Kim jest Travel Manager i dlaczego Twoja firma go potrzebuje?
Dla firm, w których delegacje stanowią regularny i znaczący element działalności, obecność Travel Managera jest bardzo ważna. Profesjonalne zarządzanie podróżami służbowymi jest fundamentem budowania efektywności, bezpieczeństwa, a także optymalizacji kosztów. Travel Manager to specjalista, który dba o każdy aspekt podróżowania: począwszy od polityki podróży, poprzez rezerwacje biletów i hoteli, negocjowanie stawek korporacyjnych (np. z liniami lotniczymi czy hotelami), a skończywszy na zapewnieniu komfortu podróżującym pracownikom. Chcesz dowiedzieć się więcej na temat roli Travel Managera? Koniecznie przeczytaj do końca!
Obowiązki Travel Managera
Menedżer podróży służbowych to osoba odpowiedzialna za zarządzanie podróżami służbowymi w firmie pod kątem operacyjnym i strategicznym. Na tym stanowisku potrzebna jest wiedza z zakresu nowych technologii, finansów oraz zaawansowane umiejętności negocjacyjne.
| Zadanie | Opis |
|---|---|
| Polityka podróży | Tworzenie jasnej i transparentnej polityki podróży dla pracowników oraz jej regularna aktualizacja. Właściwie przygotowany dokument powinien być zgodny z celami firmy i równoważyć oszczędności z wygodą pracowników. Kluczowe jest, aby w polityce zawrzeć: limity budżetowe, dopuszczalne klasy podróży, zależne od destynacji docelowej. Ze względu na rosnącą świadomość ESG (Environmental, Social, Governance), Travel Managerowie coraz częściej integrują w polityce travel wytyczne dotyczące zrównoważonego podróżowania. To nie tylko trend, ale strategiczna odpowiedź na oczekiwania rynku i dbałość o mniejszy ślad węglowy. |
| Zarządzanie budżetem podróży i kosztami | Zadaniem Travel Managera jest ciągłe monitorowanie wydatków związanych z delegacjami oraz identyfikacja miejsc do oszczędności. W zakres działań wchodzą negocjacje z dostawcami (linie lotnicze, hotele, wypożyczalnie aut) warunków umów, rabatów oraz benefitów lojalnościowych. |
| Rezerwacje, logistyka i całościowa organizacja podróży | Menadżer podróży służbowych zajmuje się procesami rezerwacji lotów, pociągów, zakwaterowania czy transportu lokalnego w miejscu docelowym. W zakresie obowiązków tego specjalisty znajduje się też łączenie tras, zapewnianie transferów lotnisko-hotel, synchronizacja terminów wyjazdów z harmonogramami firmowymi, a także zarządzanie zmianami w planie podróży. |
| Bezpieczeństwo i „duty of care” | Menadżer ds. podróży służbowych pełni funkcję kluczowego wsparcia dla podróżujących pracowników, zwłaszcza w obliczu nieprzewidzianych zdarzeń. Zapewnia on pomoc i wsparcie 24/7, zarządzając nagłymi sytuacjami, takimi jak odwołany lot, kradzież dokumentów czy potrzeba pilnej zmiany rezerwacji. Travel Manager dba też o ubezpieczenia podróżne. Sprawdza wymagania wizowe oraz sanitarne w kraju docelowym, co ułatwia pracownikom przygotowanie się do delegacji. |
| Analiza danych i raportowanie | Ekspert ds. podróży służbowych wykazuje proaktywną postawę i dąży do optymalizacji podróży służbowych. W zakres zadań Travel Managera wchodzi regularne gromadzenie, analiza oraz raportowanie danych z delegacji. |
| Wdrażanie narzędzi technologicznych | Travel Manager jest otwarty na automatyzację procesów związanych z podróżami służbowymi poprzez implementację systemu rezerwacji online, jak np. platforma worktrips.com. |
| Szkolenia i komunikacja wewnętrzna | W zakresie swoich obowiązków Travel Manager skupia się na budowaniu świadomości i promowaniu zgodności podróży z procedurami wśród pracowników. Edukuje podróżujących na temat polityki travel i zmian w niej zachodzących. |
Co zyskasz, zatrudniając Travel Managera?
Zatrudnienie dedykowanego Travel Managera w firmie to strategiczna inwestycja, przynosząca wiele korzyści. Jakich? Najważniejsze zebraliśmy w poniższej tabeli.
| Oszczędność środków finansowych | Menedżer podróży służbowych zatrudniony w firmie (lub inna osoba, jak np. Office Manager, Asystent/ka Zarządu, Kierownik Administracji po odpowiednim szkoleniu) egzekwuje przestrzeganie polityki travel, co generuje realne oszczędności. |
| Dokładniejsza kontrola procesów | Travel Manager korzystający z odpowiednich narzędzi automatyzujących podróże służbowe, jak np. platforma worktrisp.com kontroluje cały proces w czasie rzeczywistym i może na niego wpływać. |
| Wzrost bezpieczeństwa | Jeżeli w firmie jest osoba, która sprawuje pieczę nad delegacjami, pracownicy wiedzą do kogo zwracać się w sprawie wyjazdów i czują się znacznie bezpieczniej. |
| Uwolnienie czasu pracowników | Organizacja delegacji w rękach Travel Managera pozwala pracownikom oszczędzać czas. Osoby w podróży nie muszą się skupiać na formalnościach, ani samodzielnie zbierać dokumentów i składać wniosków o zwrot środków finansowych. |
| Podniesienie satysfakcji | Klarowne zasady polityki podróży wprowadzone przez Travel Managera eliminują nieporozumienia oraz poprawiają doświadczenia pracowników w delegacji. |
Technologia podróży służbowych, która towarzyszy Travel Managerowi
Minęły już czasy, w których organizacja delegacji opierała się na procesach manualnych i niekończących się formalnościach. W celu utrzymania jak największej efektywności, menedżerowie ds. podróży służbowych coraz częściej stawiają na automatyzację procesów. Wykorzystanie narzędzi do zarządzania delegacjami online, takich jak platforma worktrips.com, przynosi wiele korzyści. Najważniejsze z nich to:
- stała kontrola nad polityką podróży (automatyczna weryfikacja zgodności rezerwacji z przyjętymi zasadami),
- dostępność danych w jednym miejscu, co ułatwia zarządzanie wydatkami i dokonywane analiz,
- możliwość nadzoru samodzielnej rezerwacji podróży (self-booking) przez pracowników.
Połączenie eksperckiej wiedzy Travel Managera oraz platformy technologicznej jest najlepszym posunięciem, które zapewnia spójność procesów związanych z podróżami służbowymi i znacząco optymalizuje koszty. Dzięki temu podróże dla pracowników stają się uporządkowane raz na zawsze.
