Diurna pentru călătorii de afaceri. Cine este eligibil și cum se calculează?

Dacă călătoriți în interes de serviciu, diurna poate fi una dintre componentele decontului. Aceasta nu este, în niciun caz, o primă pentru deplasare. Rolul ei este să acopere costurile suplimentare de masă apărute în afara locului de muncă obișnuit. În cazul deplasărilor externe, acoperă și alte cheltuieli mărunte. Pentru început, informațiile esențiale: diurna internă este în prezent de 45 zł pentru fiecare perioadă de 24 de ore. Diurna externă depinde de țara de destinație. Cuantumul final nu rezultă însă doar din tariful aplicabil. Contează orele exacte de plecare și de întoarcere, mesele asigurate și dacă deplasarea a fost internă, externă sau a combinat ambele segmente. În acest ghid explicăm calculul fără a vă pierde într-un labirint contabil. Arătăm și cum platforma worktrips.com conectează diurna cu cererea, rezervarea, documentele și decontul final al deplasării.

Diurna pentru deplasările în interes de serviciu: răspuns pe scurt

Angajatul are dreptul la diurnă atunci când, la dispoziția angajatorului, îndeplinește o sarcină în afara localității în care se află sediul companiei sau în afara locului său de muncă obișnuit, iar deplasarea îndeplinește condițiile unei deplasări în interes de serviciu. Principalele reguli sunt următoarele:

Regulile actuale sunt stabilite prin regulamentul privind drepturile aferente deplasărilor în interes de serviciu. O prezentare accesibilă a regulilor este oferită și de Ministerul Familiei, Muncii și Politicii Sociale.

Cine are dreptul la diurnă?

Un angajat aflat într-o deplasare în interes de serviciu îndeplinește o sarcină concretă încredințată de angajator în afara locului său de muncă obișnuit sau în afara localității în care se află sediul companiei. În acest caz, diurna se acordă dacă sunt îndeplinite pragurile de timp, ținând cont de mesele asigurate. Rețineți că nu orice ieșire din birou devine automat o deplasare în interes de serviciu. Trebuie verificate:

• locul de muncă prevăzut în contract;
• dispoziția de deplasare și scopul acesteia;
• localitatea de plecare și cea de întoarcere;
• durata efectivă a deplasării;
• regulile aplicabile la angajator.

Exemplu: un angajat are Varșovia înscrisă ca loc de muncă și merge la o întâlnire în Poznań. Această călătorie poate constitui o deplasare în interes de serviciu. Dacă însă locul de muncă include întregul voievodat Mazovia, călătoriile în această zonă pot să nu îndeplinească aceste condiții. Contează și temeiul deplasării, adică sarcina de serviciu executată la dispoziția angajatorului. Diurna nu se acordă doar pentru că angajatul se află departe de casă.

Deplasarea în interes de serviciu și schimbarea temporară a locului de muncă

Deplasarea în interes de serviciu a angajatului are caracter ocazional și urmărește îndeplinirea unei sarcini specifice în afara locului de muncă obișnuit. Trimiterea temporară la un alt loc de muncă presupune, de regulă, o schimbare temporară a locului în care se desfășoară activitatea. Noțiunile nu sunt interschimbabile, iar distincția corectă determină drepturile angajatului la diurnă. Acest ghid se referă la angajați. Regulile de decontare pentru antreprenori, prestatori și persoane care colaborează în baza unor contracte de drept civil necesită o analiză separată.

Ce acoperă diurna și ce nu include?

Costurile deplasării în interes de serviciu sunt alcătuite din mai multe componente independente. Diurna acoperă costurile suplimentare de masă, iar în cazul deplasărilor externe și alte cheltuieli mărunte. Transportul, cazarea, deplasările locale, indemnizația kilometrică și celelalte costuri aprobate se decontează separat.

Componenta decontului	Ce include?
Diurnă	costurile suplimentare de masă; în străinătate, și alte cheltuieli mărunte
Transport	bilete de tren, avion sau autobuz ori alte costuri de transport aprobate
Cazare	costul hotelului sau suma forfetară cuvenită, dacă sunt îndeplinite condițiile
Deplasări locale	o sumă forfetară sau deplasări aprobate și justificate prin documente
Alte cheltuieli	de exemplu, parcare, taxe de autostradă, bagaje sau alte costuri justificate, recunoscute de angajator

Cheltuielile din timpul deplasării nu trebuie tratate toate la fel. Diurna, hotelul și biletul pot privi aceeași călătorie, dar se decontează după reguli diferite. Pentru o imagine completă, consultați ghidul: Decontarea deplasării în interes de serviciu, pas cu pas.

Deplasarea în interes de serviciu: costuri suportate

Expresia „costuri suportate pentru deplasarea în interes de serviciu” trebuie înțeleasă ca o întrebare despre costurile plătite de companie și cele pe care angajatul le poate suporta inițial. În principiu, angajatorul trebuie să acopere costurile recunoscute ale deplasării, în conformitate cu legislația și regulile companiei.

Deplasarea în interes de serviciu: cheltuieli acoperite

Drepturile și cheltuielile finanțate de angajator pot include diurna, rambursarea costurilor de transport, hotelul plătit direct de companie, biletul cumpărat de companie sau o cheltuială aprobată a angajatului.

Deplasarea internă: cuantum și praguri orare

Diurna internă integrală este de 45 zł. Acest lucru nu înseamnă însă că orice deplasare de o zi dă dreptul la întreaga sumă. Contează numărul exact de ore.

Deplasarea internă în interes de serviciu cu o durată de cel mult 24 de ore

Durata deplasării	Suma cuvenită
mai puțin de 8 ore	nu se acordă diurnă
între 8 și 12 ore	50% din diurnă, adică 22,50 zł
peste 12 ore	45 zł

Deplasarea internă cu o durată mai mare de 24 de ore

Pentru fiecare perioadă completă de 24 de ore se acordă 45 zł. Ultima perioadă incompletă se calculează astfel:

Ultima perioadă începută de 24 de ore	Suma cuvenită
până la 8 ore	50% din diurnă, adică 22,50 zł
peste 8 ore	45 zł

Aceasta este o diferență importantă. Dacă deplasarea în interes de serviciu durează mai mult de 24 de ore, pentru perioada următoare se aplică alte praguri decât în cazul unei deplasări separate de o zi. Pentru 6 ore după o perioadă completă de 24 de ore se acordă jumătate din tarif, dar pentru 10 ore după o perioadă completă se acordă diurna integrală.

Exemplu de calcul al diurnei interne: 30 de ore

Angajatul a plecat luni la 8:00 și s-a întors marți la 14:00. Deplasarea internă a durat 30 de ore:

• prima perioadă completă de 24 de ore: 45 zł;
• următoarele 6 ore: 22,50 zł.

Diurna este de 67,50 zł înainte de scăderea meselor asigurate.

Exemplu de calcul al diurnei interne: 34 de ore

Primele 24 de ore dau dreptul la 45 zł. Rămân 10 ore, adică mai mult de 8 ore din perioada următoare de 24 de ore. În acest caz se acordă întreaga sumă de 45 zł pentru a doua parte a deplasării:

45 zł + 45 zł = 90 zł.

Acest exemplu de deplasare de 34 de ore arată clar de ce o diferență de patru ore poate modifica rezultatul cu 22,50 zł.

Cum reduc mesele diurna internă?

Tarifele diurnei interne trebuie corelate cu mesele asigurate angajatului. Pentru cuantumul integral de 45 zł, reducerile sunt următoarele:

Masa asigurată	Reducere	Sumă
mic dejun	25%	11,25 zł
prânz	50%	22,50 zł
cină	25%	11,25 zł

Dacă sunt asigurate gratuit toate mesele zilei, nu se acordă diurnă internă. Și micul dejun inclus în prețul cazării este considerat masă asigurată.

Exemplu de calcul al diurnei cu mese asigurate

Deplasarea a durat 30 de ore, astfel încât suma cuvenită înainte de reduceri era de 67,50 zł. Angajatului i-au fost asigurate micul dejun și prânzul:

• mic dejun: 11,25 zł;
• prânz: 22,50 zł.

67,50 zł – 11,25 zł – 22,50 zł = 33,75 zł.

Nu scădeți o masă cumpărată de angajat din diurna primită. Reducerea privește mâncarea asigurată gratuit de angajator, hotel, partenerul de afaceri sau organizatorul evenimentului.

Când nu se acordă diurnă pentru o deplasare internă?

Diurna internă nu se acordă atunci când:

• deplasarea durează mai puțin de 8 ore;
• angajatului i se asigură gratuit toate mesele zilei;
• angajatul este trimis în localitatea în care locuiește permanent sau temporar;
• se aplică situația specială de întoarcere la locul de reședință în timpul unei deplasări mai lungi, prevăzută în regulament.

Lipsa diurnei nu anulează celelalte drepturi. Angajatul poate avea în continuare dreptul la rambursarea costurilor de transport, cazare sau a cheltuielilor aprobate.

Diurna externă: cum se stabilește cuantumul?

Diurna externă nu are aceeași valoare pentru toate țările. Tariful este stabilit în anexa la regulament, în funcție de țara de destinație. Dacă deplasarea externă în interes de serviciu include mai multe țări, angajatorul poate indica mai multe țări de destinație. Tarifele actuale ale diurnei pentru anumite țări pot fi verificate în calculatorul pentru deplasări interne și externe. Instrumentul ajută la estimarea diurnei, indemnizației kilometrice și a cheltuielilor suplimentare ale deplasării. Rezultatul trebuie apoi verificat în raport cu regulamentul companiei și documentele justificative.

Când începe și când se încheie deplasarea externă?

Momentul începerii deplasării depinde de mijlocul de transport:

Mijloc de transport	Începutul segmentului extern	Sfârșitul segmentului extern
transport terestru	trecerea frontierei Poloniei la plecarea în străinătate	trecerea frontierei la întoarcere
avion	decolarea de pe ultimul aeroport din Polonia	aterizarea pe primul aeroport din Polonia
navă sau feribot	plecarea din ultimul port polonez	sosirea în primul port polonez

În cazul zborului, deplasarea externă începe în momentul decolării de pe ultimul aeroport din Polonia. În transportul terestru, începe la trecerea frontierei. Segmentul anterior din Polonia trebuie decontat conform regulilor pentru deplasările interne.

Dacă transferul la zborul internațional are loc la Varșovia, deplasarea externă începe abia la decolarea avionului din Varșovia. Dacă angajatul se întoarce cu avionul, deplasarea externă se încheie la aterizarea pe primul aeroport din Polonia.

Cum se calculează durata și cuantumul diurnei externe?

Pentru fiecare perioadă completă de 24 de ore se acordă 100% din tariful aplicabil țării de destinație. Pentru ultima perioadă incompletă:

Durata perioadei incomplete de 24 de ore	Suma cuvenită
până la 8 ore	1/3 din diurnă
peste 8 și până la 12 ore	50% din diurnă
peste 12 ore	100% din tarif

Cuantumul diurnei externe depinde, așadar, de tariful țării și de numărul perioadelor complete și incomplete de 24 de ore. Chiar dacă ultima parte a deplasării durează doar 4 ore, se acordă 1/3 din tarif.

Exemplu de calcul al diurnei externe

Să presupunem că tariful pentru țara de destinație este de 50 de euro, iar deplasarea externă în interes de serviciu durează 30 de ore:

• primele 24 de ore: 50 de euro;
• cele 6 ore rămase: 1/3 din tarif, adică 16,67 euro.

Suma totală cuvenită este de 66,67 euro înainte de reducerile pentru mese.

Mesele în timpul deplasării externe

Masa asigurată	Reducere din tariful integral
mic dejun	15%
prânz	30%
cină	30%

Dacă angajatului i se asigură toate mesele zilei, acesta păstrează 25% din diurna externă. Dacă primește o sumă separată pentru hrană, în principiu nu se mai acordă diurnă; dacă suma respectivă este mai mică decât diurna, trebuie plătită diferența.

Exemplu cu mic dejun asigurat

La un tarif de 50 de euro și o deplasare de 30 de ore, diurna înainte de reduceri este de 66,67 euro. Un mic dejun o reduce cu 7,50 euro:

66,67 euro – 7,50 euro = 59,17 euro.

Cum se decontează segmentul intern și cel extern ale aceleiași deplasări?

O deplasare externă în interes de serviciu începe adesea cu un segment intern. Angajatul poate merge cu trenul din Poznań la aeroportul din Varșovia și abia apoi să zboare în străinătate. În acest caz, durata deplasării trebuie împărțită astfel:

1. De la plecarea din Poznań până la decolarea din Varșovia: reguli pentru deplasările interne.
2. De la decolarea din Varșovia până la aterizarea pe primul aeroport din Polonia la întoarcere: reguli pentru deplasările externe.
3. De la aterizarea în Polonia până la întoarcerea în localitatea indicată: din nou reguli pentru deplasările interne.

În această situație, deplasarea include două segmente interne și unul extern. Fiecare se calculează separat, apoi sumele se reunesc într-un singur decont.

Este necesar un bon fiscal pentru diurnă?

Nu. Nici diurna internă, nici cea externă nu reprezintă rambursarea prețului unei anumite mese. La decontarea lor nu se anexează bonuri fiscale pentru mâncare. Sunt necesare însă datele care permit calcularea diurnei:

Facturile, biletele și chitanțele justifică alte costuri ale deplasării.

Cum calculați diurna în șapte pași?

Pasul 1:  Verificați dacă este o deplasare în interes de serviciu

Verificați locul de muncă, scopul și dispoziția de deplasare. Fiecare caz trebuie evaluat pe baza desfășurării efective, nu doar a denumirii formularului.

Pasul 2: Stabiliți începutul și sfârșitul deplasării

Începutul și sfârșitul deplasării trebuie să rezulte din dispoziția de deplasare și din orele efective. Deplasarea nu începe întotdeauna în momentul plecării de acasă; angajatorul stabilește localitățile în care începe și se încheie călătoria.

Pasul 3: Calculați numărul de ore

Durata deplasării determină dacă nu se acordă nimic sau dacă se acordă jumătate, 1/3 ori întreaga diurnă.

Pasul 4: Împărțiți deplasarea în segmente interne și externe

Dacă deplasarea combină o călătorie în Polonia cu un zbor sau o călătorie în străinătate, nu calculați întreaga durată folosind un singur tarif. Segmentul intern și cel extern necesită calcule separate.

Pasul 5: Aplicați tarifele corecte

Verificați tariful diurnei interne sau tariful țării de destinație. Cuantumul integral se acordă numai după îndeplinirea pragului orar corespunzător.

Pasul 6: Scădeți mesele asigurate

Luați în calcul micul dejun de la hotel, prânzul din timpul unei conferințe sau al altei activități profesionale și cinele plătite, de exemplu, de un partener de afaceri. Nu scădeți mesele cumpărate de angajat din diurnă.

Pasul 7: Includeți diurna în decontul complet

La decontarea deplasării, reuniți într-un singur proces diurna, transportul, cazarea, indemnizația kilometrică, celelalte cheltuieli și avansul. Dacă fondurile au fost acordate înainte de plecare, consultați și cum se plătește și se decontează un avans pentru deplasare.

La întocmirea decontului nu ar trebui să fie necesară introducerea din nou a datelor din cerere. Dacă deplasarea durează mai multe zile, sistemul sau formularul trebuie să păstreze desfășurarea ei exactă. Durata deplasării, scopul acesteia și mesele asigurate reprezintă baza calculului.

Diurna și decontarea pe worktrips.com

În modulul de deplasări al worktrips.com diurna face parte din întregul flux al deplasării, în loc să fie gestionată într-un fișier de calcul separat, transmis între angajat, superior și contabilitate. Procesul este următorul:

1. Angajatul creează cererea și indică destinația, scopul și perioada deplasării.
2. Cererea ajunge la persoana potrivită, conform fluxului de aprobare.
3. După aprobare, angajatul poate trece la rezervarea hotelului, a zborului, a trenului sau la închirierea unei mașini.
4. După întoarcere, completează orele efective ale deplasării, mesele asigurate, kilometrajul și celelalte cheltuieli.
5. Sistemul asociază datele cu deplasarea respectivă și pregătește decontul pentru aprobarea ulterioară.

Hotelul și transportul rezervate anterior pe worktrips.com nu trebuie introduse din nou manual în decont. Cheltuielile deplasării, documentele, avansul și diurna rămân asociate călătoriei corecte. Atunci când sunt gestionate mai multe deplasări, modulul reunește cererea, aprobarea, rezervarea și decontarea într-un singur proces.

Cele mai frecvente greșeli în calculul diurnei

Numărarea datelor calendaristice în locul orelor

Durata deplasării se calculează de la începutul indicat până la încheierea călătoriei. Două date în calendar nu înseamnă automat două diurne.

Aplicarea pragului pentru o deplasare de o zi la următoarea perioadă de 24 de ore

Pentru o deplasare mai scurtă de 24 de ore, tariful intern integral se acordă după depășirea a 12 ore. După o perioadă completă de 24 de ore, următoarea perioadă dă dreptul la tariful integral dacă depășește 8 ore.

Calcularea segmentului extern din momentul plecării de acasă

În cazul unui zbor internațional, segmentul extern al deplasării începe abia la decolarea de pe ultimul aeroport din Polonia. Drumul până la aeroport trebuie decontat ca segment intern.

Omiterea micului dejun inclus în prețul hotelului

Dacă hotelul asigură micul dejun, acesta influențează cuantumul diurnei chiar și atunci când factura nu indică separat prețul mesei.

Amestecarea diurnei cu alte costuri

Costurile deplasării nu se limitează la diurnă. Biletul, hotelul, cursa cu taxiul și parcarea se decontează după alte reguli.

Neasocierea datelor cu deplasarea

La decontare trebuie să fie clar cărei deplasări îi aparțin orele, mesele și cheltuielile. Transcrierea manuală a datelor din mesaje într-un fișier de calcul crește riscul de eroare.

Un calcul corect începe cu date corecte

Problemele de calcul apar atunci când orele sunt într-un formular, mesele într-un mesaj de la hotel, iar celelalte costuri ale deplasării în mai multe fișiere. Atunci, chiar și sumele simple ale diurnei ajung să necesite mesaje suplimentare, corecturi și verificări manuale. Pe worktrips.com, cererea, aprobarea, rezervarea, documentele și decontul pot rămâne părți ale unui singur proces. Astfel, deplasarea internă a angajatului, deplasarea externă și sumele finale cuvenite sunt înregistrate în același loc. Încercați modulul de deplasări al worktrips.com și descoperiți cum să organizați diurna, indemnizația kilometrică, avansul și celelalte cheltuieli fără a crea încă un fișier de calcul.

Articolul are caracter informativ. Înainte de a deconta o anumită deplasare, verificați legislația actuală și regulile aplicabile la angajator.

 

Întrebări frecvente despre diurna pentru deplasările în interes de serviciu

Cât este diurna pentru o deplasare internă?

Diurna angajatului este de 45 zł pentru fiecare perioadă completă de 24 de ore de deplasare internă în interes de serviciu. Companiile private pot stabili propriile tarife, mai mari.

Se acordă diurnă pentru 8 ore?

Da. Pentru o deplasare internă de exact 8 ore, angajatul are dreptul la o diurnă de 22,50 zł. Pentru mai puțin de 8 ore nu se acordă diurnă.

Se acordă tariful integral pentru 12 ore?

Nu. Pentru o deplasare internă de exact 12 ore se acordă jumătate din tarif. Diurna internă integrală se acordă numai după depășirea a 12 ore.

Când dă o perioadă incompletă de 24 de ore dreptul la 100% din tarif?

Dacă deplasarea internă durează deja mai mult de 24 de ore, se acordă diurna integrală pentru următoarea perioadă incompletă care depășește 8 ore. Pentru o perioadă incompletă în străinătate, tariful integral se aplică după depășirea a 12 ore.

Micul dejun la hotel reduce diurna?

Da. Micul dejun asigurat în cadrul cazării reduce diurna internă cu 25% din tariful integral, iar pe cea externă cu 15%.

Prânzul cumpărat de angajat reduce diurna?

Nu. Reducerea se referă la o masă asigurată angajatului. Cumpărarea hranei din fonduri proprii sau din diurna primită nu determină o reducere suplimentară.

Se acordă diurnă pentru deplasări și în weekend?

Da, dacă o deplasare dispusă în mod corespunzător continuă și în weekend. Diurna depinde de durata și desfășurarea deplasării, nu de faptul că ziua este lucrătoare sau nu.

Se acordă diurnă pentru deplasări și în weekend?

Da, dacă o deplasare dispusă în mod corespunzător continuă și în weekend. Diurna depinde de durata și desfășurarea deplasării, nu de faptul că ziua este lucrătoare sau nu.

Diurna reprezintă o remunerație pentru orele petrecute pe drum?

Nu. Diurna acoperă costurile suplimentare de masă. Salariul, timpul de lucru și eventualele ore suplimentare se calculează separat.

Este necesară o factură pentru diurnă?

Nu. Pentru calcul sunt necesare orele, traseul și informațiile despre mese. Facturile și chitanțele justifică alte costuri.

Care este termenul pentru decontare?

Conform regulamentului, angajatul decontează deplasarea în cel mult 14 zile de la încheierea acesteia. Compania poate stabili circuitul intern al documentelor și aprobărilor.

Poate angajatorul să plătească o diurnă mai mare?

Da. Angajatorul poate aplica pentru deplasările în interes de serviciu tarife mai mari decât minimul oficial. Partea care depășește plafoanele scutite de impozit și contribuții poate necesita însă un tratament corespunzător la decontare.

Spitalizarea în străinătate influențează diurna?

Da. Pentru fiecare zi petrecută într-un spital sau într-o altă unitate medicală în timpul unei deplasări externe se acordă 25% din diurnă.

Cum se decontează o deplasare în mai multe țări?

Angajatorul poate indica mai multe țări de destinație. În acest caz, diurna trebuie stabilită pentru timpul aferent fiecărei țări, aplicând tarifele corespunzătoare.