Ein Buchungstool für Geschäftsreisen Ihres Unternehmens. Was sollten Sie bei der Auswahl beachten?

Die Organisation von Geschäftsreisen in einem Unternehmen, in dem Mitarbeiter regelmäßig dienstlich unterwegs sind, ist eine logistisch komplexe Aufgabe, die viele wichtige Aspekte berücksichtigen muss. Vor allem zählt die Konformität der Delegation mit den internen Vorschriften vor allem die Einhaltung der internen Unternehmensrichtlinien, die Möglichkeit der Kostenoptimierung und die Zeitersparnis. Ein umfassendes Buchungssystem für Geschäftsreisen sollte Prozesse automatisieren – von der Planung über das Reporting bis hin zur Abrechnung. In diesem Ratgeber erklären wir, welche Aspekte bei der Auswahl eines Tools berücksichtigt werden sollten, damit Geschäftsreisen für Mitarbeiter intuitiv und für Manager transparent sind. 

Intuitive Benutzeroberfläche und umfangreiche Suchoptionen

Auch das fortschrittlichste Tool mit vielen Funktionen ist nutzlos, wenn die Bedienung kompliziert und unintuitiv ist. Die Funktionalität eines Systems zum Management von Geschäftsreisen hängt maßgeblich davon ab, wie einfach es sich nutzen lässt. Hier ist, was ein Tool zur Buchung von Dienstreisen besonders benutzerfreundlich macht:

Einfache Navigation und Menüs, klare und gut lesbare Symbole

Intuitiv und logisch aufgebauter Buchungsprozess Schritt für Schritt

Zusammenführung von Angeboten verschiedener Anbieter (Hotels, Flüge, Züge) an einem Ort, ohne zwischen Dutzenden von Seiten wechseln zu müssen, umfangreiche Suchoptionen für Transport und Unterkünfte (neben der Standardfilterung sollte das Tool eine Sortierung nach Preis, die Definition von Budgetbereichen

Möglichkeit der gleichzeitigen Hin- und Rückbuchung sowie die Auswahl von Direktverbindungen oder Verbindungen mit Umstiegen nach eigenen Präferenzen

Umfangreiche Suchoptionen für Transport und Unterkünfte (neben der Standardfilterung sollte das Tool eine Sortierung nach Preis, die Definition von Budgetbereichen, die Auswahl eines bestimmten Anbieters sowie die Anzeige wichtiger Hotelinformationen wie Entfernung zum Stadtzentrum mit Visualisierung auf der Karte ermöglichen)

Implementierung der Reisepolicy

Die Einhaltung der firmeneigenen Travel Policy ist sehr wichtig und ermöglicht eine Optimierung der Kosten. Eine enorme Erleichterung für Personen, die Geschäftsreisen managen, ist die Möglichkeit, direkt auf der Plattform Preislimits oder den akzeptierten Hotelstandard zu definieren. Fortschrittliche Tools bieten sogar die Option, Regeln für bestimmte geografische Regionen festzulegen (Zuweisung von Travel Policies zu Reisezielen, z. B. Länder oder Kontinente). 

Wenn das Tool eine Reisepolicy implementiert hat, sehen Mitarbeiter bei der Planung der Delegation sofort, welche Flüge und Hotels den Unternehmensrichtlinien entsprechen. Das erleichtert die eigenständige Planung. Sehr nützlich ist auch die Option empfohlener Hotels, mit der eine Liste bevorzugter Unterkünfte erstellt werden kann. Dann sehen die Planenden an erster Stelle die vom Unternehmen empfohlenen Übernachtungsmöglichkeiten.

Möglichkeit, Nachrichten für reisende Mitarbeiter zu hinterlegen

Eine Plattform zur Organisation von Dienstreisen sollte Travel Managern die Möglichkeit bieten, kurze Mitteilungen an verschiedenen Stellen des Buchungsprozesses zu platzieren (z. B. „Bitte bevorzugen Sie die Fluggesellschaft XYZ“ bei Langstreckenflügen). Der Administrator kann so einfach die aktuelle Reisepolicy, Regelungen oder Sicherheitshinweise an alle Reisenden verteilen. 

Automatisierung der Prozesse rund um die Abrechnung von Geschäftsreisen

Damit ein Tool zum Management von Geschäftsreisen die Arbeit im Unternehmen wirklich spürbar erleichtert, muss es konkrete Funktionen für die Finanzabteilung und Travel Manager bieten. Die wichtigsten sind:

Eine einzige Sammelrechnung für alle mit Geschäftsreisen verbundenen Leistungen

Erstellung fortschrittlicher Berichte sowie die Möglichkeit, diese Dokumente individuell zu konfigurieren und an die genauen Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen

Definition von Kostenstellen und Zuordnung von Reisen zu bestimmten Mitarbeitergruppen (z. B. Vertriebsabteilung) oder Projekten. Das gewährleistet Transparenz und ermöglicht die Kontrolle des für Reisen vorgesehenen Budgets

Digitale Dokumentenverwaltung im Zusammenhang mit Geschäftsreisen. Mitarbeiter können alle Belege direkt im Tool hochladen. Die Dokumente werden sicher gespeichert und sind immer griffbereit. Das vereinfacht den Abrechnungsprozess erheblich

Unterstützung der Mitarbeiter auf Dienstreisen

Ein umfassendes Management von Geschäftsreisen umfasst nicht nur die Buchung von Tickets und Unterkünften sowie die Abrechnung. Es geht auch darum, Mitarbeitern im Ausland Unterstützung zu bieten. Entscheidend ist daher die Möglichkeit, Agenten rund um die Uhr (24/7/365) zu kontaktieren. In Notfällen wie Diebstahl, Flugausfall oder Problemen mit der Reservierung können Mitarbeiter auf schnelle Hilfe und Lösungen zählen. In diesem Bereich ist auch die Funktion Traveler Tracker wichtig. Sie ermöglicht (mit Zustimmung der Mitarbeiter) die Standortüberwachung. Das ist besonders bei unvorhergesehenen Ereignissen, politischen Krisen oder Naturkatastrophen wertvoll. Nicht zu unterschätzen ist auch die Integration mit externen Plattformen wie Sherpa. So können Sie direkt im System prüfen, ob im Zielland ein Visum oder bestimmte Impfungen erforderlich sind.

Vordefinierte Events

Die Funktion vordefinierter Events ist besonders für Unternehmen nützlich, die ihre Mitarbeiter regelmäßig zu Veranstaltungen wie Messen oder Branchenkonferenzen schicken. In einem ausgereiften System sollte der Administrator die Möglichkeit haben, eine Reisevorlage zu erstellen, in der er Daten, Budget, bevorzugte Hotels und zulässige Fluggesellschaften festlegt. Die eingeladenen Mitarbeiter können dann eigenständig Buchungen im Rahmen der festgelegten Regeln vornehmen. Das eliminiert die Notwendigkeit, jede einzelne Reise genehmigen zu müssen, und garantiert volle Einhaltung der geltenden Richtlinien. 

Ein Buchungssystem, das Geschäftsreisen vereinfacht

Die Wahl des richtigen, funktionsreichen Tools ermöglicht es, die Organisation von Geschäftsreisen im Unternehmen zu ordnen. Mitarbeiter müssen keine Zeit mit Formalitäten verlieren und haben gleichzeitig große Flexibilität bei der Wahl von Transportmitteln und Unterkünften. Das Unternehmen wiederum hat die Gewissheit, dass alle Reisen nach den festgelegten Regeln organisiert werden und im geplanten Budget bleiben. Alle im Ratgeber beschriebenen Funktionen sind auf der Plattform worktrips.com verfügbar. Lernen Sie sie bei einer individuellen Präsentation kennen und erleben Sie, wie einfach das Management von Geschäftsreisen sein kann.