Organizacja podróży służbowej w pigułce
Czas czytania: 5 min
Proces zarządzania podróżami służbowymi to nie tylko rezerwacje hoteli i biletów, wynajem samochodów oraz transfery z lotniska. To znacznie bardziej złożony i wielowątkowy proces, który obejmuje także inne aspekty podróży służbowej – od komfortu podróżującego, poprzez monitorowanie kosztów podróży, ubezpieczenie podróżne, aż po zgodność z polityką podróży służbowych. Ponadto coraz więcej pracowników decyduje się na bleisure, łącząc obowiązki służbowe z wypoczynkiem – na taką opcję również warto się odpowiednio przygotować. Jak sprawić, aby delegacja oraz wszystkie plany podróży służbowej zostały zrealizowane w 100%? W tym może pomóc Ci platforma worktrips.com — przeczytaj do końca i dowiedz się więcej!
W tym poradniku przeczytasz o:
- Podróżujący pracownik vs. travel manager
- Cele podróży służbowej
- Krajowe podróże służbowe – organizacja i logistyka
- Podróże służbowe zagraniczne – plan i formalności
- Rezerwacja hoteli dla firm – jak wybrać najlepszą opcję?
- Bilety lotnicze dla firm – zasady zakupu i rezerwacji
- Bezpieczeństwo i wsparcie w podróży służbowej
- Rozliczenie i zwrot kosztów podróży służbowej
- Bleisure — nowe trendy w podróżach służbowych
- Organizacja podróży służbowych – podsumowanie
Podróżujący pracownik vs. travel manager
Przenieś się wyobraźnią do sytuacji, kiedy masz przed sobą Konrada — kierownika sprzedaży, który otrzymał polecenie wyjazdu służbowego. Jutro ma spotkanie w drugim oddziale firmy w Krakowie, a za dwa dni negocjacje z kluczowym klientem w Londynie. Zaplanowanie podróży służbowej jest zadaniem Judyty — travel managerki. Judyta musi zadbać o wygodny transport i nocleg, a także dopilnować, aby delegacja była zgodna z polityką podróży służbowych i uwzględniała limity budżetowe biorące pod uwagę docelowe miejsce podróży służbowej oraz bezpieczeństwo podróży.
Do niedawna organizacja podróży służbowych zajmowała Judycie mnóstwo czasu. Sprawdzała wymagania wizowe i nieprzerwanie nadzorowała, czy planowane koszty podróży służbowej są optymalne. Jednak od kiedy korzysta z platformy worktrips.com, kompleksowa obsługa podróży służbowych stała się prostsza niż kiedykolwiek. Zaplanowanie podróży służbowej zajmuje kilka chwil, a wszystkie poniesione koszty podróży związane z transportem i noclegiem są na bieżąco monitorowane.
Cele podróży służbowej
Cele oraz plany podróży służbowych mogą być bardzo różnorodne — od spotkań biznesowych i negocjacji, poprzez szkolenia, konferencje, targi branżowe, aż po audyty i wyjazdy studyjne. Bez względu na to, czy są to krajowe podróże służbowe, czy podróż służbowa zagraniczna, konieczne jest zadbanie o wszystkie detale. Organizowanie podróży powinno uwzględniać docelowe miejsce podróży służbowej, całkowity czas podróży, koszty przejazdu, dokumentację wyjazdów oraz inne dodatkowe aspekty podróży służbowych.
Po zakończeniu niezbędne jest rozliczenie podróży służbowej. Pracownik odbywający podróż służbową, taki jak Konrad, oczekuje dobrze zaplanowanej i bezpiecznej podróży. Chce jak najszybciej dotrzeć do Londynu i skupić się na przygotowaniach do spotkania. W tym wszystkim bez wątpienia pomóc może platforma worktrips.com, o czym w ostatnich dniach zdążyła się przekonać Judyta. Zasady zwrotu kosztów pracownikom już nie stanowią dla niej problemu, gdyż system worktrips.com eliminuje taką konieczność, umożliwiając rozliczenie bezgotówkowe.
Krajowe podróże służbowe – organizacja i logistyka
Konrad, w zależności od miejsca docelowego w podróży po kraju, często decyduje się na podróż samochodem służbowym. Jednak teraz coraz częściej, kierownik sprzedaży wybiera pociąg, a dzięki platformie worktrips.com od razu otrzymuje potwierdzenie rezerwacji biletu – to najwygodniejsza opcja na trasie Warszawa-Kraków, a przy tym generująca mniejszy ślad węglowy. Funkcja multitransporty na platformie wokrtrips.com umożliwia szybkie dodawanie różnych środków transportu w ramach jednej delegacji, dzięki czemu Judyta od razu może także zadbać o dalsze etapy podróży służbowej. Koszty przejazdu i noclegu? Z platformą worktrips.com zawsze są w pełni zgodne z polityką firmy. Co więcej, Konrad podczas podróży służbowej pociągiem ma dodatkowy czas pracy na przejrzenie prezentacji i przygotowanie się do ważnego spotkania biznesowego.
Podróże służbowe zagraniczne – plan i formalności
Podróż służbowa zagraniczna wiąże się z koniecznością spełnienia wymagań wizowych. Skuteczna obsługa podróży służbowych, oferowana przez zespół WorkTrips w zakresie pośrednictwa wizowego dla firm oraz rezerwacja transferów z lotniska znacząco ułatwiają proces zarządzania podróżami. Wróćmy na chwilę do Konrada — z Krakowa poleciał do Londynu i właśnie wylądował na lotnisku. Dzięki systemowi worktrips.com nie musi się o nic martwić — wszystkie formalności, plan podróży i dokumenty znajdzie w jednym miejscu — w swoim telefonie. Po długim dniu każda minuta odpoczynku jest na wagę złota, więc Konrad może ten czas wykorzystać na regenerację, aby kolejnego dnia móc osiągać założone cele podróży służbowej i zdobyć nowego klienta.
Rezerwacja hoteli dla firm – jak wybrać najlepszą opcję?
Usługi hotelarskie dla firm powinny spełniać określone standardy i przede wszystkim mieścić się w ramach polityki podróży służbowych. Niezwykle istotne jest także monitorowanie kosztów podróży oraz korzystanie z programu lojalnościowego hotelu. Na platformie worktrips.com Judyta wybiera dla kierownika obiekt noclegowy blisko miejsca spotkania. Konrad nie będzie musiał tracić czasu na dojazdy, co zwiększa efektywność delegacji. Obsługa podróży służbowych i wybór hotelu biznesowego są teraz dla Judyty bardzo intuicyjne, a każde polecenie wyjazdu służbowego dla kolejnego pracownika i różnorodne ramy podróży służbowych nie spędzają jej snu z powiek.
Bilety lotnicze dla firm – zasady zakupu i rezerwacji
Rezerwacja biletów lotniczych dla firm powinna być zgodna z polityką podróży służbowych oraz obejmować bilety lotnicze w preferowanych klasach. Menedżerowie podróży służbowych, jak Judyta mogą skorzystać z platformy worktrips.com, do zarządzania podróżami służbowymi, dzięki której organizacja wyjazdu oszczędza czas i eliminuje niepotrzebny stres.
Bezpieczeństwo i wsparcie w podróży służbowej
Ubezpieczenie podróżne to kluczowy element organizowania delegacji. Pracownik odbywający podróż służbową — Konrad — nie musi myśleć o ubezpieczeniu. Dzięki zespołowi WorkTrips, ma już wszystko załatwione. Bezpieczeństwo podróży jest bardzo ważne, dlatego na platformie worktrips.com dostępna jest też funkcja traveler tracker, pozwalająca monitorować lokalizację podróżującego pracownika. Konrad wie, że w razie problemów i nieprzewidzianych sytuacji może liczyć na całodobową pomoc agentów.
Rozliczenie i zwrot kosztów podróży służbowej
Zanim Konrad zaczął korzystać z platformy worktrips.com, zazwyczaj przywoził ze sobą faktury za samolot, pociąg, hotel, podróż samochodem służbowym, posiłki oraz usługi dodatkowe… lista wydatków była bardzo długa. Rozliczenie podróży służbowej stawało się wtedy prawdziwym wyzwaniem, szczególnie kiedy dokumenty się zgubiły i dział rozliczeń musiał kontaktować się z daną firmą w sprawie duplikatów.
Od niedawna firma, w której pracuje Konrad ma na to sposób — korzysta z platformy worktrips.com, dzięki której możliwa jest centralizacja płatności. Dział finansowy otrzymuje jedną zbiorczą fakturę za wszystkie usługi związane z podróżą służbową. Ponadto system generuje raporty wydatków, co ułatwia kontrolowanie budżetu przeznaczonego na zagraniczne, jak i krajowe podróże służbowe. Koszty podróży krajowej, jak i zagranicznej mogą być poddawane analizie przez menedżerów. Zwrot kosztów podróży pracownikowi także odchodzi w niepamięć, gdyż wszystko dzieje się w systemie i nie ma potrzeby angażowania środków prywatnych pracownika do opłacania podróży.
Bleisure — nowe trendy w podróżach służbowych
Bleisure to połączenie podróży służbowej z wypoczynkiem. To nie tylko modne hasło, to coraz popularniejsza filozofia pracy, która przekłada się na konkretne benefity dla zespołów i całych organizacji. Trend ten znacząco zyskuje na popularności wśród menedżerów podróży służbowych. Konrad zastanawia się, czy czas trwania podróży służbowej ma znaczenie i czy może przedłużyć pobytu o jeden dzień – skoro już jest w Londynie. Może warto zobaczyć miasto? Z platformą worktrips.com pracownik odbywający podróż służbową może bez problemu zmienić lot powrotny na późniejszy termin.
Organizacja podróży służbowych – podsumowanie
Zaplanowane podróży służbowej dla jednego lub kilku pracowników jest stosunkowo prostym zadaniem. Schody rozpoczynają się, kiedy regularnie podróżuje wiele osób, a docelowe miejsce podróży służbowej jest inne. Wtedy z pomocą przychodzi system worktrips.com. Judyta już korzysta z platformy do zarządzania podróżami służbowymi i od pierwszego dnia zyskała automatyczne rezerwacje, raportowanie kosztów i pełną kontrolę nad budżetem. Zwrot kosztów podróży dla pracowników nie jest już konieczny — wszystko dzieje się bezpośrednio w systemie.
Chcesz dołączyć do zadowolonych firm, dla których organizacja wyjazdu jest jak bułka z masłem? Jeżeli tak, to koniecznie umów się na prezentację systemu worktrips.com i odkryj, jak nowe technologie usprawniają proces zarządzania podróżami, optymalizują koszty podróży krajowej i zagranicznej oraz oszczędzą czas pracy, który jest „walutą” cenniejszą niż kiedykolwiek.
Dzięki systemowi worktrips.com obsługa podróży służbowych w Twojej firmie będzie dopasowana do indywidualnych potrzeb — możesz korzystać nie tylko z organizacji delegacji, ale też z opcji eventów predefiniowanych. Dzięki worktrips.com ramy podróży służbowych dla pracowników są jasne, a czas podróży zostaje znacząco zoptymalizowany poprzez wybór odpowiednich tras. Już dziś z pomocą platformy worktrips.com podróżuj gładko, sprawnie i bezproblemowo.