Dlaczego pracownicy rezerwują podróże „na własną rękę” – i co to mówi o procesach w firmie?

Jako specjalista zajmujący się organizacją podróży służbowych często pełnię rolę audytora, który wchodzi tam, gdzie na co dzień nikt nie zagląda, czyli w głąb procesów rezerwacyjnych w firmach. I muszę Ci powiedzieć szczerze: dla osób z zewnątrz na pierwszy rzut oka wydaje się, że wszystko jest pod kontrolą – pracownicy wyjeżdżają, wracają, a biznes się kręci. Jednak gdy przyglądam się procesom bliżej, to okazuje się, że każdy rezerwuje loty i hotele tam, gdzie mu wygodniej. Jaki jest efekt takiego stanu rzeczy? Możesz się domyślać, że skrzynki mailowe pękają w szwach od faktur z różnych portali, w Excelach panuje chaos, a dział księgowości niemal codziennie dostaje pytanie typu: „Czy ta rezerwacja przejdzie?”. Jeśli Twoi pracownicy wybierają rezerwacje „na własną rękę” i nie masz nad tym kontroli, to jasny sygnał, że ten „bałagan” wymaga uporządkowania.

Brak jasnej polityki to pierwszy krok do chaosu

Kiedy pracownik wieczorem otwiera laptopa, aby samodzielnie kupić bilet na lot i zarezerwować hotel, to najczęściej postępuje tak, ponieważ organizacja delegacji w firmie nie jest dla niego jasna. Jeśli polityka podróży służbowych napisana jest zawiłym i niezrozumiałym językiem lub – co gorsze – istnieje tylko w teorii, to pracownik czuje się zagubiony. Wtedy tak naprawdę działa intuicyjnie i wybiera taki nocleg i środek transportu, jaki mu najbardziej odpowiada. Zazwyczaj stawia na to, co zna, licząc na późniejszą akceptację przełożonego. Aby lepiej zobrazować temat, wyobraź sobie handlowca, który musi pilnie spotkać się z klientem. Jeżeli organizacja wyjazdów służbowych w Twojej firmie wymaga przejścia przez pięć poziomów akceptacji, wysłania trzech maili do biura i czekania dwóch dni na odpowiedź, to nie dziw się, że nie ma przestrzeni na optymalizację czy też korzystanie ze stawek negocjowanych.

Jak „partyzancka” organizacja podróży służbowych uderza w firmę?

Może się wydawać, że podróże służbowe to tylko faktury z popularnych portali rezerwacyjnych. Jednak w skali roku takie działanie generuje ogromne straty. Jakie? Bierzemy to pod lupę:

• Brak kontroli nad kosztami: Gdy nie ma jednego miejsca rezerwacji, firma nie widzi realnych wydatków w czasie rzeczywistym. Wielokrotnie przyglądałem się sytuacji, w której firmy nie mogły negocjować stawek na noclegi, ponieważ same nie wiedziały, ile dokładnie wydają na ten cel w skali miesiąca czy roku. 
• Piekło w księgowości: Mnóstwo faktur z różnych źródeł, każda w innym formacie i walucie. To setki godzin zmarnowanych przez działy finansowe na ręczne wprowadzanie danych.
• Ryzyko i bezpieczeństwo: Jeśli nie wiesz, gdzie dokładnie przebywa Twój pracownik, gdyż zarezerwował nocleg przez prywatne konto, nie możesz zapewnić mu opieki w sytuacjach kryzysowych, takich jak np. no-show, odwołany lot czy zagubiony bagaż.

Przykłady procesów podróży z życia wzięte 

Poniżej przytoczę Ci dwa jaskrawe przykłady, jak w praktyce wygląda brak uporządkowania procesów związanych z podróżami w różnych branżach.

Przykład 1: Pewna dynamiczna firma technologiczna nie miała żadnego narzędzia do rezerwacji. Ich organizacja podróży służbowych opierała się tak naprawdę, kolokwialnie mówiąc, „na wolnej amerykance”. Specjaliści latali na konferencje do USA, rezerwując wszystko sami. Po powrocie Office Managerka tonęła w papierach, a pracownicy działu finansowego łapali się za głowę, widząc, że każdy lot kosztował o 30% więcej, bo nikt nie pilnował terminów. Dopiero spięcie wszystkiego w jeden system worktrips.com pozwoliło im „odetchnąć” i odzyskać kontrolę nad budżetem.

Przykład 2: Duża firma konsultingowa miała problem z rozliczaniem wyjazdów pod konkretne działy, jak np. sprzedaż, konsultanci czy zespoły projektowe. Ponieważ obsługa wyjazdów biznesowych była rozproszona, pracownicy mieszali wydatki, bo nie mieli narzędzia, które pozwalałoby przypisać koszty. To powodowało problemy nie tylko na poziomie finansowym, ale też operacyjnym – szczególnie wtedy, gdy firma szybko rosła i zatrudniała nowe osoby. Możliwość korzystania z funkcjonalności centów kosztowych oraz tworzenia grup podróżujących na platformie worktrips.com pozwoliła ustandaryzować i ułożyć procesy związane z delegacjami. Najważniejsza zmiana? Proces stał się skalowalny. Gdy do firmy dołączały kolejne osoby lub powstawały nowe zespoły, nie trzeba było „wymyślać wszystkiego od nowa”. Proces podróży był ułożony i przestał być źródłem chaosu i nie generował straty cennego czasu operacyjnego.

Szybka diagnoza: Czy Twój proces podróży wymaga naprawy?

Zanim przejdziesz do wdrażania wielkich strategii, zróbmy mały test rzeczywistości. Czasem tak bardzo przyzwyczajamy się do chaosu, że przestajemy go zauważać. Odpowiedz sobie szczerze na te trzy pytania:

• Czy rozliczenie jednej podróży (sprawdzenie faktur i biletów) zajmuje więcej niż 15 minut pracy administracyjnej? (Jeśli tak – marnujesz czas, który mógłby iść na rozwój biznesu).
• Czy masz więcej niż 3 różne źródła, z których spływają faktury za noclegi? (Jeżeli odpowiedź brzmi twierdząco, to masz prostą receptę na chaos w księgowości).
• Czy pracownicy regularnie dopytują Cię o limity kwotowe, standard hotelu lub to, czy „ten lot na pewno można kupić”? (To znak, że Twoja polityka podróży jest albo niejasna, albo nikt do niej nie zagląda).

Jeśli choć raz odpowiedziałeś w duchu „TAK”, to znak, że Twoja organizacja podróży służbowej opiera się, mówiąc zupełnie szczerze, na „sztuce improwizacji”, a nie na uporządkowanym standardzie. Ale spokojnie… Nie musisz być w tym sam. Jedną decyzją możesz naprawić cały proces.

Czas na porządek – jak ustandaryzować wyjazdy biznesowe w firmie?

Aby zapomnieć o niekończącym się bałaganie w dokumentach, warto postawić na prostotę i technologię. Twoja firma potrzebuje odpowiedniego narzędzia do zarządzania podróżami online.

1. Wybierz profesjonalne wsparcie: Dobra platforma to taka, która działa intuicyjnie, tak jak każde oprogramowanie, którego używasz na co dzień.
2. Zintegruj wszystko w jednym miejscu: Wybierz nowoczesny samoobsługowy system, w którym pracownik będzie mógł również samodzielnie rezerwować swoje podróże, ale w ramach zasad i limitów, które ustalisz jako firmowe.
3. Automatyzuj raportowanie podróży: Wyobraź sobie, że możesz otrzymać jedną zbiorczą fakturę za wszystkie usługi związane z podróżami (loty, pociągi, hotele, wynajem aut). To znacząco ułatwi pracę księgowości. Co więcej, dzięki narzędziu online zyskujesz dostęp do raportów w czasie rzeczywistym.

Jeśli czujesz, że w Twojej firmie podróże służbowe żyją własnym i przede wszystkim „nieokiełznanym” życiem, to najwyższy czas to zmienić. Jeżeli zautomatyzujesz i uprościsz podróże dla pracowników, to gwarantuję Ci, że nikt nie będzie szukał dróg na skróty. Chcesz sprawdzić, jak to może wyglądać w rzeczywistości? Wypróbuj nasze narzędzie worktrips.com - możesz to zrobić bez zobowiązań. 

 

Najczęściej zadawane pytania

Dlaczego pracownicy rezerwują wyjazdy służbowe na własną rękę?

Najczęstszą przyczyną jest skomplikowana polityka podróży lub jej brak. Jeśli proces akceptacji jest zbyt długi, pracownicy wybierają intuicyjne rozwiązania i znane sobie portale, co prowadzi do chaosu w dokumentacji i braku kontroli nad kosztami.

Jakie są największe zagrożenia braku kontroli nad delegacjami?

Główne zagrożenia to brak możliwości negocjowania stawek z dostawcami, ogromny nakład pracy ręcznej w księgowości (wiele faktur w różnych walutach) oraz ryzyko braku zapewnienia bezpieczeństwa pracownikowi w sytuacjach kryzysowych.

Jak sprawdzić, czy proces podróży w mojej firmie wymaga poprawy?

Warto odpowiedzieć sobie na trzy pytania: Czy rozliczenie jednej podróży zajmuje więcej niż 15 minut? Czy faktury spływają z więcej niż 3 źródeł? Czy pracownicy regularnie pytają o limity i zasady? Jeśli tak – Twój proces wymaga optymalizacji.

W jaki sposób system do zarządzania podróżami pomaga księgowości?

Nowoczesne platformy, takie jak worktrips.com, automatyzują raportowanie i pozwalają na generowanie jednej zbiorczej faktury za wszystkie usługi (loty, hotele, pociągi). Eliminuje to setki godzin pracy ręcznej przy wprowadzaniu danych.

Czy wdrożenie narzędzia do rezerwacji online ogranicza swobodę pracowników?

Wręcz przeciwnie. Dobry system pozwala pracownikom na samodzielną rezerwację w modelu samoobsługowym, ale w ramach wcześniej ustalonych limitów i polityki firmy. Dzięki temu pracownik ma wybór, a firma zachowuje pełną kontrolę nad budżetem.