Politica de călătorie pentru companiile care utilizează instrumente online pentru rezervarea călătoriilor de afaceri – șablon

Organizarea călătoriilor de afaceri este un proces în care haosul în documentație și apariția costurilor ascunse pot apărea foarte ușor. O politică de travel bine concepută și implementată corect ajută la evitarea acestor probleme. Prin definirea regulilor de aprobare a deplasărilor și a limitelor pentru cheltuielile de transport și cazare, poți gestiona mult mai eficient călătoriile de business. În acest ghid îți prezentăm ce elemente ar trebui să includă o politică de călătorie. Poți trata fiecare punct ca pe un model și îl poți adapta în compania ta.

Cine și cum călătorește în companie?

Atunci când folosești un instrument online pentru organizarea călătoriilor de afaceri, trebuie să definești tipurile de delegații și grupurile de persoane care călătoresc.

Grupe de angajați

Împarte utilizatorii în grupuri și atribuie-le limite adecvate pentru transport și cazare. 

• Angajați - utilizatori care efectuează delegații standard.
• Manageri - persoane cu drepturi extinse și limite mai mari.
• Conducerea - persoanele aflate pe cele mai înalte poziții decizionale în companie, de regulă fără limitări stricte.

Tipuri de călătorii de afaceri

Diferențierea destinațiilor delegațiilor este esențială pentru o decontare mai ușoară.

• Călătorii interne (RON) - delegații desfășurate în interiorul țării.
• Călătorii externe (EUR/USD/în alte valute) - delegații în afara țării, cu diferențiere între zborurile scurte și cele lungi (de exemplu, peste 6 ore).

Hoteluri pentru călătorii de afaceri

Flexibilitatea limitelor este o prioritate, în special în cazul cazării, unde prețurile pot varia semnificativ în funcție de destinație. Folosind platforma worktrips.com, poți defini regiuni și le poți atribui politici de travel separate. O astfel de soluție permite stabilirea limitelor nu doar pentru o anumită destinație, ci și pentru regiuni specifice sau grupuri de țări.

Cazare în țară

Pentru marile orașe, unde tarifele hoteliere sunt mai ridicate decât în alte părți ale țării, poți aplica limite diferite față de cele valabile pentru alte localități.

Regiune în țară	Grupă de angajați	Standard maxim hotel	Limită de preț (cost hotel/noapte)
Regiunea 1 (de ex. București, Cluj-Napoca, Timișoara, Constanța, adică orașe unde costurile sunt mai mari)	Angajați	3 sau 4 stele	de ex. până la 450 RON
Regiunea 2 (Alte orașe și regiuni din țară)	Angajați	3 sau 4 stele	de ex. până la 350 RON
Toate regiunile interne	Manageri	Fără limită	de ex. până la 550 RON

Dacă dorești ca angajații să rezerve anumite unități de cazare cu care ai tarife preferențiale negociate, poți folosi opțiunea de afișare a acestora în partea de sus a rezultatelor de căutare. Este o funcționalitate deosebit de utilă mai ales atunci când angajații călătoresc frecvent către aceleași destinații.

Cazare în străinătate

Delegațiile externe necesită diferențierea limitelor pentru cazare, din cauza variațiilor globale de costuri. 

Regiune externă	Grupă de angajați	Standard maxim hotel	Limită de preț (cost hotel/noapte)
Regiunea 1 (de ex. Londra, Tokyo, Elveția, adică orașe sau țări unde costurile sunt mai mari)	Angajați	3 sau 4 stele	până la 180 EUR/USD
Regiunea 2 (alte țări, de ex. Europa de Sud)	Angajați	3 sau 4 stele	până la 120 EUR/USD
Toate regiunile externe	Conducerea	Fără limită	Limită adaptată locației

Transport aerian în delegație

Organizarea călătoriilor de afaceri necesită diferențierea între zborurile scurte și cele lungi, pentru a asigura un nivel adecvat de confort angajaților.

Conexiune	Durata zborului	Grupă de angajați
Zbor de scurtă distanță	de ex. până la 6 ore	Angajați, Manageri
Zbor de lungă distanță	de ex. peste 6 ore	Angajați
Zbor de lungă distanță	de ex. peste 6 ore	Manageri, Conducerea

În politica de travel poți include informația că angajații ar trebui să rezerve biletele de avion cu cel puțin 7 zile înainte de data plecării, atunci când este vorba despre călătorii în interiorul Uniunii Europene, iar în cazul delegațiilor intercontinentale acest termen ar trebui să fie de 14 zile. Cu cât rezervarea este făcută mai din timp, cu atât prețurile biletelor vor fi mai avantajoase.

Bilete de tren în călătoriile de afaceri

Dacă pentru compania ta dezvoltarea durabilă este un subiect important, atunci pe traseele mai scurte, atât interne, cât și externe, poți promova alegerea transportului feroviar în rândul angajaților. Pe platforma worktrips.com poți folosi și funcția de mesaje, prin care vei recomanda alegerea trenului pe trasee, de exemplu de până la 350 km, ca alternativă la zborurile care generează o amprentă de carbon mai mare.

Închirierea mașinilor și transportul local

Călătoriile de afaceri necesită și mobilitate la destinație, chiar dacă sunt alese hoteluri apropiate de locul întâlnirilor. Stabilirea unor reguli clare privind închirierea mașinilor și utilizarea altor opțiuni de transport asigură controlul costurilor și siguranța.

Transport local și închiriere auto în delegație

Regulile de utilizare a transportului urban și a închirierii de mașini ar trebui să fie flexibile și să permită deplasarea eficientă la întâlnirile de business. În politica de travel merită să stabilești reguli clare pentru diferitele mijloace de transport. În cazul închirierii unui vehicul, trebuie luată în calcul durata utilizării. De exemplu, în document poți include prevederea că închirierea unei mașini este posibilă pentru maximum 7 zile, iar peste această perioadă este necesar acordul persoanei care gestionează călătoriile. Pe platforma worktrips.com este disponibilă opțiunea de închiriere auto. În funcție de nevoi, pot fi definite cei mai importanți parametri ai vehiculului. Astfel, ai întreaga călătorie într-un singur loc. Nu uita că în politica de travel trebuie descrise foarte clar și aspectele legate de costurile cu combustibilul, taxele de drum și taxele de parcare. 

Procesul de aprobare a călătoriilor de afaceri

Un pilon esențial al unei politici de travel eficiente este definirea procesului de aprobare – acesta decide asupra economiei de timp, reducerii formalităților și controlului bugetului. În era automatizării, aprobarea rigidă și manuală a fiecărei rezervări reprezintă o povară inutilă. Pentru ca organizarea călătoriilor de afaceri să decurgă fluent și fără probleme, recomandăm includerea în politică a unor fluxuri flexibile de aprobare, care pot fi adaptate nevoilor individuale ale companiei. Poți alege unul dintre cele mai frecvent utilizate modele:

• Aprobare conform politicii de travel - toate rezervările care se încadrează în limitele stabilite (hoteluri și transport) sunt aprobate automat. Acest lucru simplifică la maximum procesul. În același timp, trebuie luat în calcul faptul că abaterile de la politică (out-of-policy) necesită întotdeauna aprobarea manuală a superiorului sau a administratorului.
• Aprobare întotdeauna automată - în politică poți include o regulă de aprobare imediată a tuturor călătoriilor pentru anumite grupuri de angajați (de exemplu, managementul), indiferent de limite. 
• Aprobare manuală obligatorie - deși mai puțin eficientă din punct de vedere al timpului, este necesară, de exemplu, pentru rezervări cu caracter special sau pentru angajați noi. În politică definește clar că fiecare rezervare din această categorie trebuie verificată manual.

Alte elemente care merită incluse în politica de travel

Cu cât politica de călătorii de afaceri este mai detaliată, cu atât mai bine. Astfel vei reduce neînțelegerile și vei asigura claritate și transparență deplină. Nu omite costurile mici, dar importante, care apar adesea în timpul călătoriilor de afaceri.

• Mese și diurne - precizează exact ce mese sunt acoperite de companie (de exemplu, micul dejun la hotel, dacă nu este inclus în prețul cazării). Nu omite regulile privind decontarea diurnelor interne și externe. Reține că valoarea acestora și regulile de bază de calcul sunt stabilite de legislația muncii aplicabilă.
• Mașina personală - definește regulile și limitele de rambursare a costurilor pentru utilizarea vehiculului personal în scop de serviciu (de exemplu, tarif pe kilometru, aprobarea superiorului pentru traseul respectiv). 
• Buget de reprezentare - stabilește o limită superioară clară pentru cheltuielile de reprezentare (de exemplu, un prânz cu clientul) care pot fi decontate.
• Merită să definești și ce alte cheltuieli sunt acceptabile. Acestea pot include:
  • Costuri legate de bagajul suplimentar (dacă este vorba despre bagaj de serviciu sau al companiei).
  • Cheltuieli pentru produse de igienă/servicii de spălătorie în cazul călătoriilor mai lungi (de exemplu, peste 5 zile).

Organizarea deplasărilor de afaceri fără efort

Economia de timp, bani și probleme sunt beneficii concrete pe care le vei obține prin implementarea unei politici de travel pentru călătoriile de afaceri. Dacă vrei să vezi cât de simplă poate fi organizarea călătoriilor de afaceri în compania ta, contactează-ne. Te vom ajuta să implementezi politica de travel și să automatizezi gestionarea delegațiilor.