Koszty podróży służbowych – jak je kontrolować i oszczędzać na delegacjach?

Alina, travel managerka, jeszcze rok temu wierzyła, że ma kontrolę nad budżetem delegacji i wpływ na całkowity koszt podróży. Uważała, że staranne manualne planowanie oraz rezerwacje z wyprzedzeniem wystarczą, aby firma oszczędzała i z powodzeniem realizowała delegacje krajowe i zagraniczne. Jednak rzeczywistość dość szybko zweryfikowała jej optymizm – coraz więcej podróżujących pracowników, zmieniające się koszty przejazdu autobusem, pociągiem czy samolotem, rosnące ceny paliwa oraz różne nieprzewidziane wydatki sprawiały, że cały proces zaczął wiązać się ze stresem i chaosem. Bez względu na długość wyjazdu służbowego pracownika, prawie zawsze budżet podróży był przekroczony. Alina postanowiła więc poszukać nowoczesnego narzędzia, które ułatwi jej pracę i pomoże zoptymalizować wydatki na podróże służbowe pracowników, niezależnie od minimalnego czasu trwania delegacji oraz tego, jaki jest cel podróży. Czy jej się udało? O tym w poniższym artykule!

W tym poradniku przeczytasz o:

1. Dlaczego kontrola kosztów podróży służbowych jest tak ważna?
2. Koszty podróży służbowych – jakie elementy warto kontrolować?
3. Jak optymalizować koszty podróży służbowych?
4. Platforma worktrips.com — Twój przyjaciel w organizacji podróży służbowych
5. Podróż służbowa krajowa i zagraniczna – oszczędzaj pieniądze i czas

Dlaczego kontrola kosztów podróży służbowych jest tak ważna?

Zagraniczne i krajowe podróże służbowe – szczególnie przy dużej liczbie regularnie podróżujących pracowników – stanowią spory wydatek dla każdej organizacji. Na całkowity koszt wyjazdu służbowego, oprócz noclegów, składają się także rezerwacje biletów lotniczych i kolejowych, wynajem samochodów, ubezpieczenie podróżne i inne dodatkowe wydatki. Pomimo że wszystkie te elementy były uwzględnione w polityce podróży służbowych, Alina zauważyła, że ich nieprzestrzeganie prowadziło do niepotrzebnych kosztów. A ręczne rozliczanie delegacji było przyczyną pomyłek, opóźnień i trudności w kontroli budżetu. Skutkowało to:

• nieplanowanymi przekroczeniami budżetu,
• trudnościami w rozliczeniach finansowych,
• nieefektywnym wykorzystaniem zasobów,
• niepotrzebnymi stratami dla firmy.

Koszty podróży służbowych – jakie elementy warto kontrolować?

Efektywne zarządzanie kosztami podróży służbowych to nie tylko kwestia oszczędności, ale także optymalizacji całego procesu delegacji. Elementy wyjazdu, na jakie warto zwrócić uwagę, aby uniknąć zbędnych kosztów oraz usprawnić organizację wyjazdów służbowych, to:

• bilety lotnicze służbowe - Alina odkryła, że firmy, które korzystają z platformy worktrips.com, mogą oszczędzać nawet do 30%. Termin rezerwacji, klasa lotu i zmiany dat mają ogromny wpływ na koszty podróży służbowej, 
• hotele służbowe — rezerwacja obiektów noclegowych zgodnie z budżetem pozwala uniknąć wyższych kosztów podróży. Warto więc zadbać o określenie maksymalnych kwot na hotele — noc w hotelu za granicą kosztuje zdecydowanie więcej niż np. Gdańsku lub innym mieście w Polsce. W tej kwestii z pomocą przychodzi opcja precyzyjnych limitów budżetowych na platformie wokrtips.com, która pozwala dopasować budżet do kraju lub miasta. Można też skorzystać z opcji łączenia różnych pokoi w ramach jednej oferty, co pozwala na elastyczne zarządzanie kosztami i dopasowanie do indywidualnych potrzeb,
• wynajem samochodów służbowych - Alina zauważyła, że niektóre firmy płacą więcej za taksówki lub przejazdy prywatnym samochodem pracownika, niż za wynajem auta na kilka dni. Optymalizacja transportu to ważny element, który wpływa na całkowity koszt podróży krajowej, jak i zagranicznej,
• transport publiczny — często niedoceniana opcja, a w wielu przypadkach tańsza i emitująca mniejszy ślad węglowy. Koszty przejazdu pociągiem lub autobusem mogą być niższe niż podróż służbowa własnym samochodem pracownika, szczególnie jeśli uwzględnimy koszty paliwa i spalanie na 100 km. Wybór transportu publicznego może pomóc realizować cele ESG i wpływać na pozytywny wizerunek firmy,
• zwrot kosztów podróży — pracownik powinien wiedzieć, jakie dodatkowe wydatki opłaci firma i jak je prawidłowo dokumentować. Platforma worktrips.com pozwala skrócić potrzebny czas na rozliczenie podróży służbowej. Dzięki systemowi zwrot poniesionych kosztów i formalności związane z dokumentami odchodzą w niepamięć. Nie ma potrzeby angażowania prywatnych środków pracownika. Wszystko dzieje się na platformie worktrips.com, gdzie podróżujący ma dostęp do modułu dodawania dokumentów i może samodzielnie załączyć faktury, paragony oraz inne potwierdzenia wydatków.

Jak optymalizować koszty podróży służbowych?

Po miesiącach walki z chaosem Alina znalazła kilka skutecznych metod. Jakich? O tym poniżej:

• wykorzystanie platformy worktrips.com — automatyzacja rezerwacji, dostęp do lepszych ofert na bilety lotnicze, hotele i wynajem samochodów,
• zarządzanie polityką podróży służbowych — doprecyzowanie zasad dotyczących budżetu, wydatków na jedzenie, noclegi oraz transport, co zminimalizowało dodatkowe koszty podróży,
• automatyczne rozliczanie delegacji — platforma worktrips.com pozwala na szybkie przypisanie kosztów i generowanie raportów oraz jednej zbiorczej faktury za wyjazd,
• koniec zwrotu kosztów związanych z podróżą — system worktrips.com pozwala uniknąć angażowania prywatnych środków pracownika — wszystko odbywa się w systemie,
• negocjowanie stawek z dostawcami — długoterminowa współpraca z hotelami może skutkować atrakcyjniejszymi cenami,
• śledzenie raportów finansowych — podróż służbowa krajowa jak i zagraniczna może być poddawana regularnej analizie, co pozwala wykrywać nieefektywności i optymalizować budżet.

Platforma worktrips.com — Twój przyjaciel w organizacji podróży służbowych

W ramach podróży służbowej najlepszym narzędziem usprawniającym proces planowania i zarządzania jest platforma worktrips.com. Pozwala na porównanie cen i emisyjności różnych opcji transportu oraz automatyczne rezerwacje zgodne z polityką travel firmy. System działa jak swoistego rodzaju kalkulator kosztu podróży. Ułatwia śledzenie wydatków przeznaczanych na delegacje, automatyzuje procesy oraz znacząco redukuje błędy w rozliczeniach. Alina przekonała się, że nie musi już prosić podróżujących pracowników o dokumenty do zwrotu kosztów ani martwić się, że pokrycie wydatków będzie leżało po stronie pracownika. Dzięki platformie worktrips.com cały proces odbywa się bezgotówkowo.

Podróż służbowa krajowa i zagraniczna – oszczędzaj pieniądze i czas

Koszty podróży zagranicznej mogą być znaczącym obciążeniem dla firmy, ale odpowiednia organizacja i nowoczesne narzędzia pozwalają na ich redukcję. Alina w końcu mogła odetchnąć – zamiast borykać się z niekończącymi się tabelkami i fakturami, miała system, który zrobił to za nią, bez względu na dystans przejazdu, minimalny czas trwania delegacji oraz cel podróży pracownika. Dokumenty do zwrotu kosztów i obliczanie spalania paliwa odeszło do lamusa. Od teraz Alina ma wszystko w jednym miejscu i  znacznie więcej czasu na inne zadania. Chcesz działać jak Alina? Umów się na prezentację platformy worktrips.com i przekonaj się, jak nowoczesne rozwiązania mogą zoptymalizować całkowity koszt podróży i uprościć zarządzanie wyjazdami służbowymi w Twojej firmie!

Bezpłatna konsultacja