Jakie jest najlepsze oprogramowanie do podróży służbowych i delegacji w czasie pandemii?
System, który łączy w sobie automatyzację ze wsparciem ekspertów, a do tego zapewnia dostęp do najświeższych informacji o COVID-19 — oto rozwiązanie problemu.
Pandemia koronawirusa okazała się potężnym ciosem dla światowej gospodarki i wpłynęła na życie niemal każdego mieszkańca globu. Sytuacja różni się w zależności od danego kraju oraz zmienia się nieprzewidywalnie. Niepewność w podróżach służbowych stała się nową rzeczywistością.
Jednak dzięki odpowiedniej technologii można podróżować sprawnie i bezpieczniej.
Jakie funkcje powinien oferować system do obsługi podróży służbowych?
Żeby sprawnie organizować podróże służbowe, firmy coraz częściej korzystają z usług podmiotów zewnętrznych. Outsourcing procesów planowania, realizacji i rozliczania podróży służbowych pozwala skupić się na celach biznesowych, a nie trudach związanych z rezerwacjami.
W dobie pandemii najważniejszym aspektem stało się zdrowie i bezpieczeństwo podróżnych. Usługa organizacji podróży służbowych powinna zawierać takie elementy jak:
- rozwiązania technologiczne pomagające szybko i bezstresowo zaplanować podróż,
- dostępny 24/7 customer service składający się z doświadczonych agentów,
- stały kontakt z liniami lotniczymi i hotelami, żeby w razie sytuacji awaryjnej podróżny nie został bez pomocy,
- traveler tracking — namierzanie podróżnego,
- możliwość komunikacji awaryjnej,
- aktualne i rzetelne informacje i statystyki dotyczące sytuacji epidemiologicznej w krajach, do których podróżujemy.
Dlaczego warto korzystać z oprogramowania do obsługi podróży służbowych?
Dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu możliwe jest zaplanowanie zagranicznej podróży służbowej w około 5 minut. O ile dla niektórych wydaje się to niemożliwe (przecież proces wymaga co najmniej dokonania rezerwacji lotów i hotelu), to część firm już korzysta z takich rozwiązań.
Technologia, najczęściej wspierana przez sztuczną inteligencję pozwala uniknąć chaosu organizacyjnego, który w dobie koronawirusa jest po prostu groźny.
Takie oprogramowanie jest bardzo wygodne, a dla firm, których pracownicy często latają, jest wręcz podstawą, żeby mówić o bezpiecznych podróżach w czasie pandemii.
Jak zapewnić pracownikom obsługę w trakcie podróży służbowej?
W obecnej sytuacji wsparcie popularnych botów i autoresponderów to za mało. Nie wystarczy również złożony z ludzi customer service, ale dostępny jedynie w dni robocze.
Podróżny może utknąć na lotnisku, albo nawet w przymusowej kwarantannie. Taka sytuacja może się przecież zdarzyć w sobotę i niedzielę, albo w nocy.
Dlatego niezbędna jest infolinia dostępna dla podróżnego 24 godziny na dobę i 7 dni w tygodniu. Już sama świadomość, że pracownik ma do kogo zadzwonić w trudnej sytuacji i spytać się o radę sprawia, że motywacja do podróży służbowych nie spadnie, i to pomimo pandemii.
Jakie są możliwe zagrożenia w podróży służbowej?
Niebezpieczeństwa bywają bardzo różne. Od zagrażających życiu, jak klęski żywiołowe czy ataki terrorystyczne, po takie sytuacje jak; odwołany lot, zamknięcie się hotelu z powodu pandemii, albo skrócenie pobytu.
Dlatego rola firmy organizującej podróże służbowe nie może ograniczyć się do zrobienia rezerwacji. Kluczowa jest komunikacja z hotelami i liniami lotniczymi oraz dostęp do informacji.
W przypadku kłopotów, customer service musi wyręczyć klienta w rozmowach z liniami lotniczymi oraz hotelami, a podróżnemu udzielić przydatnych informacji.
Jakie dwa rodzaje informacji są kluczowe dla bezpieczeństwa podróżnych?
- Wiedza o zakażeniach COVID-19 w krajach, do których podróżujemy.
- Wiedza o tym, gdzie aktualnie znajduje się wysłany w podróż pracownik.
Dzięki połączeniu tych informacji firma oraz podróżny są świadomi zagrożenia. Stawiając bezpieczeństwo na pierwszym miejscu można np. wybrać inną trasę albo odwołać podróż.
Żeby osiągnąć ten poziom poinformowania niezbędne jest oprogramowanie, które zapewnia dostęp do aktualnych statystyk odnośnie zachorowań i jest wyposażone w traveler tracking (system śledzenia podróżnego). Umożliwia on komunikację awaryjną między firmą, a podróżnym i tym samym zwiększa bezpieczeństwo pracownika wysłanego w delegację.
Dlaczego potrzeba oprogramowania, które łączy w sobie te wszystkie cechy?
Spójność to słowo klucz.
Wszystkie elementy muszą działać w ramach jednego, dostępnego w przeglądarce systemu. Wszelkie zmiany muszą być aktualizowane w czasie rzeczywistym.
Przyjęcie takich rozwiązań technologicznych jest równoznaczne z przejściem transformacji cyfrowej w zakresie podróży służbowych i tym samym zapewnia firmie przewagę konkurencyjną.
W Hotailors udostępniamy takie oprogramowanie w formule SaaS.
Skontaktuj się z nami, w celu zapoznania się z ofertą.
Możesz też pobrać (tutaj) darmowego ebooka o tym, jak bezpiecznie podróżować w czasie pandemii.
Pozdrawiamy,
Zespół Hotailors