalezienie alternatywnego lotu czy zwrot kosztów.
Pracownicy naszych klientów mają ułatwiony proces planowania podróży, ponieważ dzięki systemowi Hotailors, wspieranemu przez sztuczną inteligencję, wybór połączeń i miejsc noclegowych jest jednocześnie dopasowany do preferencji użytkownika oraz polityki podróży firmy. Dzięki integracji w ramach SAP Concur App Center wielu spośród naszych klientów może wdrożyć już posiadane dane do naszego systemu, zamiast tworzyć wszystko od nowa.
Sekretem sprawnego zarządzania podróżami służbowymi jest transformacja cyfrowa. Tylko dzięki odpowiedniej technologii możliwe jest kontrolowanie procesów podróży w dzisiejszym dynamicznym świecie. Doświadczenie naszych klientów pokazuje, że można organizować podróże służbowe o 90% szybciej i o 30% taniej.
Mimo pandemii firmy muszą funkcjonować. To na nich opiera się cywilizacja, jaką znamy. W wielu przypadkach nie da się prowadzić globalnego biznesu bez przemieszczania się pomiędzy krajami. Dlatego życzymy Twojej firmie bezpiecznych i bezstresowych podróży służbowych. Skontaktuj się z nami, a chętnie pomożemy Ci je zorganizować tak, żebyś miał nad wszystkim pełną kontrolę.
Skontaktuj się z nami, aby uzyskać więcej informacji.
Pozdrawiamy,
Zespół Hotailors