Plăți cu cardul corporativ pentru călătorii de afaceri
În acest ghid vei citi despre:
- Ce beneficii aduce un card de companie în călătoriile de afaceri?
- Plata cu cardul pentru călătoriile de afaceri pe worktrips.com
- Cum se activează plățile cu cardul pe worktrips.com?
- Ce câștigă o companie atunci când plata este conectată direct la delegare?
- Întrebări frecvente despre cardul de companie în călătoriile de afaceri
În practică, ne confruntăm cu un scenariu frecvent în cazul călătoriilor de afaceri: angajatul cumpără biletul, plătește hotelul, adună documentele și abia după întoarcere așteaptă rambursarea banilor. În cazul mai multor călătorii lunare ale unui angajat, acest proces devine extrem de anevoios atât pentru acesta, cât și pentru persoanele implicate în decontarea documentelor. Cardul de companie în călătoriile de afaceri permite achitarea cheltuielilor direct din fondurile angajatorului. Acesta poate reduce necesitatea unor avansuri separate și a rambursărilor ulterioare. Cu toate acestea, nu înlocuiește documentele justificative și nici decontarea efectivă a deplasării. Pe platforma worktrips.com, plata cu cardul pentru rezervări poate fi combinată cu gestionarea delegării: de la cerere și aprobare până la completarea cheltuielilor și decontarea finală.
Ce beneficii aduce un card de companie în călătoriile de afaceri?
Cel mai vizibil avantaj este simplu: angajatul nu trebuie să avanseze bani proprii pentru cheltuielile ce pot fi achitate cu cardul de serviciu. Pentru companie, este o oportunitate de a reduce numărul de transferuri bancare, de a stabili mai ușor din ce fonduri a fost plătit un serviciu și de a separa achizițiile de afaceri de cele personale. Condiția? Regulile de utilizare a cardului trebuie să fie clare.
| Domeniu | Ce se poate schimba datorită cardului de companie? |
|---|---|
| Cheltuielile angajatului | Mai puține situații în care angajatul finanțează deplasarea din propriul buzunar |
| Avansuri | Nevoie redusă de plăți separate pentru cheltuieli ce pot fi achitate cu cardul |
| Rezervări | Posibilitatea de a plăti serviciile în conformitate cu modelul de plată al companiei |
| Decontări | Diferențiere mai ușoară între costurile deja acoperite de companie și sumele datorate angajatului |
| Administrație | Mai puține cazuri individuale privind transferurile și rambursările |
Cardul în sine nu va organiza însă întreaga delegare. Dacă factura rămâne în e-mail, descrierea cheltuielii într-un tabel, iar informația despre plată doar pe extrasul bancar, cineva va trebui în continuare să conecteze aceste elemente. De aceea, merită să ne gândim nu doar la modalitatea de plată, ci și la ce se întâmplă înainte și după aceasta.
Plata cu cardul pentru călătoriile de afaceri pe worktrips.com
Pe worktrips.com, o companie poate folosi plăți cu cardul de firmă adăugat în profilul utilizatorului. După activarea acestei opțiuni și salvarea unui card activ, rezervările efectuate din acel profil sunt achitate conform regulilor de funcționare ale serviciului. Platforma worktrips.com nu stochează datele cardului. Plățile pe platformă sunt procesate de Espago. Operatorul informează despre certificarea anuală PCI DSS privind securitatea datelor de card. Puteți citi mai multe despre aceste standarde pe pagina dedicată securității plăților Espago.
Cum se activează plățile cu cardul pe worktrips.com?
- Autentificați-vă în cont și navigați la profilul de utilizator.
- Deschideți fila „Carduri de plată”.
- Adăugați cardul de companie, completând datele solicitate.
- Verificați limitele și setările pentru plăți online la emitentul cardului.
În profil se poate salva un singur card de serviciu. Când este necesară înlocuirea acestuia, cardul existent trebuie șters și adăugat cel nou.
Ce câștigă o companie atunci când plata este conectată direct la delegare?
Angajatul dorește să rezerve rapid călătoria fără a avansa bani personali. Administrația trebuie să știe în ce stadiu se află deplasarea. Departamentul financiar dorește o decontare completă și ușor de înțeles. Conectarea acestor nevoi oferă mai mult decât simpla comoditate a plății cu cardul. Pe platforma worktrips.com, datele despre călătorie, documentele și decontarea rămân legate între ele. Este mai ușor de stabilit la ce se referă o cheltuială, se reduce reintroducerea manuală a informațiilor și se pregătesc datele pentru procesarea financiară ulterioară. Este, de asemenea, un punct de plecare mai bun pentru analizarea costurilor de călătorie. Descriem această abordare mai detaliat în soluțiile noastre privind decontarea delegărilor în companie.
Întrebări frecvente despre cardul de companie în călătoriile de afaceri
Se poate plăti o călătorie de afaceri pe worktrips.com cu cardul de companie?
Da, puteți adăuga un card de servicii în profilul de utilizator. Cardul activ este utilizat pentru achitarea rezervărilor efectuate din acel profil.
Cardul de companie înlocuiește avansul pentru delegare?
Poate înlocui un transfer separat pentru cheltuielile ce pot fi acoperite cu cardul. Totuși, acest lucru nu înseamnă că angajatul nu va avea nevoie de fonduri suplimentare. Decizia depinde de nevoile reale ale călătoriei, limita disponibilă și posibilitatea de a plăti cu cardul la fața locului.
Dacă se plătește cu cardul, mai trebuie decontată delegarea?
Da. Modalitatea de plată nu înlocuiește decontarea călătoriei. În continuare trebuie stabilite costurile, prezentate documentele solicitate și luate în calcul drepturile financiare ale angajatului.
Utilizarea cardului de companie elimină dreptul la diurnă?
Nu. Simpla punere la dispoziție a cardului nu anulează dreptul la diurnă. Cuantumul acesteia este influențat de condițiile călătoriei, inclusiv de mesele asigurate. Achizițiile de hrană finanțate de companie trebuie luate în calcul la decontare, în conformitate cu regulile aplicabile.
Fiecare delegare trebuie plătită neapărat cu cardul?
Nu. Modelul de plată trebuie să corespundă politicilor companiei. WorkTrips oferă, de asemenea, decontări pe baza facturilor centralizatoare, în conformitate cu condițiile convenite cu clientul.
