Nowe funkcjonalności worktrips.com, które uproszczą Twoje delegacje!
Czas czytania: 3 minWspółcześnie technologia zarządzania podróżami służbowymi rozwija się w zawrotnym tempie, a zespół WorkTrips stale wyznacza nowe standardy w tej dziedzinie. Nieustannie wprowadzane są innowacyjne rozwiązania, które usprawniają organizację podróży, bez względu na to, czy jest to delegacja krajowa, czy też delegacja zagraniczna. Sprawdź najnowsze funkcjonalności systemu worktrips.com, wprowadzone w 2024 roku, które jeszcze bardziej ułatwiają zarządzanie każdym wyjazdem biznesowym!
W tym poradniku przeczytasz o:
- Cyfrowy obieg dokumentów — koniec ze zagubionymi dokumentami
- Elastyczne opcje zakwaterowania dopasowane do indywidualnych potrzeb
- Przejrzyste zarządzanie budżetem poprzez centra kosztowe
- Zaawansowane planowanie złożonych podróży służbowych
- Praktyczne usprawnienia platformy worktrips.com
- Planowany rozwój platformy worktrips.com w 2025 roku
- Technologia w służbie efektywności
Cyfrowy obieg dokumentów — koniec ze zagubionymi dokumentami
Jednym z największych wyzwań podczas organizacji podróży służbowej jest właściwe zarządzanie całą dokumentacją. Nowy moduł dodawania dokumentów na platformie worktrips.com umożliwia załączanie faktur, paragonów czy innych potwierdzeń bezpośrednio w systemie. Co istotne, dokumenty można dodawać na każdym etapie delegacji — zarówno podczas planowania, jak i po jej zakończeniu. Digitalizacja dokumentów nie tylko eliminuje ryzyko ich zgubienia, ale także znacząco usprawnia proces rozliczania wydatków. Administratorzy mają natychmiastowy dostęp do kompletu danych, co przyspiesza podsumowanie i rozliczanie delegacji krajowej, jak i delegacji zagranicznej.
Elastyczne opcje zakwaterowania dopasowane do indywidualnych potrzeb
Różnorodność wyjazdów służbowych, zarówno pod względem czasu trwania jak i kierunków podróży — od jednodniowych spotkań w kraju po tygodniowe konferencje w odległych destynacjach — wymaga elastycznego podejścia do rezerwacji noclegów. Na platformie worktrips.com wprowadzono opcję łączenia różnych pokoi w ramach jednej oferty. Dzięki temu podczas jednej delegacji można zarezerwować pokoje różnych typów — pojedyncze i dwuosobowe. Takie rozwiązanie jest szczególnie przydatne przy rezerwacjach wyjazdów dla większej liczby osób np. na targi czy konferencje.
Przejrzyste zarządzanie budżetem poprzez centra kosztowe
Dzięki najnowszym funkcjonalnościom platformy worktrips.com kontrola i optymalizacja kosztów delegacji służbowych zyskuje nowy wymiar. Jest to możliwe dzięki opcji przypisywania centrów kosztowych do konkretnych podróżnych. To rozwiązanie umożliwia precyzyjne rozdzielenie poniesionych wydatków nawet wtedy, kiedy pracownicy podróżują razem. Jak to działa? Gdy kilku pracowników z różnych działów jedzie na wspólne szkolenie czy konferencje, system automatycznie księguje wydatki na odpowiednie centra kosztowe. Pozwala to na lepsze zarządzanie budżetami w organizacji i ułatwia późniejsze rozliczanie delegacji. Jest to szczególnie istotne dla firm o rozbudowanej strukturze organizacyjnej lub realizujących projekty dla wielu różnych klientów.
Zaawansowane planowanie złożonych podróży służbowych
Wprowadzenie na platformie worktrips.com funkcji multitransporty/multicity to odpowiedź na potrzeby firm organizujących złożone delegacje służbowe. System umożliwia szybkie dodawanie różnych środków transportu w ramach jednej delegacji, zgodnie z wytycznymi polityki podróży służbowych.
Nowe parametry systemowe pozwalają na precyzyjne zdefiniowanie osobnych limitów dla połączeń lotniczych krótko- i długodystansowych oraz kolejowych. Dodatkowo administratorzy mogą określić liczbę godzin stanowiącą granicę między lotem krótkim a długim, co usprawnia zarządzanie kosztami delegacji.
Praktyczne usprawnienia platformy worktrips.com
Platforma worktrips.com dzięki nowym funkcjonalnościom jeszcze bardziej usprawnia planowanie delegacji. Moduł zastępstw umożliwia płynne delegowanie uprawnień do zatwierdzania podróży. Jak to działa w praktyce? Osoba uprawniona do zatwierdzania delegacji może w prosty sposób przekazać swoje uprawnienia innej osobie podczas swojej czasowej nieobecności. Wszystkie prośby o zatwierdzenie podróży służbowej automatycznie trafiają do osoby wskazanej jako zastępca.
System worktrips.com oferuje również spersonalizowane vouchery hotelowe dostosowane do języka użytkownika, a dzięki dodaniu obsługi dolara australijskiego (AUD), rozszerza możliwości rozliczania delegacji międzynarodowych. Vouchery zostały także uzupełnione o informacje o godzinach check-in/check-out. Dodatkowo dla administratorów dodana została funkcja ponownego zapraszania nieaktywnych użytkowników, która zapewnia lepszą ciągłość w zarządzaniu kontami pracowników.
Planowany rozwój platformy worktrips.com w 2025 roku
W najbliższym czasie planowane jest wprowadzenie kolejnych funkcjonalności, które jeszcze bardziej usprawnią organizację podróży służbowych. Do zmian, które pojawią się w najbliższym czasie, warto zaliczyć:
- puste wnioski wyjazdowe - możliwość składania wniosków bez wyboru transportu czy hotelu. Użytkownicy mogą wypełnić zaprojektowane pola w celach raportowych lub wnioskowania o usługę offline,
- integracja z PKP — połączenie z systemem PKP, które ułatwi i przyspieszy rezerwację biletów kolejowych,
— integracja z liniami lotniczymi oferującymi tanie połączenia — poszerzenie dostępnych opcji transportu, co zapewni większą elastyczność w wyborze połączeń i optymalizacji kosztów podróży,
— wynajem samochodów — dodanie możliwości rezerwacji samochodów bezpośrednio przez platformę, zapewniając kompleksową obsługę transportową,
- integracja stawek wynegocjowanych dla danego klienta — system worktrips.com automatycznie uwzględni preferencyjne warunki cenowe wynegocjowane między klientem a dostawcami usług, upraszczając planowanie i rozliczanie podróży służbowych w firmie.
Technologia w służbie efektywności
Wprowadzone funkcjonalności znacząco upraszczają i optymalizują proces organizacji podróży służbowych. Automatyzacja działań oraz cyfryzacja dokumentacji przekładają się na sporą oszczędność czasu, a także redukcję kosztów administracyjnych. Efektywne zarządzanie oraz rozliczanie delegacji międzynarodowych z systemem staje się coraz prostsze. Przekonaj się, jak platforma worktrips.com może usprawnić organizację wyjazdów w Twojej firmie — umów się na bezpłatną prezentację systemu.