Jak jednym kliknięciem dodać podróże służbowe do kalendarza?

Dla osób, które często podróżują służbowo, przepisywanie godzin lotów czy adresów hoteli do kalendarza to prosta droga do pomyłek, a w efekcie tego do niepotrzebnego stresu. Nowoczesna organizacja podróży służbowych powinna być zautomatyzowanym procesem, który nie komplikuje codziennych zadań i eliminuje ręczną pracę. Jeżeli rezerwujesz swoje wyjazdy biznesowe za pośrednictwem platformy worktrips.com, masz możliwość dodawania podróży służbowych do kalendarza właściwie jednym kliknięciem. Przeczytaj do końca i poznaj szczegóły.

Czym jest plik ICS i dlaczego go otrzymujesz po zarezerwowaniu podróży służbowej?

W mailu z potwierdzeniem rezerwacji podróży służbowej, wysyłanym przez system worktrips.com, otrzymujesz plik ICS (skrót od Internet Calendaring and Scheduling), za pomocą którego możesz dodać wydarzenie do kalendarza. Plik ICS to uniwersalny format zapisu danych kalendarzowych, stworzony po to, aby różne aplikacje mogły „rozmawiać” ze sobą o terminach. Najważniejsze cechy pliku ICS:

• Uniwersalność: Rozpoznają go Google Calendar, Outlook, Apple Calendar oraz systemy Android i iOS.
• Struktura danych: Zawiera on zakodowaną datę i godzinę (rozpoczęcia i zakończenia), lokalizację oraz szczegółowy opis.
• Bezpieczeństwo: To czysty format tekstowy, który nie przenosi wirusów ani złośliwego oprogramowania.

Jak dodać podróż służbową do kalendarza krok po kroku?

Dzięki platformie worktrips.com cały proces jest maksymalnie uproszczony i sprowadza się do trzech szybkich kroków.

Rezerwacja delegacji w systemie worktrips.com

Gdy tylko zostanie zatwierdzony wybór hotelu lub transportu (samolot, pociąg) na platformie worktrips.com, nasz system wysyła do Ciebie potwierdzenie rezerwacji podróży służbowej.

Otrzymanie maila z potwierdzeniem rezerwacji 

Na Twoją skrzynkę trafia wiadomość z podsumowaniem. Znajdziesz w niej sekcję „Events in this message” oraz wspomniany wcześniej załącznik ICS.

Dodanie do kalendarza za pomocą pliku ICS

Otwórz załączony plik na swoim komputerze lub smartfonie. System operacyjny doda podróż służbową do kalendarza. 

Koniec z pomyłkami: Strefy czasowe przy dodawaniu podróży do kalendarza

Największym wyzwaniem podczas delegacji zagranicznych jest przeliczanie czasu. Platforma worktrips.com przesyła dane w standardzie UTC (Uniwersalny Czas Koordynowany), więc aplikacja, z której korzystasz, poprawnie przeliczy godzinę na Twój czas lokalny. Daty i godziny transportów w sekcji Events in this message w mailu z potwierdzeniem rezerwacji są wyświetlane według strefy czasowej, którą masz ustawioną w systemie operacyjnym. Dzięki temu, lądując w innej części świata, nie musisz zastanawiać się, czy godzina Twojego spotkania w kalendarzu jest „stara” czy „nowa”. To koniec Twoich problemów ze strefami czasowymi.

 

Najczęstsze pytania dotyczące dodawania podróży służbowych do kalendarza

Czy muszę instalować specjalną aplikację, aby otworzyć plik ICS?

Nie. Wszystkie popularne systemy (Windows, macOS, iOS, Android) mają wbudowaną obsługę tego formatu w swoich natywnych aplikacjach kalendarza.

Jak dodać podróż do kalendarza Google z maila?

Najprościej jest kliknąć w załączony plik ICS w mailu wysłanym przez system worktrips.com. Jeśli korzystasz z przeglądarki, możesz również pobrać plik i przeciągnąć go bezpośrednio do okna Google Calendar.

Czy dodana podróż zsynchronizuje się z moim telefonem?

Tak. Jeśli Twój kalendarz (np. Outlook lub iCloud) jest zsynchronizowany na wielu urządzeniach, dodanie podróży służbowej na komputerze sprawi, że pojawi się ona również w Twoim telefonie.

Co zrobić, jeśli godzina podróży w kalendarzu wydaje się błędna?

Sprawdź ustawienia strefy czasowej w swoim kalendarzu. System worktrips.com przesyła dane w standardzie UTC, co pozwala aplikacjom poprawnie przeliczyć godzinę na Twój czas lokalny.

Czy mogę usunąć podróż służbową z kalendarza, jeśli rezerwacja zostanie anulowana?

Tak. Wydarzenie dodane z pliku ICS zachowuje się jak każde inne spotkanie – możesz je edytować lub usunąć w dowolnym momencie. Jest to bardzo wygodne, gdy np. musisz zmienić plany podróży służbowej.