Najczęstsze błędy w polityce podróży służbowych i jak ich unikać

Organizacja wyjazdów służbowych w firmie to złożony proces, w którym nietrudno o chaos w dokumentacji oraz generowanie ukrytych kosztów. Dzięki właściwie stworzonej polityce podróży służbowych można tego uniknąć. Określenie dokładnych zasad akceptacji wyjazdów, zdefiniowanie limitów wydatków na transport i nocleg, pozwala ułożyć cały proces oraz ułatwić rozliczenie podróży. Dziś przyjrzymy się najczęstszym błędom pojawiającym się w polityce travel oraz opowiemy o tym, jak możesz im zapobiegać.

Cele polityki podróży służbowych – dlaczego warto spisać wszystkie zasady?

Polityka podróży służbowych powinna być dokumentem, który dokładnie opisuje wszystkie obowiązujące zasady dotyczące delegacji. Proste, prawda? Jednak wiele firm zaczyna od określania zasad, limitów i procedur, a zapomina o absolutnej podstawie, czyli odpowiedzi na pytanie: Dalszego należy spisać wszystkie zasady? Na samym początku, każda organizacja powinna wewnętrznie zdefiniować odpowiedzi na następujące pytania: 

Określenie celów polityki podróży to dobry fundament, na którym można budować zasady podróży służbowych, które będą miały swoje odzwierciedlenie w praktyce. Uporządkowana organizacja delegacji to dla pracowników satysfakcja i komfort, a dla osób zarządzających podróżami skuteczna kontrola, optymalizacja kosztów oraz oszczędność czasu.

Błąd 1: Niejasne lub niepełne zasady w polityce podróży służbowych

Najbardziej kosztownym błędem w wielu firmach jest niepełne lub niejasne spisanie zasad dotyczących delegacji biznesowych. Stworzenie zbyt ogólnego dokumentu, powoduje, że pracownicy mogą interpretować zasady w różny sposób. W efekcie tego nietrudno o chaos, nieporozumienia oraz utratę kontroli nad wydatkami.

Jak uniknąć tego błędu? 

Postaw na prostotę, nie tracąc kluczowych szczegółów

Dobra polityka podróży służbowych nie musi być długa ani skomplikowana. Wręcz przeciwnie – im jest prostsza i bardziej zrozumiała, tym lepiej działa. Każdy pracownik powinien wiedzieć:

Przechodząc od ogółów do szczegółów, należy określić grupy pracowników, które podróżują w firmie. Trzeba też zdefiniować procedury zatwierdzania podróży. W kolejnym kroku należy ustalić limity budżetowe na zakwaterowanie i transport, które będą obowiązywały w konkretnych miejscach docelowych podróży. Więcej o tym napiszemy w dalszej części Poradnika. 

Błąd 2: Niepraktyczne zasady dotyczące limitów kosztów

Zdefiniowanie jednego limitu na zakwaterowanie i transport dla wszystkich podróży służbowych nie jest dobrym pomysłem. Koszty podróży zagranicznych w zależności od danego kraju i kursu walut mogą się znacząco różnić. Kolejnym czynnikiem, który wpływa na ceny lotów i hoteli, jest sezonowość. Może okazać się to bardzo istotne, jeżeli Twoi pracownicy podróżują do metropolii, które są szczególnie atrakcyjne turystycznie.

Jak tego uniknąć? 

Postaw na elastyczność i regularnie aktualizuj politykę podróży

Rekomendujemy zdefiniowanie różnych limitów wydatków w zależności od lokalizacji kraju docelowego podróży. Co wziąć pod uwagę?

Jeżeli pracownicy Twojej firmy podróżują do kilku różnych lokalizacji, warto rozważyć ustalenie odrębnych polityk podroży. Platforma worktrips.com umożliwia zdefiniowanie regionów i przypisanie do nich określonych polityk travel, np. dla krajów europejskich można dodać inne limity budżetowe niż np. dla krajów azjatyckich. To duże ułatwienie, które sprawia, że możesz znacznie skuteczniej kontrolować koszty. 

Przestrzeganie polityki podróży przez pracowników to jedno, ale jej regularna aktualizacja przez osoby zarządzające podróżami, to drugie. Pamiętaj, że powinieneś regularnie dopasowywać budżet do stawek rynkowych. Warto to robić przynajmniej raz w roku kalendarzowym. 

Jeżeli Twoja firma regularnie podróżuje do tych samych destynacji, to możesz rozważyć wynegocjowanie specjalnych stawek np. na hotele. Jeżeli chcesz, aby pracownicy wybierali konkretny obiekt, możesz na platformie worktrips.com skorzystać z funkcji polecanych hoteli. Wtedy wskazane obiekty będą się wyświetlały na górze wyników wyszukiwania.

Błąd 3: Złożony i czasochłonny proces akceptacji podróży

Jeśli procedury zatwierdzania podróży w danej firmie są zawiłe i wymagają wielu podpisów, to zarządzanie podróżami staje się po prostu nieefektywne. Wieloetapowy proces akceptacji opóźnia rezerwację, przez co rosną koszty biletów lotniczych i noclegów. To sprawia, że nigdy nie można dokładnie oszacować budżetu podróży służbowych. 

Jak to naprawić? 

Zautomatyzuj podróże służbowe

Aby uprościć zarządzanie podróżami służbowymi, warto skrócić ścieżkę akceptacji wniosków o delegacje. Spisane zasady zatwierdzania delegacji powinny wskazywać jednego przełożonego, który ma uprawnienia do zatwierdzania. System worktrips.com umożliwia automatyzację procesu rezerwacji wyjazdów służbowych przez pracowników w ramach zasad polityki podróży. Administrator od razu widzi wniosek i może go zaakceptować. W przypadku, gdy dana rezerwacja mieści się w firmowych zasadach, to można skorzystać z automatycznej akceptacji. 

Błąd 4: Zawiłe zasady rozliczania i brak zdefiniowania kwestii związanych z bezpieczeństwem pracowników 

Zasady dotyczące podróży powinny opisywać, jakie dodatkowe koszty delegacji pokrywa firma. Ułatwia to rozliczenie podróży działowi finansowemu i eliminuje nieporozumienia. Kluczowe są również kwestie bezpieczeństwa i ubezpieczenia pracowników w delegacji.

Jak tego uniknąć? 

Uprość zasady rozliczania i zadbaj o bezpieczeństwo

Twoja polityka podróży służbowych powinna precyzyjnie opisywać wszystkie aspekty podróży służbowych związane z rozliczeniem i bezpieczeństwem. Pozwala to uniknąć nieprzewidzianych sytuacji. Co warto zrobić?

Najlepszym wyjściem z sytuacji jest zapewnienie dostępu do wsparcia agentów podróży. Korzystając z worktrips.com pracownicy mogą przez 24/7/365 skontaktować się z doświadczonymi specjalistami, którzy pomogą w każdej sytuacji. Dodatkowo na platformie worktrips.com możesz korzystać z funkcji traveler tracker, która umożliwia monitorowanie lokalizacji pracowników za ich zgodą.

Błąd 5: Brak otwartości na potrzeby podróżujących pracowników

Codzienność zawodowa pracowników wygląda dziś zupełnie inaczej niż jeszcze kilka lat temu. Zmienia się zarówno styl pracy, jak i podejście do podróży służbowych. Dlatego właśnie nowoczesna polityka podróży powinna być odpowiedzią na potrzeby pracowników. Pomijanie trendu bleisure czy brak wyznaczonych celów ESG sprawia, że Twoja firma zostaje w tyle. 

Jak to zmienić?

Słuchaj potrzeb zespołu podróżującego służbowo

Postaw na elastyczność polityki podróży i traktuj ją jako dokument, który zmienia się wraz z potrzebami pracowników oraz firmy. Z całą pewnością  nie wystarczy, aby taki dokument powstał jednorazowo. Niezwykle ważne jest regularna aktualizacja polityki travel i dostosowywanie jej do zmieniających się warunków. Oto działania, które warto podjąć już na samym początku: 

Jak technologia zmienia zasady podróży w firmach?

Wdrożenie efektywnej polityki podróży może być znacznie łatwiejsze dzięki nowoczesnym narzędziom, takim jak platforma worktrips.com. Znajomość najczęstszych błędów opisanych w tym Poradniku, to pierwszy krok do stworzenia skutecznej polityki podróży. Traktuj ten dokument jak dynamiczne narzędzie, które rozwija się razem z Twoją firmą i dopasowuje do jej potrzeb. Dobrze przygotowany, staje się strategicznym fundamentem, który sprawia, że zarządzanie delegacjami jest proste i efektywne.