Wsparcie 24/7 w podróży służbowej. Automatyzacja, za którą stoi człowiek

Przenieś się myślami do pewnej sytuacji. Jest dość późno, zegar wybija 22:40, pracownik czeka na lotnisku, ale jego połączenie zostało odwołane. Rano ma spotkanie z klientem, a aplikacja przewoźnika proponuje kolejny lot dopiero następnego dnia po południu. Właśnie w takich momentach wsparcie agentów dostępne przez 24/7 w podróży służbowej przestaje być dodatkową funkcją. Staje się realną pomocą dla pracownika i osoby, która odpowiada w firmie za organizację delegacji. Platforma worktrips.com automatyzuje wiele codziennych procesów. Gdy jednak pojawia się niestandardowa sytuacja, użytkownik może skontaktować się z żywym człowiekiem: agentem, który rozumie problem i potrafi poszukać rozwiązania.

Automatyzacja skraca codzienną pracę

Większość podróży służbowych przebiega według ustalonego schematu. Pracownik wybiera połączenie i hotel, przełożony akceptuje wyjazd, a firma otrzymuje dokumenty potrzebne do rozliczenia. Platforma może przejąć znaczną część tych powtarzalnych czynności. Pomaga między innymi w takich obszarach jak:

• rezerwowanie biletów, hoteli i innych usług związanych z podróżą, 
• egzekwowanie firmowej polityki podróży, 
• kierowanie wniosków do odpowiednich osób akceptujących, 
• centralizacja płatności, faktur i informacji o kosztach, 
• przygotowanie danych potrzebnych do raportowania i rozliczeń. 

Nietrudno zauważyć, że automatyzacja ogranicza liczbę maili, telefonów oraz niepotrzebnych dokumentów. Osoba organizująca delegacje nie musi ręcznie sprawdzać każdego standardowego zgłoszenia, a pracownik może szybciej przejść od planowania do gotowej rezerwacji. Wniosek dla Ciebie jest prosty, jak mówi Paweł Tomczyk: „Dobra automatyzacja nie odbiera firmie kontroli. Usuwa z procesu czynności, które zabierają czas, ale nie wymagają indywidualnej decyzji”.

Kiedy standardowy proces przestaje wystarczać?

Wróćmy jeszcze na lotnisko, o którym była mowa na samym początku tego tekstu. Pracownik nie potrzebuje instrukcji opisującej ogólne zasady postępowania po odwołaniu lotu. Potrzebuje pomocy dopasowanej do swojej rezerwacji, taryfy, trasy i godziny spotkania. Nie sposób, aby wszystkie zdarzenia można wcześniej zamknąć w gotowym scenariuszu. Podróże służbowe zmieniają się pod wpływem pogody, decyzji przewoźników, sytuacji na lotniskach oraz planów biznesowych. W niestandardowej sytuacji agent może:

• sprawdzić dostępne możliwości dalszej podróży, 
• pomóc przy zmianie lub przygotowaniu nowej rezerwacji, 
• zweryfikować alternatywne połączenia i usługi, 
• wesprzeć pracownika w przypadku problemu z hotelem lub transportem, 
• pomóc przy przedłużeniu lub skróceniu wyjazdu, 
• przejąć sprawę, która wymaga kontaktu ze specjalistą lub dostawcą usługi. 

Możliwość wykonania konkretnej zmiany zależy między innymi od warunków taryfy, dostępności miejsc i zasad danego przewoźnika. 

Jak działa wsparcie 24/7 w podróży służbowej dla użytkowników worktrips.com?

Użytkownicy narzędzia worktrips.com mogą korzystać z pomocy przez całą dobę, siedem dni w tygodniu i 365 dni w roku. Bezpośrednio na platformie worktrips.com znajduje się czat obsługiwany przez prawdziwego konsultanta. Użytkownik może opisać swoją sytuację, zadać pytanie i porozmawiać z człowiekiem bez szukania dodatkowych danych kontaktowych czy przechodzenia do innego narzędzia. Z zespołem specjalistów można skontaktować się także telefonicznie lub e-mailowo. Obsługa jest dostępna w języku polskim i angielskim, co ułatwia uzyskanie pomocy również podczas podróży zagranicznej. Dostępność tych kanałów potwierdza Daniel Petryk w wywiadzie, który możesz przeczytać tutaj. Dla osoby odpowiedzialnej za delegacje oznacza to większy spokój. Nie musi odbierać prywatnego telefonu późnym wieczorem i samodzielnie szukać nowego połączenia dla pracownika przebywającego za granicą.

Dlaczego kasjerzy lotniczy w WorkTrips pełnią całodobowy dyżur?

Zmiana biletu lotniczego nie zawsze sprowadza się do wybrania innej godziny w narzędziu online. Trzeba uwzględnić m.in.: warunki taryfy, dostępność miejsc, zasady przewoźnika, sposób wystawienia biletu i powiązane odcinki podróży. W związku z powyższym, ważnym elementem obsługi są kasjerzy lotniczy pełniący całodobowy dyżur. To specjaliści, którzy mogą zająć się sprawami wymagającymi wiedzy taryfowej oraz pracy w systemach rezerwacyjnych. Kasjer lotniczy pomaga między innymi przy zmianach i wystawianiu biletów, obsłudze niestandardowych połączeń oraz poszukiwaniu odpowiedniej alternatywy po zakłóceniu podróży. Dzięki temu pracownik otrzymuje nie tylko informację, ale również wsparcie operacyjne.

Technologia i człowiek mają różne zadania

Celem automatyzacji nie jest zastąpienie człowieka w każdej sytuacji. Technologia najlepiej radzi sobie z procesami, które są powtarzalne, przewidywalne i oparte na jasnych regułach. Agent jest potrzebny wtedy, gdy pojawia się wyjątek, kilka możliwych rozwiązań albo presja czasu. Może spojrzeć na podróż jako całość, uwzględnić kontekst i pomóc podjąć decyzję.To prosty model: platforma obsługuje standardowy proces, a człowiek przejmuje sprawę, kiedy standard przestaje wystarczać. Firma korzysta z szybkości automatyzacji, nie rezygnując z bezpieczeństwa i opieki pracownika, który znajduje się setki albo tysiące kilometrów od domu. Możesz umówić demo systemu worktrips.com i zobaczyć jak taki model obsługi może działać w Twojej firmie.

 

Najczęściej zadawane pytania dotyczące obsługi specjalistów w WorkTrips

Czy będąc użytkownikiem platformy worktrips.com mogę skontaktować się z człowiekiem?

Tak. Użytkownik może skontaktować się z żywym agentem, a nie z automatycznym chatbotem i dlatego może od razu uzyskać pomoc.

Czy wsparcie agentów w firmie WorkTrips jest dostępne przez całą dobę?

Tak. Agenci są dostępni 24 godziny na dobę, siedem dni w tygodniu i 365 dni w roku.

Jak mogę skontaktować się z agentem w WorkTrips?

Kontakt jest możliwy telefonicznie, za pomocą live chatu oraz e-mailowo.

Czy otrzymam pomoc po odwołaniu lub opóźnieniu lotu?

Tak. Agent może sprawdzić dostępne możliwości dalszej podróży i pomóc w obsłudze rezerwacji. Ostateczne opcje zależą od dostępności, taryfy i zasad przewoźnika.

Czy agent pomoże zmienić hotel lub termin podróży?

Tak, jeśli zmiana jest możliwa zgodnie z warunkami rezerwacji. Agent sprawdzi dostępne warianty i związane z nimi koszty.

Kim jest kasjer lotniczy i kiedy zajmuje się moją sprawą?

Kasjer lotniczy specjalizuje się w obsłudze biletów oraz taryf przewoźników. Może przejąć sprawę, gdy konieczna jest zmiana, ponowne wystawienie biletu lub obsługa niestandardowego połączenia.

Czy pomoc w WorkTrips jest dostępna w języku angielskim?

Tak. Obsługa poprzez agentów w firmie WorkTrips jest dostępna w języku polskim i angielskim.