Jak działa deduplikacja hoteli w systemie rezerwacji podróży służbowych worktrips.com?

Deduplikacja hoteli w systemie rezerwacji podróży służbowych brzmi dość technicznie. W praktyce jednak chodzi o następującą sytuację: pracownik ma pojechać w delegację i chce szybko zobaczyć, co jakie środki transportu i hotele może wybrać na platformie. Otrzymuje prosty i transparentny wynik na ekranie w zaledwie kilka chwil. Aby powstał ostateczny efekt potrzebne są liczne działania pod maską systemu worktrips.com. Dziś przyjrzymy się bliżej temu zagadnieniu. To jeden z początkowych elementów, który sprawia, że platforma SaaS do podróży służbowych jest w stanie sprawnie obsłużyć cały firmowy proces, począwszy od rezerwacji i akceptacji, poprzez implementację zasad polityki podróży, optymalizacji kosztów delegacji, a skończywszy na późniejszym rozliczeniu.

Dlaczego deduplikacja hoteli to duży problem w podróżach służbowych?

Ten sam hotel może przyjść do systemu wortrips.com z kilku źródeł: od pośrednika, partnera technologicznego, systemu dystrybucyjnego lub samej sieci hotelowej. Każde źródło może użyć innej nazwy, innego adresu albo innego identyfikatora. Dlatego też proste porównanie nazw nie wystarczy. „Hotel Warszawa Centrum” i „Warsaw Centre Hotel” mogą oznaczać ten sam obiekt, ale podobne nazwy mogą też oznaczać dwa różne hotele położone blisko siebie. W realnym systemie przed deduplikacją dane dotyczące rezerwacji podróży służbowych dane są niepełne, różnojęzyczne, aktualizowane w różnym rytmie i zależne od wielu partnerów.

Jak podchodzimy do tego na platformie worktrips.com?

Wewnątrz systemu worktrips.com deduplikacja hoteli jest traktowana jako warstwa jakości danych przed prezentacją oferty. System analizuje wiele sygnałów jednocześnie: nazwę, strukturę adresu, identyfikatory partnerów i cechy opisowe obiektu. Ważne jest też połączenie tego mechanizmu z całym procesem worktrips.com: rezerwacją, akceptacją delegacji, polityką podróży, raportowaniem, płatnościami (np. poprzez wykorzystanie faktur zbiorczych) i wsparciem agentów 24/7/365. Dzięki temu technologia nie działa w próżni, tylko realnie upraszcza delegacje.

Na co trzeba uważać, żeby nie zepsuć doświadczenia użytkownika w kontekście deduplikacji hoteli?

Najważniejszy kompromis dotyczy pewności dopasowania. Zbyt ostrożny system zostawi duplikaty. Zbyt agresywny może połączyć dwa różne hotele. Dlatego potrzebne są reguły, progi pewności i obsługa przypadków niejednoznacznych. W podróżach służbowych kompromisy są szczególnie ważne, bo błąd systemu nie kończy się na ekranie. Może oznaczać złą rezerwację, dodatkową pracę administracji albo pracownika, który musi rozwiązywać problem już w trasie. Dla osoby podróżującej nieoczekiwane kłopoty są bardzo stresujące, szczególnie jeżeli znajduje się ona setki kilometrów od domu.

Co zyskuje firma, a co odczuwa pracownik?

Dla firmy deduplikacja oznacza krótszą listę wyników, mniej ręcznego sprawdzania i większe zaufanie do platformy worktrips.com. Dla podróżującego pracownika oznacza po prostu mniej klikania i mniej zastanawiania się, czy dwie pozycje to przypadkiem to samo miejsce. Dla organizacji to także lepsza adopcja narzędzia. Jeśli użytkownik ufa platformie,  to znacznie rzadziej (lub wcale!) wraca do maili, arkuszy i ręcznego uzgadniania wyjazdu.

Najważniejsza myśl: deduplikacja hoteli w systemie rezerwacji podróży służbowych

Deduplikacja hoteli w systemie do rezerwacji podróży służbowych polega na uporządkowaniu danych, żeby pracownik widział prostą ofertę, a firma miała kontrolę nad rezerwacją, kosztami i rozliczeniem. Czytelny wynik na ekranie to efekt wielu działań pod spodem. I właśnie tam powstaje różnica między narzędziem, które tylko pokazuje oferty, a platformą worktrips.com, która naprawdę pomaga zarządzać podróżami służbowymi.

 

Najczęściej zadawane pytania

Dlaczego sprawna deduplikacja hoteli na platformie worktrips.com jest ważna dla osób zarządzajacych podróżami z ramienia firmy?

Bo jakość działania systemu wpływa na wybór ofert, zgodność z polityką podróży, liczbę wyjątków i czas obsługi delegacji.

Czy pracownik widzi tę technologię?

Zwykle nie. Pracownik widzi prostszą listę wyników, ale jakość tej listy zależy od pracy systemu pod spodem.

Czy automatyzacja eliminuje wszystkie błędy w rezerwacji podróży służbowych?

Nie. Automatyzacja ogranicza powtarzalne błędy, ale nadal potrzebne są reguły jakości, monitoring i obsługa wyjątków.

Jak sprawdzić, czy platforma pasuje do mojej firmy?

Najlepiej zobaczyć proces na żywo: od wyszukania oferty, przez akceptację, po rozliczenie i raportowanie. Możesz poprosić o bezpłatne i niezobowiązujące demo worktrips.com i na spokojnie przetestować narzędzie.