Czym jest polityka podróży i dlaczego warto ją stworzyć?

Polityka podróży to jedno z najważniejszych narzędzi potrzebnych w firmie, której pracownicy podróżują w sprawach służbowych.

Żeby spełniała swoje funkcje, polityka podróży musi być czytelna dla wszystkich. Dzięki niej pracownicy wiedzą, jakie są reguły podróżowania; ile pieniędzy można wydać, jakie hotele można rezerwować i ogólnie co wolno, a czego nie wolno. Polityka podróży pomaga podróżnemu zaplanować swój wyjazd i zapobiega nieprzewidzianym kosztom i zamieszaniu.

Zawartość artykułu:

• Jak stworzyć politykę podróży w firmie?
• Jak wdrożyć politykę podróży w firmie?

1. Jak stworzyć politykę podróży w firmie?

Przygotowanie polityki podróży od zera nie jest trudne, ale wymaga trochę wysiłku. Należy przeanalizować różne aspekty podróży, a następnie spisać zasady.

Lista elementów, jakie trzeba wziąć pod uwagę przy układaniu polityki podróży w firmie:

• Grupy pracownicze — czy te same zasady będą obowiązywać szeregowych pracowników i członków zarządu? Jeśli nie, warto utworzyć grupy wewnątrz polityki podróży.
• Ścieżki akceptacji — czy wystarczy, że pracownik planujący podróż będzie się trzymał zasad zawartych w polityce podróży? A może mimo znajomości tych zasad pracownik powinien przedkładać swój plan przełożonemu do zatwierdzenia?
• Budżet — można z góry ustalić budżet na całą podróż. Można również określić kwoty na poszczególne wydatki.
• Standard hotelu — ilo gwiazdkowe hotele mogą rezerwować pracownicy?
• Standard w środkach transportu (loty i kolej) — jaką klasą mogą podróżować pracownicy?
• Koszty dodatkowe hotelu (restauracja, mini bar, pralnia, parking).
• Kwestia ubezpieczeń.
• Koszty wyżywienia — do jakiej kwoty firma zwróci pracownikowi za posiłki, kawę, herbatę?
• Relacje w przypadku współpracy z biurem podróży — należy określić rolę pracownika w przypadku, gdy podróż odbywa się za pośrednictwem biura podróży.
• Przejazdy samochodami — jakie są zasady używania samochodów służbowych, prywatnych i wynajmowanych? Dodatkowo warto omówić kwestię opłat za autostrady i eksploatację aut.
• Pozostałe środki transportu — czy i w jakich sytuacjach możliwe będzie skorzystanie np. z taksówki, promu, lub niestandardowych środków transportu?
• Sprawy związane z dokonywaniem opłat — zaliczki gotówkowe, służbowa karta kredytowa itp.
• Zasady rozliczania podróży służbowej — w jaki sposób powracający pracownik ma składać raport, ile ma czasu na przedstawienie faktur i rachunków?
• Odpowiedzialność za zebranie faktur — warto zawrzeć informację o tym, że pracownik jest odpowiedzialny za zebranie i dostarczenie do działu rozliczeń wszystkich dokumentów potwierdzających poniesione koszty.

Pracownik albo kontraktor wyruszający w podróż służbową musi stawić czoło wielu niewiadomym. Dzięki spisanym wytycznym dotyczących podróży łatwiej mu będzie zorganizować swoją delegację. Mamy też dobrą wiadomość — nie trzeba polityki podróży spisywać w formie dokumentu. W usłudze Hotailors wystarczy zdefiniować parametry, co zajmie dużo mniej czasu niż tworzenie opisowych zasad, których później nikt nie czyta i mało kto przestrzega.

2. Jak wdrożyć politykę podróży?

W większości dużych firm polityka podróży to kilkustronicowy dokument zawierający liczne paragrafy. Przypomina on skomplikowaną umowę albo tekst ustawy państwowej.

Firmy współpracujące z Hotailors mają prościej, ponieważ procesem podróży służbowych od A do Z zajmuje się stworzone przez nas SaaS (oprogramowanie jako usługa). Korzystanie z tego rozwiązania jest intuicyjne i bardzo szybkie, a polityka podróży firmy jest sercem naszego systemu. Dzięki temu nie trzeba znać i czytać mało przejrzystego dokumentu, ponieważ wszystkie zasady są wpisane w program:

• Pracownik nie musi pamiętać o zbieraniu i rozliczaniu faktur, co prowadzi do oszczędności czasu i zapobiega sytuacjom, kiedy jakiś paragon zostaje zgubiony. W Hotailors wszystkie wydatki związane z podróżą (loty, hotele, opłaty parkingowe, wyżywienie itd.) są przedstawione na jednej, zbiorczej fakturze. Zamiast dziesiątek faktur od różnych podmiotów, firma korzystająca z naszych usług otrzymuje na koniec miesiąca jedną fakturę zbiorczą.
• Nie istnieje problem zaliczek gotówkowych, ponieważ wszystkie płatności odbywają się bezgotówkowo, w różnych walutach.
• Ścieżka akceptacji jest prosta i przejrzysta. W oprogramowaniu Hotailors można ustawić takie opcje, jakie odpowiadają firmie. Plan podróży ma być zatwierdzany automatycznie, o ile jest zgodny z polityką podróży? — można wybrać taką opcję. Plan podróży ma trafiać do przełożonego bez względu na wszystko? — taki wariant też jest możliwy.
• Można określić budżet podróży, albo określić limity kosztów na poszczególne usługi, takie jak; cena hotelu za noc, cena za transport, klasa hotelu, standard na taryfy linii lotniczych itp.
• Możliwie jest ustawienie limitów na minimalną liczbę dni przed zameldowaniem w hotelu lub rozpoczęciem podróży. Dzięki temu firma unika kosztownych rezerwacji na ostatnią chwilę.
• Dzięki ustawieniu grup i klas użytkowników, poszeczególnemu pracownikowi automatycznie wyświetla się polityka podróży pasująca do jego rangi.
• Istnieje możliwość ustawienia dodatkowych parametrów, takich jak: typ pokoju; nocleg ze śniadaniem; czy oferta ma być zwrotna itp. To spore ułatwienie procesu planowania dla podróżnego, a dla firmy gwarancja, że pracownik z powodu niewiedzy nie narazi firmy na dodatkowe koszty.
• Technologia Hotailors umożliwia natychmiastowy dostęp do wszystkich danych z każdego miejsca na świecie, gdzie jest internet. Dzięki temu łatwiej koordynować pracowników, którzy mają lecieć w to samo miejsce: istnieje możliwość podróżowania wielu pracowników z danej firmy wspólnie (ten sam hotel, wspólny pokój i miejsca w samolocie lub pociągu koło siebie).
• Travel menedżer lub szef firmy ma wgląd we wszystkie informacje związane z podróżami służbowymi. Zyskuje dzięki temu między innymi natychmiastowy dostęp do raportów, pełną kontrolę nad budżetem, a także wiedzę gdzie aktualnie znajduje się pracownik w podróży (traveler tracking technology).

Jak w praktyce wygląda wdrożenie polityki podróży z Hotailors?

Jeżeli firma posiada własną, spisaną politykę podróży, wystarczy ją zintegrować z naszym systemem. Proces ten bazuje na określaniu filtrów i wyjątków (co wiele firm kojarzy z używanych u siebie systemów CRM), a w razie trudności można liczyć na pomoc naszych konsultantów, albo Customer Service 24/7.

Jeżeli firma nie posiada polityki podróży pomagamy ją stworzyć bazując na danych z zeszłorocznych podróży. Pomagamy w ten sposób przyspieszyć w Twojej firmie proces uczenia się i podpowiadamy, jak unikać typowych pułapek.

Uważamy, że tylko polityka podróży wpisana w system, który obsługuje podróże służbowe od etapu planowania po rozliczenia, jest wystarczająca czytelna i praktyczna.

Zapraszamy do kontaktu i pozdrawiamy,
Zespół Hotailors