W świecie biznesu każdy wyjazd biznesowy jest bardzo ważny, a spokój ducha jest bezcenny. Organizacja podróży służbowych często przypomina skomplikowaną operację logistyczną, pełną ukrytych kosztów. Jak zatem przejąć pełną kontrolę nad tym procesem i mieć poczucie bezpieczeństwa? Szukając wyczerpującej odpowiedzi na to pytanie, zajrzymy za kulisy WorkTrips i porozmawiamy z Anną Redzińską. Jako Head of Onboarding & Customer Success, dba o to, aby nasi partnerzy czuli się w pełni zaopiekowani na etapie wdrożenia oraz dalszej współpracy.

Paulina:  Z Twojego doświadczenia wynika, że podróże służbowe w firmach to często skomplikowany i dość kosztowny proces. Gdzie najczęściej pojawiają się ukryte koszty i problemy operacyjne w organizacjach, które zarządzają tym obszarem w sposób tradycyjny?

Anna: Od lat jestem związana z branżą podróży służbowych i współpracowałam z wieloma firmami z różnych sektorów. Liczne obserwacje i rozmowy pozwoliły mi dostrzec wspólne wyzwania, z którymi firmy mierzą się w kontekście zarządzania podróżami służbowymi. 

Pierwszym zauważalnym problemem jest chaos w dokumentacji dotyczącej podróży służbowych, spowodowany manualną organizacją delegacji. Jeżeli w firmie regularnie podróżuje kilka osób, to mamy do czynienia z całą lawiną faktur - za hotele, bilety, przejazdy w miejscu docelowym oraz usługi dodatkowe. W przypadku, gdy w organizacji brakuje scentralizowanego procesu, pracownicy często mają trudność z zebraniem prawidłowych dokumentów kosztowych, co zamienia rozliczanie delegacji w czasochłonny i frustrujący proces.

Drugi istotny problem dotyczy kontroli wydatków. Nawet jeśli firma posiada spisaną politykę podróży, to jej egzekwowanie bywa problematyczne. Pracownicy często na własną rękę rezerwują transport i hotele, często przepłacając lub wybierając niestandardowe rozwiązania. Dlatego tak ważne jest, aby ten proces uporządkować. 

Paulina: Tak jak wspomniałaś, wiele firm wciąż próbuje zarządzać podróżami służbowymi wewnętrznie, często zlecając to zadanie asystentom, osobom odpowiedzialnym za administrację, HR lub managerom biura. Z Twojej eksperckiej perspektywy, jakie problemy powoduje takie rozwiązanie?

Anna:  Faktycznie, w większości firm organizacją podróży służbowych zajmują się asystentki zarządu czy office managerowie, dla których jest to tylko jedno z wielu codziennych zadań. Komunikacja z podróżującymi pracownikami polega na wielu ustaleniach, aby finalnie pogodzić ich preferencje z dostępnymi opcjami transportu czy noclegu. Finalnie czas, który mógłby być poświęcony na inne, kluczowe dla firmy zadania, jest marnowany. Ponadto ręczny proces planowania uniemożliwia zebranie rzetelnych danych, przez co zarząd, często otrzymuje niekompletne raporty. Wtedy trudniej jest podejmować niezbędne decyzje dotyczące podróży służbowych i planowania budżetu na ten cel.

Paulina: Jaki jest najczęstszy błąd, który popełniają firmy przy organizacji podróży służbowych, a który pomagamy rozwiązać już od pierwszego dnia współpracy?

Anna: To trudne pytanie, gdyż tych wyzwań jest sporo, ale jeśli miałabym wskazać jedno, to myślę, że jest to wciąż obawa przed nowymi systemami. Dlatego my od samego początku podkreślamy, że oferujemy pakiet hybrydowy: połączenie technologii z wysoko wykwalifikowanym, ludzkim wsparciem. To sprawia, że nikt nie czuje się pozostawiony sam na sam z technologią. Drugim, równie częstym problemem, jest brak formalnej polityki podróży. Wiele organizacji, zwłaszcza tych mniejszych, nie ma spisanych zasad dotyczących wyjazdów służbowych. My pomagamy firmom ten proces uporządkować i stworzyć jasne reguły. Kiedy te ramy połączymy z możliwościami konfiguracji naszego systemu i stałym wsparciem agentów podróży, cały proces organizacji delegacji staje się bardzo efektywny.

Paulina: Przejdźmy do aspektu praktycznego. Mamy przed sobą firmę, która rozważa powierzenie nam swoich podróży służbowych. Opowiedz proszę, jak wdrażamy taką organizację? Jak wygląda cały proces od pierwszego kontaktu z nami? Zarówno podczas podejmowania decyzji o współpracy, jak i później na etapie ustalania wszystkich szczegółów. 

Anna: Najważniejsze dla nas jest poznanie procesów dotyczących podróży służbowych obowiązujących w danej firmie. Zanim cokolwiek zaproponujemy, przeprowadzamy szczegółowy audyt, aby zidentyfikować obszary kluczowe oraz te, które wymagają usprawnienia – od zgłoszenia zapotrzebowania na wyjazd biznesowy, poprzez rezerwację, aż po finalne rozliczenie delegacji. Ta wiedza pozwala nam skonfigurować platformę worktrips.com w taki sposób, aby najlepiej odzwierciedlała, a nawet optymalizowała dotychczasowe procesy. Naszym celem jest, aby wprowadzenie platformy jako narzędzia organizacji podróży służbowych przyniosło realną korzyść dla całej firmy i jej pracowników. 

W kolejnym kroku firma otrzymuje od nas wersję testową platformy. To bezpieczne środowisko, w którym pracownicy mogą swobodnie, bez żadnych konsekwencji finansowych, przetestować wszystkie funkcjonalności oraz sprawdzić, czy zaproponowane przez nas ustawienia i opcje są właściwie dopasowane. Na tym etapie implementujemy też wszystkie zasady, takie jak np. firmowa polityka podróży czy limity budżetowe. Konfigurujemy też strukturę użytkowników – od podróżujących pracowników, po administratorów. System worktrips.com pozwala na elastyczne dopasowanie uprawnień, dzięki czemu każda osoba w firmie ma dostęp tylko do tych funkcji, których potrzebuje. 

Oczywiście nasza współpraca nie kończy się na wdrożeniu. Zapewniamy naszym klientom stałą opiekę na dwóch najważniejszych płaszczyznach. Po pierwsze, dedykowany Dział Wdrożeń, który pozostaje do dyspozycji klienta, aby wspierać go w strategicznych zmianach np. gdy firma po upływie czasu modyfikuje politykę podróży, zmieniają się jej potrzeby dotyczące podróży służbowych lub pojawiają nowe wyzwania biznesowe. 

Po drugie, w codziennych sprawach operacyjnych, pomocą służy nasz Dział Obsługi Klienta, dostępny 24/7/365. Niezależnie od strefy czasowej czy okresu świątecznego, podróżujący pracownicy mogą liczyć na natychmiastowe wsparcie poprzez live czat dostępny za pośrednictwem platformy worktrips.com, mailowo i telefonicznie. Zdajemy sobie sprawę, że nie wszystko da się rozwiązać w sposób zero-jedynkowy. Dlatego tam, gdzie technologia to za mało, zawsze dostępny jest nasz agent podróży, gotowy pomóc w każdej, nawet nietypowej sytuacji.

Paulina: Czym w praktyce różni się nasz onboarding od standardowego przesłania danych do logowania? Jak w praktyce wygląda proces szkolenia i uruchomienia platformy u nowego klienta?

Anna: Razem z klientem analizujemy przygotowaną wcześniej konfigurację systemu worktrips.com. Chcemy upewnić się, że w 100% odzwierciedla ona jego procesy i spełnia wszystkie oczekiwania. Gdy wszystko jest gotowe, przechodzimy do szkoleń. W naszym podejściu segmentujemy przekazywaną wiedzę w zależności od roli, jaką pracownik pełni w firmie. Inaczej wygląda szkolenie dla osób, które będą tylko rezerwować podróże służbowe, a inaczej dla kadry zarządzającej. Prowadzimy oddzielne, dedykowane sesje edukacyjne dla:

• podróżujących pracowników - przekazując w sposób przystępny wiedzę, jak sprawnie poruszać się po systemie oraz dokonywać rezerwacji,
• osób akceptujących podróże służbowe - pokazując, jak wygląda ścieżka akceptacji i kontroli wydatków.
• głównych administratorów - przekazując pełną wiedzę na temat zarządzania wszystkimi ustawieniami platformy worktrips.com.

Chcę też podkreślić, że dajemy klientowi pełną autonomię w zarządzaniu systemem na bieżąco, ale jednocześnie zapewniamy stałe wsparcie techniczne. W ustalonym terminie przełączamy system na wersję produkcyjną i wysyłamy zaproszenia do wszystkich użytkowników. Ten krok jest zwykle wspierany przez wewnętrzną komunikację w firmie klienta, do której dostarczamy spersonalizowane materiały wdrożeniowe, np. przewodniki podzielone na część dla administratora oraz dla podróżującego pracownika. Dodatkowo przygotowujemy inne dedykowane materiały, takie jak one-pagery, landing page czy FAQ. Podchodzimy do tego w pełni indywidualnie, przygotowując wszystko pod konkretne potrzeby danej firmy.

Paulina: Onboarding za nami, pracownik ma lecieć w pierwszą delegację. Obietnica wsparcia 24/7/365 brzmi dobrze w każdej ofercie. Opowiedz nam o realnym scenariuszu - odwołany lot w środku nocy, zagubiony bagaż. Jak wtedy działamy?

Anna:  Najwyższym priorytetem jest dla nas bezpieczeństwo pracowników w podróży służbowej. Nieprzewidziane sytuacje, takie jak odwołany lot, zagubiony bagaż, czy problem z rezerwacją hotelową są stresujące. Dodatkowo odciągają uwagę pracownika od celu biznesowego wyjazdu służbowego. Dlatego naszym zadaniem jest zminimalizować ten stres i rozwiązać problemy tak szybko, jak to możliwe. Podróżujący kontaktuje się z w pełni gotowym do działania agentem podróży, który ma pełen dostęp do wszystkich danych rezerwacyjnych. Dzięki temu pracownik otrzymuje natychmiastowe poczucie pełnego zaopiekowania, co pozwala mu wrócić do realizacji swoich zadań, mając pewność, że jego problem jest już w rękach ekspertów.

Paulina:  Niedawno, podczas naszej rozmowy wspominałaś, że klienci często mówią, że nasz system uwolnił ich czas i dzięki niemu zyskali wewnętrzny spokój. Z czego, Twoim zdaniem, wynika to poczucie? Czy to zasługa samej platformy worktrips.com, opieki agentów podróży, czy może właśnie kompleksowego podejścia, w którym nadajemy ludzki wymiar technologii?

Anna: Naszą największą siłą jest synergia najnowszej technologii z niezastąpionym czynnikiem ludzkim. Łączymy autonomię pracownika z pełną kontrolą organizacji wyjazdu biznesowego. Podróżujący pracownik może samodzielnie wybrać interesującą ofertę, a system na bieżąco informuje go, czy jest ona zgodna z polityką podróży. Jeśli propozycja wykracza poza ustalone ramy, jest automatycznie przesyłana do akceptacji przełożonego, który może ją zatwierdzić, odrzucić lub odesłać do pracownika, aby ten dokonał zmian. Takie rozwiązanie bardzo skraca tradycyjną ścieżkę, która wymagała wielokrotnych uzgodnień. 

Paulina: Czy jest coś, co chciałabyś dodać na koniec naszej rozmowy?

Anna: Tak, chciałabym podkreślić jedną, niezwykle ważną dla nas rzecz. Każda firma, z którą współpracujemy, jest inna i przynosi ze sobą unikalne wyzwania oraz oczekiwania. To właśnie dzięki firmom, z którymi współpracujemy, możemy się nieustannie rozwijać. Nasi klienci są dla nas najlepszymi partnerami w rozwoju produktu. Tylko dzięki tej ścisłej współpracy projektujemy nowe, realnie przydatne funkcjonalności i stale ulepszamy naszą platformę wroktrips.com. Za tę partnerską relację i zaufanie jesteśmy im niezmiernie wdzięczni.

Paulina: Świetne podsumowanie! Dziękuję Ci bardzo, że poświęciłaś czas na spotkanie. Była to bardzo ciekawa oraz inspirująca rozmowa. Życzę wszystkiego dobrego! 

Anna: Dziękuję za zaproszenie!

Bezpłatna konsultacja