Narzędzie do rezerwacji podróży służbowych dla firmy. Na co zwrócić uwagę przy wyborze?

Organizacja podróży służbowych w firmie, w której pracownicy regularnie wyjeżdżają służbowo, jest zadaniem złożonym logistycznie, wymagającym uwzględnienia wielu ważnych elementów. Liczy się przede wszystkim zgodność delegacji z wewnętrznymi zasadami firmy, możliwość optymalizacji kosztów oraz oszczędność czasu. Kompleksowy system rezerwacji podróży służbowych powinien automatyzować procesy, począwszy od planowania, poprzez raportowanie, aż po rozliczenie. W tym Poradniku opowiemy o tym, jakie aspekty warto wziąć pod uwagę przy wyborze narzędzia, aby wyjazdy biznesowe były intuicyjne dla pracowników i przejrzyste dla managerów. 

Intuicyjny interfejs oraz rozbudowane opcje wyszukiwania

Nawet zaawansowane narzędzie, pełne różnorodnych opcji, będzie bezużyteczne, jeśli jego obsługa jest skomplikowana i nieintuicyjna. Funkcjonalność systemu do zarządzania podróżami w dużej mierze zależy od tego, jak się z niego korzysta. Oto co sprawia, że narzędzie do rezerwacji delegacji jest proste w obsłudze:

Łatwa nawigacja oraz menu, wyraźne i czytelne ikony

Intuicyjnie i logicznie ułożony proces rezerwacji krok po kroku

Agregacja ofert różnych dostawców (hoteli, lotów, pociągów) w jednym miejscu, bez konieczności przełączania się między dziesiątkami stron, rozbudowane opcje wyszukiwania transportu i noclegów (oprócz standardowego filtrowania, narzędzie powinno umożliwiać sortowanie po cenie, definiowanie zakresów

Możliwość rezerwacji transportu w obie strony od razu i wybór połączeń bezpośrednich lub z przesiadkami według preferencji

Rozbudowane opcje wyszukiwania transportu i noclegów (oprócz standardowego filtrowania, narzędzie powinno umożliwiać sortowanie po cenie, definiowanie zakresów budżetowych, wybór konkretnego przewoźnika oraz wyświetlanie kluczowych informacji dotyczących hotelu np. jak odległość hotelu od centrum miasta z wizualizacją na mapie)

Implementacja polityki podróży 

Stosowanie zasad firmowej polityki travel jest bardzo ważne i pozwala na optymalizację kosztów. Ogromnym ułatwieniem dla osób zarządzających podróżami służbowymi jest możliwość definiowania bezpośrednio na platformie limitów cenowych czy akceptowanego standardu hoteli. Zaawansowane technologicznie narzędzia posiadają nawet opcję określania zasad dla konkretnych regionów geograficznych (możliwość przypisywania polityk travel do miejsc docelowych wyjazdu, np. państw lub kontynentów). 

Jeżeli narzędzie ma zaimplementowaną politykę podróży, to pracownicy podczas planowania delegacji od razu widzą, które loty i hotele są zgodnie z zasadami firmy, co ułatwia im samodzielne planowanie delegacji.  Oprócz tego bardzo przydatna jest opcja polecanych hoteli, dzięki której można stworzyć listę preferowanych obiektów noclegowych. Wtedy osoby planujące podróż na pierwszym planie zobaczą rekomendowane przez firmę noclegi.

Możliwość umieszczania komunikatów dla podróżujących pracowników

Platforma do organizacji delegacji powinna umożliwiać travel managerom umieszczenie krótkich wiadomości na różnych etapach rezerwacji (np. „Pamiętaj, preferujemy linie lotnicze XYZ.”) przy rezerwowaniu rejsów długodystansowych). Administrator może w prosty sposób dystrybuować wśród podróżujących aktualną politykę travel, regulaminy czy wskazówki dotyczące bezpieczeństwa. 

Automatyzacja procesów związanych z rozliczeniem podróży służbowych 

Aby narzędzie do zarządzania podróżami realnie usprawniało pracę w firmie, musi oferować konkretne funkcje dla działu finansów i travel managerów. Najważniejsze z nich to: 

Jedna, zbiorcza faktura za wszystkie usługi związane z podróżami służbowymi

Generowanie zaawansowanych raportów oraz możliwość konfiguracji tych dokumentów pod kątem dokładnego zakresu danych, które będą dopasowane do indywidualnych potrzeb firmy

Definiowanie centrów kosztowych i przypisywanie podróży do konkretnej grupy pracowników (np. do działu sprzedaży) lub do danego projektu. Pozwala to zachować przejrzystość oraz kontrolować budżet przeznaczony na wyjazdy

Cyfrowy obieg dokumentów związanych z podróżami służbowymi. Dzięki takiej opcji, pracownicy mogą załączać wszystkie rachunki bezpośrednio do narzędzia. Dokumenty są bezpiecznie przechowywanie i znajdują się zawsze pod ręką. To upraszcza proces rozliczeń

Wsparcie pracowników w delegacji

Kompleksowe zarządzanie podróżami służbowymi to nie tylko rezerwacje biletów i noclegów oraz rozliczanie delegacji. To także zapewnienie wsparcia pracownikom znajdującym się w innych krajach. Kluczowa jest więc możliwość kontaktu z agentami przez 24/7/365. W przypadku nagłych sytuacji, jak kradzież, odwołany lot czy problem z rezerwacją, pracownik może liczyć na szybką pomoc i rozwiązanie problemu. W tym aspekcie ważna okazuje się też funkcja traveler tracker. Pozwala ona monitorować lokalizację pracowników (za ich zgodą). Taka opcja jest szczególnie przydatna w razie nieprzewidzianych zdarzeń, kryzysów politycznych czy klęsk żywiołowych. Nie bez znaczenia jest też integracja z zewnętrznymi platformami, jak np. z Sherpa. Dzięki temu można sprawdzić bezpośrednio w systemie, czy w kraju docelowym wymagana jest wiza lub określone szczepienia.

Wydarzenia predefiniowane 

Funkcjonalność eventów predefiniowanych może być bardzo przydatna szczególnie dla firm, które regularnie wysyłają pracowników na różne wydarzenia, jak np. targi czy konferencje branżowe. W rozbudowanym systemie administrator powinien mieć możliwość tworzenia szablonu wyjazdu, definiując w nim: daty, budżet, preferowane hotele, dozwolone linie lotnicze. Następnie zaproszeni pracownicy mogą samodzielnie dokonywać rezerwacji podróży w ramach ustalonych zasad. Eliminuje to potrzebę indywidualnego zatwierdzania każdego wyjazdu i gwarantuje pełną zgodność z obowiązującymi zasadami. 

System rezerwacji, który upraszcza podróże służbowe

Wybór odpowiedniego narzędzia, bogatego w różne funkcjonalności pozwala uporządkować organizację podróży służbowych w firmie. Pracownicy nie muszą tracić czasu na formalności związane z delegacjami. Dodatkowo mają dużą elastyczność w wyborze konkretnych opcji transportu czy noclegów. Firma z kolei zyskuje pewność, że delegacje się organizowane zgodnie z ustalonymi zasadami i mieszczą się w założonym budżecie. Wszystkie opisane w tym Poradniku funkcje są dostępne na platformie worktrips.com. Poznaj je podczas indywidualnej prezentacji i zobacz,  jak proste może być zarządzanie podróżami.