Koniec z papierowymi fakturami za delegacje — rozliczenia bezgotówkowe
Czas czytania: 4 min
Wysyłanie pracowników w delegację z prośbą o samodzielne opłacenie hotelu może być problematyczne dla obu stron. Pracownik może nie dysponować odpowiednim limitem na karcie lub po prostu nie czuć się komfortowo z wydatkowaniem prywatnych środków na cele służbowe, nawet jeśli koszty zostaną później zwrócone. Warto zastanowić się nad tym, jak usprawnić proces organizacji wyjazdów służbowych, aby nie stawiać zespołu w niezręcznej sytuacji.
Na szczęście te dylematy odchodzą w niepamięć na rzecz bezgotówkowych delegacji. Dzisiaj inteligentne systemy i wirtualne portfele zastępują tradycyjne zaliczki i stosy paragonów. Dzięki aplikacji worktrips.com firma rozlicza się w dogodnym terminie, jedną zbiorczą fakturą za wszystkie usługi związane z podróżami służbowymi – za przejazdy, loty, czy hotele.
Ta rewolucja w zarządzaniu wyjazdami biznesowymi dzieje się teraz, zmieniając oblicze firmowych podróży. Sprawdź, jak skutecznie i szybko wyeliminować biurokratyczne przeszkody oraz problemy z rozliczeniami w delegacjach.
Na czym polegają podróże służbowe cashless?
Twoi pracownicy nie muszą już angażować prywatnych środków w organizację podróży służbowych. Zamiast tego, mogą skorzystać z dostępu do firmowego systemu rezerwacyjnego. To nie tylko usprawnia proces organizacji wyjazdów, ale też eliminuje stres związany z późniejszym rozliczaniem delegacji. Dzięki temu Twój zespół może skupić się na tym, co naprawdę ważne – na realizacji celów biznesowych podczas wyjazdu.
W praktyce podróże cashless z worktrips.com wyglądają tak: firma konfiguruje konto w systemie do zarządzania podróżami, a pracownicy otrzymują dostęp do platformy. Tam mogą planować wyjazdy służbowe, rezerwować hotele oraz bukować bilety lotnicze, kolejowe i autobusowe, a to wszystko za pomocą kilku kliknięć.
System automatycznie oznacza opcje zgodne z polityką firmy, a koszty są rozliczane bezpośrednio między firmą a dostawcą narzędzia do rezerwacji podróży służbowych. To właśnie esencja systemu cashless – kompleksowe zarządzanie podróżą służbową od A do Z, bez angażowania prywatnych środków pracownika.
Zautomatyzowane planowanie i rezerwacje podróży dzięki programom bezgotówkowym
Aplikacja do bezgotówkowego rozliczania wyjazdów służbowych worktrips.com to osobisty asystent podróży dla managerów i całych zespołów. Narzędzie uwzględnia politykę danej firmy oraz dba o bezpieczeństwo i komfort podróżujących. Automatycznie synchronizuje dane oraz tworzy kompleksowe raporty dotyczące podróży służbowej. Ponadto, każda osoba podróżująca, jak i nadzorująca wyjazd, może całodobowo skorzystać ze wsparcia działu dziale Customer Support.
Integracja z liniami lotniczymi i hotelami to kolejny poziom wygody. Zapomnij o przełączaniu się między różnymi stronami i serwisami – tutaj masz wszystko w jednym miejscu.
To nie tylko oszczędność czasu, ale także spokój ducha. Wiesz, że Twoje dane synchronizują się automatycznie i tworzą kompleksowe raporty. Co więcej, masz dostęp do wsparcia asystentów podróży 24/7 bez względu na to, gdzie jesteś.
Zalety dla pracowników w podróży
Cashless – delegacja bez stresu
Firmowa platforma do zarządzania podróżami to wszystko, czego potrzebujesz. Koniec z sytuacjami, w których Twój zespół angażuje prywatne środki w służbowe rezerwacje czy traci czas na poszukiwanie optymalnych ofert.
Rozliczenia bez zaliczek dla pracowników
Rozliczenia? To historia! System automatycznie rejestruje każdy wydatek, kategoryzuje go i przygotowuje do akceptacji. Na koniec okresu rozliczeniowego firma dostaje jedną fakturę za wszystkie usługi, z których skorzystali pracownicy.
Informacje o podróży zawsze pod ręką
Informacje o podróżach służbowych są dostępne dla pracowników oraz przełożonych na wyciągnięcie ręki — w przejrzystej aplikacji. Bilety, rezerwacje hotelu, istotne adresy, limity wydatków – wszystko w jednym miejscu. Co więcej, po akceptacji wniosku o podróż przez przełożonego, pracownik dostaje na maila dokumenty niezbędne do wyjazdu. To jak posiadanie osobistego asystenta, który dba o każdy szczegół wyjazdu.
Optymalizacja kosztów podróży dzięki polityce podróży
Określenie firmowej polityki podróży w narzędziu (np. poprzez wskazanie maksymalnych kosztów, standardu pokoi hotelowych, klasy przelotu lub przejazdu, czy długości pobytów) sprawia, że pracownik nie musi samodzielnie oceniać, czy dany hotel lub lot mieści się w budżecie – system automatycznie weryfikuje zgodność z ustalonymi limitami i wytycznymi, informując o dostępnych opcjach. Aplikacja worktrips.com działa automatycznie, co sprawia, że pracownicy mogą skupić się na celu swojej podróży, a nie na analizowaniu firmowych wytycznych.
Bezpieczeństwo i przejrzystość rozliczeń
System bezgotówkowych podróży służbowych worktrips.com automatycznie generuje zbiorcze faktury. Dział księgowy z pewnością doceni tę zmianę! Dodatkowo wszystkie wydatki są pod kontrolą i mieszczą się w ramach określonych w polityce podróży. Managerowie mogą śledzić koszty podróży na bieżąco, a pracownicy nigdy bez ich zgody nie przekroczą określonych kwot.
Podróże służbowe cashless – FAQ
1. Czy system worktrips.com zapewnia bezpieczeństwo wrażliwych danych osobowych, tj. informacje paszportowe czy daty urodzenia?
Absolutnie tak! Bezpieczeństwo danych osobowych klientów worktrips.com to dla nas priorytet. Przechowujemy je na zewnętrznych serwerach, zapewniających wysoki poziom bezpieczeństwa. Dbamy o to, by wszystkie miejsca, w których gromadzone są te dane, działały w sposób zgodny z przepisami prawnymi. Szczegółowe informacje na temat ochrony danych znajdziesz w polityce prywatności.
2. Jak pracownicy korzystają z systemu bezgotówkowego?
Pracownicy dostają dostęp do platformy online lub aplikacji mobilnej. Stamtąd mogą planować podróże, rezerwować noclegi i przejazdy lub przeloty oraz dodawać paragony czy faktury VAT – wszystko w jednym miejscu.
3. Czy system działa za granicą?
Jasne! Narzędzie do planowania podróży służbowych worktrips.com działa międzynarodowo i obsługuje różne waluty.
4. Jakie korzyści dla firmy niesie system rezerwacji bezgotówkowej?
Cashless eliminuje potrzebę wypłacania zaliczek i przyspiesza rozliczenia. Finanse firmy są pod kontrolą, a organizowanie podróży służbowych jest zautomatyzowane.
Chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak zmodernizować podróże służbowe w Twojej firmie? Zajrzyj do innych artykułów w naszej zakładce porady lub skontaktuj się z ekspertami worktrips.com. Przyszłość podróży biznesowych jest na wyciągnięcie ręki – to chyba już odpowiednia pora, by po nią sięgnąć!