Polityka podróży dla firm korzystających z narzędzi online do  rezerwacji delegacji – wzór

Organizacja podróży służbowych to proces, w którym naprawdę nietrudno o chaos w dokumentacji oraz generowanie ukrytych kosztów. Dzięki właściwie stworzonej i wdrożonej polityce travel można tego uniknąć. Zdefiniowanie zasad akceptacji wyjazdów oraz limitów na wydatki związane z transportem i noclegiem można znacznie lepiej zarządzać podróżami biznesowymi. W tym Poradniku przedstawiamy, jakie elementy powinna zawierać polityka podróży. Możesz poszczególne punkty potraktować jako wzór i zaimplementować w swojej firmie.

Kto i jak podróżuje w firmie?

Korzystając z narzędzia online do organizacji podróży służbowych, należy zdefiniować rodzaje delegacji oraz grupy podróżujących.

Grupy pracownicze

Podziel użytkowników na grupy i przypisz im odpowiednie limity na transport i nocleg. 

• Pracownicy - użytkownicy odbywający standardowe delegacje.
• Kierownicy - osoby z rozszerzonymi uprawnieniami i wyższymi limitami.
• Zarząd - najwyższe stanowiska decyzyjne w firmie, zazwyczaj bez ograniczenia limitami.

Rodzaje podróży służbowych

Rozróżnienie docelowych miejsc delegacji jest kluczowe dla łatwiejszego rozliczenia.

• Podróże krajowe (PLN) - delegacje odbywające się na terenie kraju.
• Podróże zagraniczne (EUR/USD/w innych walutach) - delegacje poza granice Polski, w tym rozróżnienie na loty krótkie i długie (np. powyżej 6 godzin).

Hotele na podróże służbowe

Elastyczność limitów jest priorytetem, zwłaszcza w zakresie noclegów, gdzie ceny mogą się znacznie różnić w zależności docelowego miejsca podróży. Korzystając z platformy worktrips.com możesz zdefiniować regiony i przypisać do nich odrębne polityki travel. Takie rozwiązanie pozwala na ustawienie limitów nie tylko dla danej destynacji, ale i dla konkretnych regionów czy grup krajów.

Zakwaterowanie w kraju

Dla dużych polskich miast, gdzie stawki za noclegi są wyższe niż w innych częściach kraju, możesz zastosować odmienne limity niż dla pozostałych miejscowości.

Region w kraju	Grupa pracownicza	Maksymalny standard hotelu	Limit cenowy (koszt hotelu za dobę)
Region 1 (np. Warszawa, Kraków, Poznań, Gdańsk, czyli miasta, w których jest drożej)	Pracownicy	3 lub 4 gwiazdki	np. do 450 PLN
Region 2 (Pozostałe miasta i regiony w kraju)	Pracownicy	3 lub 4 gwiazdki	np. do 350 PLN
Regiony krajowe wszystkie	Kierownicy	Bez limitu	np. do 550 PLN

Jeżeli chcesz, aby pracownicy rezerwowali konkretne obiekty noclegowe, z którymi masz wynegocjowane stawki preferencyjne, to możesz skorzystać z opcji wyświetlania ich na górze wyników wyszukiwania. Jest to szczególnie przydatna funkcjonalność, jeżeli pracownicy regularnie podróżują do tych samych destynacji.

Zakwaterowanie za granicą

Delegacje zagraniczne wymagają zróżnicowania limitów na zakwaterowanie ze względu na globalne różnice w kosztach. 

Zagraniczny region	Grupa pracownicza	Maksymalny standard hotelu	Limit ceny (Koszt hotelu/doba)
Region 1 (np. Londyn, Tokio, Szwajcaria, czyli miasta lub państwa, w których jest drożej)	Pracownicy	3 lub 4 gwiazdki	do 180 EUR/USD
Region 2 (inne kraje, jak np. Europa Południowa)	Pracownicy	3 lub 4 gwiazdki	do 120 EUR/USD
Wszystkie regiony zagraniczne	Zarząd	Bez limitu	Limit dopasowany do  lokalizacji

Transport lotniczy w delegacji

Organizacja podróży służbowych wymaga rozróżnienia na loty krótko- i długodystansowe w celu zapewnienia odpowiedniego komfortu pracownikom.

Połączenie	Czas trwania lotu	Grupa pracownicza
Lot krótkodystansowy	np. do 6 godzin	Pracownicy, Kierownicy
Lot długodystansowy	np. powyżej 6 godzin	Pracownicy
Lot długodystansowy	np. powyżej 6 godzin	Kierownicy, Zarząd

W polityce travel możesz umieścić informacje o tym, że pracownicy powinni rezerwować bilety lotnicze najpóźniej na okres 7 dni przed datą wylotu, jeżeli mowa o podróżach na terenie Unii Europejskiej, a w przypadku delegacji międzykontynentalnych to ten okres powinien wynosić 14 dni. Im większe wyprzedzenie czasowe, tym korzystniejsze będą ceny biletów.

Bilety kolejowe w podróżach służbowych

Jeżeli dbanie o zrównoważony rozwój nie jest dla Twojej firmy obce, to na krótszych trasach (zarówno krajowych, jak i zagranicznych) możesz wśród pracowników promować wybór połączeń kolejowych. Na platformie worktrips.com możesz też skorzystać z funkcji komunikatów, za pośrednictwem których będziesz rekomendować wybór pociągów na trasach np. do 350 km jako alternatywa dla lotów, które emitują większy ślad węglowy.

Wynajem samochodów i transport lokalny

Podróże służbowe wymagają też mobilności w miejscu docelowym, nawet jeżeli wybierane są hotele blisko miejsca spotkań. Ustalenie jasnych zasad wynajmu samochodów i korzystania z innych opcji transportu zapewnia kontrolę kosztów i bezpieczeństwo.

Transport lokalny i wynajem aut podczas delegacji

Zasady korzystania z transportu miejskiego oraz wynajmu samochodów powinny być elastyczne i umożliwiać sprawne dotarcie na spotkanie biznesowe. W polityce travel warto ustalić zasady dotyczące konkretnych środków transportu. W przypadku najmu pojazdu należy wziąć pod uwagę czas trwania. Przykładowo, w dokumencie możesz umieścić zapis, że wypożyczenie auta jest możliwe do 7 dni, a powyżej tego czasu wymagana będzie zgoda osoby zarządzającej podróżami. Na platformie worktrips.com dostępna opcja wynajmu aut. W zależności od potrzeb można określić najważniejsze parametry samochodu. Dzięki temu masz całą podróż w jednym miejscu. Pamiętaj, że w polityce travel należy dokładnie opisać kwestie związane z kosztami paliwa, opłatami drogowymi i parkingowymi. 

Proces akceptacji podróży służbowych

Kluczowym filarem efektywnej polityki podróży jest zdefiniowanie procesu akceptacji – to właśnie on decyduje o oszczędności czasu, minimalizacji formalności oraz kontroli budżetu. W dobie automatyzacji, sztywna, manualna akceptacja każdej rezerwacji to zbędny balast. Aby organizacja podróży służbowych przebiegała płynnie i bezproblemowo, rekomendujemy włączenie do polityki elastycznych ścieżek akceptacji, które mogą być dopasowane do indywidualnych potrzeb firmy. Możesz wybrać jeden z tech najczęściej stosowanych modeli:

• Akceptacja zgodna z polityką travel - wszystkie rezerwacje mieszczące się w ustalonych limitach (hotele oraz transport) są akceptowane automatycznie. To maksymalnie upraszcza proces. Jednocześnie należy uwzględnić, że odstępstwa od polityki (out-of-policy) zawsze wymagają manualnej zgody przełożonego lub administratora.
• Zawsze automatyczna akceptacja - w polityce możesz zawrzeć zapis o natychmiastowej akceptacji wszystkich podróży dla wybranych grup pracowników (np. kadra zarządzająca), niezależnie od limitów. 
• Zawsze wymagana akceptacja manualna - choć mniej efektywny czasowo, jest niezbędny np. dla rezerwacji o szczególnym charakterze lub dla nowych pracowników. W polityce zdefiniuj, że każda rezerwacja z tej puli musi być zweryfikowana ręcznie.

Inne elementy, które warto uwzględnić w polityce podróży

Im bardziej szczegółową politykę podróży służbowych stworzysz, tym lepiej. Zminimalizuje to nieporozumienia, zapewniając pełną jasność i przejrzystość sytuacji. Nie pomijaj drobnych, ale istotnych kosztów, które nierzadko pojawiają się podczas podróży służbowych.

• Posiłki i diety - precyzyjnie określ, które posiłki są pokrywane przez firmę (np. śniadanie w hotelu, jeżeli nie jest wliczone w cenę noclegu). Nie pomijaj zasad rozliczania diet krajowych i zagranicznych. Pamiętaj, że ich wysokość oraz podstawowe zasady naliczania określa Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej wydane na podstawie Kodeksu Pracy.
• Samochód prywatny - zdefiniuj wytyczne i limity zwrotu kosztów za użycie prywatnego pojazdu w celach służbowych (np. stawka za kilometr, akceptacja przełożonego dla danej trasy). 
• Budżet reprezentacyjny - zdefiniuj jasną górną granicę na wydatki reprezentacyjne (np. obiad z klientem), które podlegają zwrotowi.
• Warto zdefiniować, jakie inne wydatki są akceptowalne. Mogą to być:
  • Koszty związane z nadbagażem (w przypadku, jeżeli jest to bagaż firmowy/służbowy).
  • Wydatki na środki higieniczne/usługi pralnicze w przypadku dłuższych podróży (np. powyżej 5 dni).

Organizacja wyjazdów służbowych bez wysiłku

Oszczędność czasu, pieniędzy i problemów to wymierne korzyści, które uzyskasz dzięki wdrożeniu polityki podróży służbowych. Jeśli chcesz zobaczyć, jak prosta może być organizacja podróży służbowych w Twojej firmie, skontaktuj się z nami. Pomożemy Ci wdrożyć politykę podróży i zautomatyzować zarządzanie delegacjami.